среда, 1 февраля 2012 г.

Новый Южный Уэльс (Австралия): Передача документов в архивы – или миграция систем?

Я уже не раз писала о проекте создания электронного государственного архива, реализуемом в австралийском штате Новый Южный Уэльс (см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/Новый Южный Уэльс ). 18 января 2012 года участники проекта выложили на своём сайте для обсуждения любопытную концептуальную статью под названием «Миграция систем в архивы» (System migrations to archives, http://futureproof.records.nsw.gov.au/system-migrations-to-archives-a-research-paper-from-the-digital-archives-team/ ).

В статье рассматриваются три проблемы с использованием термина «передача» для описания процессов, предшествующих приёму документов на хранение в электронный архив. Вместо этого рекомендуется использовать проектно-ориентированный подход миграции систем.

Подчёркивается, что целью осуществляемого Управлением государственных документов штата (State Records NSW) проекта электронного архива является создание электронной системы управления документами, охватывающей все прочие системы управления документами – системы систем – а не просто электронного хранилища для хранения электронных объектов.

Вместо того, чтобы концентрировать усилия на решении проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных объектов в виде наборов отдельных файлов, электронный архив штата ставит своей целью обеспечить сохранность документов органов государственной власти в их контексте, в качестве неотъемлемой части систем управления документами агентств. Такая цель повлияет на то, как будет обеспечиваться сохранность документов и доступ к ним, как они будут описываться и храниться. В частности, она повлияет на процессы, которые проектная группа собирается разработать и внедрить для того, чтобы дать возможность государственным органам передавать электронные документы на архивное хранение. В этой связи, задача статьи заключается в том, чтобы обосновать утверждение о том, что термин «передача» (transfer) является не лучшим для описания этого набора процессов, и что предпочтительно говорить о «миграции систем».

Авторы статьи подчёркивают важность терминологии, используемой для описания соответствующих процессов, поскольку она «формирует наш образ мышления и влияет на разрабатываемые и используемые нами в работе инструменты и системы». Они отмечают, что, безусловно, в работе электронного архива будет место «передаче» (в узком смысле) – официальной передаче ответственности и контроля над электронными документами от государственного органа документационно-архивной службе штата. Но, по их мнению, данный термин не следует в более широком смысле – для описания более широкого набора процессов (например, переговоров, планирования и обмена документами), имеющих место между государственным органом и документационно-архивной службой до принятия электронных документов на хранение в электронный архив.

В качестве проблем, связанных с использованием термина «передача», называются фокус на файлы (в ущерб контексту, т.е. метаданным, имеющимся в системе управления документами), линейная последовательность деловых процессов и неявные предположения относительно важности передачи ответственности за хранение. Утверждается, что ныне существующие программные средства, ориентированные в основном на работу с файлами, плохо подходят для приема на хранение партий электронных документов, которые не являются аккуратной подборкой файлов – например, документов из СЭД, из деловых систем на основе баз данных или из облачных систем.

Кроме того, ориентация на отдельные файлы в конечном итоге может, по мнению авторов, повредить пользователям электронных архивов. С точки зрения доступа, цель электронного архива – не создание библиотеки электронных объектов, в которой пользователи могут копаться, а живой системы управления документами, в которую публика могла бы обращаться за официальными документами, и на которую государственные органы могли бы продолжать опираться в качестве свидетельства их деловой деятельности.

Авторы считают, что в архив должны быть полностью перенесены делопроизводческие структуры из ведомственных систем, а не одни только электронные файлы – с тем, чтобы персонал агентств мог продолжать использовать свои электронные документы и иметь доступ к той же контекстуальной информации, что была доступна при работе в их собственных ведомственных системах управления документами.

Мой комментарий: Как мне кажется, новозеландские коллеги забывают о том, что нужно не только уметь помнить, но и уметь забывать; и что лишняя информации практически всегда снижает эффективность информационных систем. Да и насколько, например, важно помнить все детали процессов создания и утверждения подавляющего большинства документов, спустя многие годы после того, как они вступили в силу? Мне также трудно себе представить, как они будут решать глобальную задачу, которую они перед собой ставят, в рамках более чем скромного бюджета проекта…

Авторам статьи не нравится, что употребление термина «передача» приводит к линейной последовательности рабочих процессов, когда другие процессы электронного архива (такие, как планирование и выполнение действий по обеспечению сохранности, таких как миграция в другие форматы) выполняются лишь после передачи/приёма на хранение документов (Интересно, что действующие электронные архивы других стран на такого рода трудности вроде бы не жалуются :) – Н.Х.). Зато при использовании подхода «миграции систем» официальная передача документов является лишь одним из элементов более масштабного проекта, существующим параллельно с другими процессами, такими как планирование сохранности, отображение метаданных, извлечение данных, карантин, характеризация файлов, миграция форматов и т.д.

В статье отмечается ряд дополнительных преимуществ подхода «миграции систем». Во-первых, в этом случае документационно-архивной службе проще общаться с техническими обществами вне (сравнительного узкого) круга специалистов по обеспечению сохранности электронных материалов. Термин «миграция систем» понятен не только архивистам и специалистам по управлению документами, но и ИТ-специалистам.

Далее, использование архивно-документационной службой такого подхода обеспечивает использование разрабатываемых ею процессов и инструментов не только в проектах обеспечения долговременной сохранности, но и органами государственной власти штата при выполнении ими внутренней миграции электронных документов.

Наконец, такой подход желателен потому, что позволяет привнести в процесс передачи документов строгость формального управления проектами (планирование, отчетность, исполнение и анализ).

Мой комментарий: Как мне кажется, коллеги несколько преувеличивают «роль терминов в истории», и склонны ставить перед своим проектом задачи, которые он может просто «не потянуть». Достаточно посмотреть на то, с какими трудностями толкнулся американский проект ERA вследствие его глобальности. Однако поднятые в статье опросы, как мне кажется, интересны, и заслуживают того, чтобы и отечественные специалисты обратили на них внимание.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс (Австралия)
http://futureproof.records.nsw.gov.au/system-migrations-to-archives-a-research-paper-from-the-digital-archives-team/

Комментариев нет:

Отправить комментарий