Данный пост подготовлен на основе заметки, опубликованной 21 ноября 2023 года на веб-сайте технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management).
Статья называется «Существующие и нарождающиеся тенденции в стандартизации в области управления документами и архивного дела» (Soup du jour – existing and emerging trends in archives and records management standardization), и её текст свободно доступен по адресу https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/RMJ-08-2023-0042/full/pdf?title=soup-du-jour-existing-and-emerging-trends-in-archives-and-records-management-standardization
Следует отметить, что статья привлекла к себе внимание профессионального сообщества – за первые три дня она была скачана 150 раз.
Основное внимание уделяется проблеме классификации таких стандартов и руководств на основе их происхождения или тематики, учитывая постоянное увеличение количества подобных документов.
Автор рассматривает необходимость в частой переклассификации с целью адаптироваться к динамичному характеру данной области.
Кроме того, в статье рассматриваются такие понятия, как онтологическое представление и концепции, и предлагаются идеи стратегического характера для архивистов и специалистов по управлению документами.
Такой всесторонний анализ дает ценные представления о современной динамике стандартов в области управления документами и архивного дела.
В статье рассказывается о заметной проблеме, связанная с классификацией (категоризацией) стандартов и руководств по управлению информацией, особенно с точки зрения их происхождения и тематики. Быстрая разработка и ежегодная публикация многочисленных стандартов представляет собой проблему, требующую частой переклассификации для эффективного управления растущими объёмами таких документов. Международная организация по стандартизации (ИСО) и её различные технические комитеты и подкомитеты, такие как технический комитет TC 46 «Информация и документация» и его подкомитет SC11 «Управление документами», технический комитет TC 171 «Приложения для управления контентом» (Document Management Applications) и его подкомитеты SC1 «Качество, долговременная сохранность и целостность информации» (Quality, preservation and integrity of information) и SC2 «Документные файловые форматы, системы управления электронным контентом и аутентичность информации» (Document file formats, EDMS systems and authenticity of information) выпустили значительное количество стандартов, касающихся управления документами; качества, сохранности и целостности информации; файловых форматов документов; систем управления электронными документами и аутентичности документов.
Предлагаемая автором тематическая классификация стандартов (обращает на себя внимание то, что приведенные на рис. сведения о стандартах являются устаревшими примерно на 7 лет, что довольно-таки немало)
В статье приведены конкретные цифры: подкомитетом Tc46/SC11 опубликованы 19 стандартов, подкомитетом TC171/SC1 - 21 стандарт, и подкомитетом TC171/SC2 - 36 стандартов, при этом ещё ряд стандартов находится в процессе разработки. Более того, другие технические комитеты ISO, специализирующиеся на таких вопросах, как блокчейн, стратегическое управление информацией и управление качеством, также вносят свой вклад в создание этой проблемы, имея на своём счету десятки опубликованных или находящихся в стадии разработки стандартов. В статье подчёркивается, что профессиональные ассоциации, государственные учреждения и иные разрабатывающие стандарты организации, включая Министерство обороны США, продолжают выпускать стандарты и руководства.
Примечательно, что 4 августа 2023 года Министерство обороны США заменило свои ранее действовавшие функциональные требования DOD 5015.2 (о нём см. подборку постов на моём блоге https://rusrim.blogspot.com/search/label/DoD%205015.2 – Н.Х.) на Руководство Минобороны DoDM 8180.01 «Планирование информационных технологий для управления электронными документами» (Information Technology Planning for Electronic Records Management – о нём см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2023/08/dodm-818001-dod-50152.html - Н.Х.). Этот переход подчеркивает динамичный характер стандартов в области управления информацией. Происходящие с течением времени обновления, такие, как замена DOD 5015.2, усложняет отслеживание стандартов с использованием подходов, основанных на происхождении или тематике. По сути, в статье подчеркивается насущность проблемы управления меняющимся ландшафтом стандартов и руководств по управлению информацией из-за постоянной разработки и выпуска новых стандартов.
Полный текст статьи можно скачать с веб-страницы по адресу: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/RMJ-08-2023-0042/full/html
Мой комментарий: Я уважаю д-ра Катуу, за профессиональной деятельностью которого слежу в течение уже довольно длительно времени. В то же время я не могу не высказать своё отношение к ряду тезисов данной статьи.
Проблему классификации стандартов и руководств по управлению документами я считаю надуманной. Специально по данной тематике в мире выпущено мизерное количество стандартов (не более нескольких десятков, если принимать во внимание даже менее известные организации, занимающиеся разработкой стандартов), и особенно мало – по вопросам архивного дела, и они охватывают весьма небольшой спектр тем. Их несравнимо меньше, чем стандартов по любым вопросам управления данными, информацией, контентом, знаниями и т.д. Автор создаёт иллюзию изобилия стандартов и многообразия их тематики, смешивая в одну кучу профессиональные стандарты и руководства в области управления документами и архивного дела и многочисленные стандарты других дисциплин, которые в той или иной степени могут представлять интерес для нас, но прямого отношения к управлению документами не имеют. Если же мы отделим мух от котлет, то увидим, что как раз по специфической тематике управления документами стандартов почти нет!
Автор умалчивает о том, что приведенные им цифры отражают итоги деятельности комитетов ИСО за 20 лет, и что многие из опубликованных документов уже морально устарели и требуют глубокой переработки или отмены.
В чём проблема классификации стандартов по их происхождению (т.е. по разработавшей их организации)? Мне это сложно понять. Да и не так уж много органов и организаций, которые занимаются разработкой стандартов, даже если принять во внимание национальные и региональные стандарты и разработки различных профессиональных ассоциаций …
Как содержание статьи, так и список литературы показывают, что это доработанный материал, первоначально написанный ~7 лет назад и, соответственно, недостаточно отражающий всё то, что происходило в отрасли и в отраслевой стандартизации в последние несколько лет.
Как бы то ни было, статья достаточно информативна и заставляет задуматься о проблемах отраслевой стандартизации, поэтому я рекомендую российским коллегам познакомиться с ней.
Источники: сайт ИСО / сайт издательства Emerald
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/soup-du-jour-existing-and-emergi.html
https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/RMJ-08-2023-0042/full/html
Комментариев нет:
Отправить комментарий