Ответ на вопрос коллеги: Хранение заявлений, на основании которых выпускаются приказы и распоряжения по личному составу

Вопрос: Прошу Вас дать комментарий по следующему вопросу:

• В Приказе Росархива от 20.12.2019 номер 236, определяющим сроки хранения документов, есть ст. 434 «Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним».
  
  
• В Приказе Росархива от 31.07.2023, определяющем, в том числе, порядок формирования архивных документов в дела, в ст. 49 указано, что в дело включаются документы в соответствии с заголовком в НДО; приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся. Про заявления не сказано.
  
  
• В жизни заявления к приказам по личному составу, как правило, хранятся либо отдельно, либо в личных делах, либо подкладываются к приказу.

Итак, вопрос: если нигде прямо не написано, что заявления, имеющие такой же срок хранения, как и приказы, к которым они относятся, должны подкладываться к приказу, то можем ли мы хранить их отдельно? Но в чём ценность таких заявлений? Для чего хранить их 50/75 лет? И в целом не означает ли формулировка «... документы к ним», что все перечисленные документы формируются в одно дело?

Ответ: С моей точки зрения, в вопросах о кадровой документации в первую очередь отталкиваться нужно от положений Трудового Кодекса, в котором предусмотрено, что основное взаимодействие с работодателем сотрудник, как правило, осуществляет с помощью заявлений, а также других разнообразных документов.

Приказ о приеме на работу, например, оформляется на основании заключённого трудового договора, а для приказа об увольнении, помимо заявления сотрудника, основаниями для его издания могут стать докладные записки, рапорты, акты, служебные письма.

Трудовой кодекс Российской Федерации

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Именно поэтому документы - основания для выпуска приказов являются важной составной часть кадровой документации, поскольку они являются доказательством соблюдения работодателем трудового законодательства, особенно в ситуациях, когда требуются доказательства добровольного изменения условий трудовых отношений, включая увольнение сотрудника по собственному желанию.

Приказ об увольнении по собственному желанию в отсутствие письменного заявления сотрудника можно оспорить.

Другой вопрос, где хранить все эти документы, включая заявления. Вы совершенно правы, что сейчас единообразия в этом нет. В таких случаях, с моей точки зрения, нужно оценивать, насколько та или иная система хранения удобна для оперативного использования документов, и каких затрат (трудовых и финансовых) она при этом требует.

В советский период формирование личных дел сотрудников и их ведение кадровыми службами было нормой. В них включались все документы, которые были основаниями принятия тех или иных управленческих решений и документировали всю историю трудовой деятельности сотрудника в организации, его успехи и достижения и многое другое. Поскольку сейчас личные дела сотрудников заводить необязательно, то организации сами принимают решение о том, как хранить документы-основания.

Я бы рекомендовала посоветоваться с юристами о том, какой подход, с их точки зрения, будет правильным. Мне больше нравится вариант, при котором такие документы хранятся как приложения к приказам – при этом, как мне кажется, снижается риск их утраты. В то же время не противоречит требованиям законодательства и имеет право на существование любая иная система хранения, которая обеспечит быстрое получение при необходимости полного комплекта документов.

Что касается ценности заявлений, то главная их долговременная ценность (как и всей прочей кадровой документации) – защита прав сотрудников. Это было особенно важно в бумажные времена, когда именно эти документы в основном и использовались для подтверждения трудовых и пенсионных прав, прав на льготы и т.п. Однако изменение порядка учёта трудовых и пенсионных прав и передача этой обязанности Фонду пенсионного и социального страхования Российской Федерации скоро может привести к тому, что необходимость в длительном хранении этих документов может исчезнуть.

Замечу, что на решение вопроса влияет и переход на электронные технологии. В отличие от бумажных документов, хранение электронных документов более дешёвое, и его легко можно организовать более гибко – так, как удобно организации и её кадровой службе. Соответственно, не встает проблема ограниченности площадей хранения; появляется возможность вторичного использования кадровых документов – но при этом могут возникнуть проблемы во взаимоотношениях с архивами, которые сейчас шарахаются от электронных документов, как чёрт от ладана.