Время от времени я поддаюсь искушению подискутировать по поводу подобных вещей.
Недавно я провёл мастер-класс по взаимодействию с высшим руководством организации для Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией RIMPA (мы собираемся его повторить, и если вы заинтересованы, то, пожалуйста, свяжитесь со мной через мой аккаунт в LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/karlmelrose/ )
На втором занятии я объяснил идею «ловушек ложных ценностей» (value traps) -
того, что кажется хорошей идеей, но на самом деле таковой не является.
Причина, по которой важно иметь представление о таких ловушках, заключается в том, что, когда вы имеете дело с высокопоставленным руководителем (или кем-либо еще), вы должны помнить, что для того, чтобы двигаться вперёд, вы должны сначала перестать откатываться назад. Ловушки ложных ценностей как раз и заставляют вас откатываться назад.
Подумайте о каком-либо раздражающем человеке, которого вы обходите стороной в коридорах, потому что он постоянно говорит с вами о вещах, которые вам не интересны. Этот человек попал в ловушку ложных ценностей: каждый раз, когда он с вами разговаривает, у вас всё сильнее падает желание с ним разговаривать. В конечном итоге у этого человека просто не останется возможностей поговорить с вами, потому что вы начнёте его активно избегать.
Управление хранением документов в течение установленных сроков является подобной ловушкой почти в каждой организации, и тому есть множество подтверждений. Если вы в этом сомневаетесь, подумайте, насколько часто вам удавалось провести процесс уничтожения/передачи электронных документов.
Если вы действительно это делаете – я аплодирую вам, но около 98% отрасли этого не делает (конкретную цифру я взял «с потолка», но она определенно верна по порядку величины).
Одна из самых больших проблем служб управления документами заключается в том, что они не умеют слушать. В результате они не замечают сигналы, связанные с управлением хранением документов, которые им посылает организация, и которые говорят: «Нас это не волнует!»
Самая большая проблема, с которой сейчас сталкивается управление документами, заключается в его неразумной приверженности догмам, которая настолько сильна, что практика работы многих специалистов не менялась 25 лет и более. За это время стоимость хранения упала до менее 0,1% от того, что было раньше, а объемы создания документов выросли в сотни раз.
Между тем это как раз те два фактора, которые побуждают организации задуматься об управлении любым ресурсом: его стоимость и интенсивность его использования.
Но попробуйте найти службу управления документами, в центре внимания которой не было бы управление хранением документов. И в этом нет абсолютно никакого смысла - управление хранением существует для снижения стоимости хранения.
Когда хранение обходилось 5 долларов в месяц за короб, способ управления хранением имел экономический смысл. Сейчас стоимость хранения составляет 30 центов за терабайт в месяц – так что к тому моменту, когда мы сядем в кресло, чтобы сформировать список подлежащих уничтожению документов, мы уже потратим средства, достаточные для оплаты хранения парочки терабайт.
Теперь подумайте о том, сколько нужно потратить на то, чтобы провести процесс уничтожения так, как мы это традиционно делали.
Также подумайте, сколько тысячелетий можно было бы хранить документы на те средства, которые мы потратили ещё до того, как вышли на рынок с целью поиска системы, которая могла бы выполнять процесс уничтожения/передачи.
Это ловушка ложной ценности - потому что каждый, с кем мы собираемся встретиться, чтобы попросить денег, знает, что не существует никакого экономического обоснования, способного оправдать, исходя из затрат на хранение, те средства, которые мы просим.
Поэтому эти руководители, откровенно говоря, начинают думать о нас как о простоватых, не заботящихся об интересах организации людях, не знающих, что делается в мире и каково повсеместно положение дел с финансированием. Какого ещё сорта люди могут прийти к ним в тот момент, когда компании увольняют сотрудников направо и налево, чтобы попросить сотни тысяч, если не миллионы долларов (эквивалент зарплаты многих людей) на решения проблемы, которую ИТ-специалисты обещают решить за 1% этой суммы?
Поэтому разговоры об управлении хранением документов подрывают нашу [специалистов по управлению документами – Н.Х.] ценность в организации.
Отсутствие делового обоснования - не единственная причина. Основная причина на самом деле заключается в том, что у нас есть целая организация, полная людей, занятых действительно важными делами, - и мы пристаем к ним по поводу уничтожения результатов их работы, которые, по их мнению, могут им понадобиться в будущем, - и учитывая, что сохранение этих материалов почти ничего не стоит, они не могут понять, почему мы тратим их время.
Кто-нибудь из читающих это обязательно скажет, что управление хранением облегчает поиск, - но это не так и никогда так не было. Поиск облегчают каталогизация и описание.
Если вы не каталогизируете материалы и не опишете их должным образом, то вы можете уничтожить хоть весь свой архив, и всё равно не найти то, что ищете - потому что такова природа находимости.
Лично я считаю, что если бы мы все те средства, которые потратили за последние 20 лет на попытки уничтожить документы и информацию и создать системы, которые способны проводить уничтожение, - взяли бы и потратили вместо этого на наименование и описание файлов, дел и документов, то управление документами не было бы в том бедственном состоянии, в котором оно сейчас находится.
Это связано с тем, что наименование и описание способствуют получению деловой отдачи. По их поводу также можно - по-дружески – «промывать мозги» сотрудникам, говоря им всякий раз, когда они не могут что-либо найти: «ну и как ты это назвал?». Затем вы можете спросить их, как бы они назвали эти материалы, если бы применяли правила наименования своего делового подразделения.
После того, как вы взялись за дело и магическим образом отыскали пропавшие материалы, вы можете отправить им электронное письмо, в котором сказать: «Просто введите в строку поиска то, как этот материал должен был быть назван». Когда искомый результат появится почти мгновенно, вам уже больше не придётся спорить с ними о наименовании - и хорошая практика может быстро распространиться.
А затем вы можете продолжить свои усилия и сделать так, что служба управления документами станет в вашей организации заниматься решением проблемы, которая действительно глубоко волнует сотрудников – проблемы обеспечения отыскиваемости документов и информации.
Через весь этот пост красной нитью проходит одна основная мысль: сосредоточение внимания на управлении хранением - это ловушка. Нас это не должно пугать, поскольку мы должны понимать, что управление хранением - это всего лишь один из наших инструментов. Данный инструменты предназначен для решения определённой проблемы. Если у нас нет такой проблемы, нам не нужно использовать этот инструмент.
Однако мы думаем иначе, потому что мы перестали прислушиваться к нашим организациям, и мы перестали смотреть на деятельность по управлению документами как на применение набора инструментов для решения конкретных задач. Но всё стало гораздо хуже – практика управления документами превратилась в догму, и поэтому управление документами теперь умирает, поскольку все догматические вещи обречены на вымирание. Тем временем прагматические вещи растут, изменяются и процветают.
Дарвин был прав: выживает не сильнейший, а наиболее приспособленный. Ну а мы просто не адаптируемся.
Вот с чего мы можем начать: давайте напомним себе, что управление хранением - это инструмент управления документами, и если наши организации не нуждаются в нём настолько, чтобы финансировать его отдельной строкой, приходить на собрания по соответствующим стратегическим вопросам и относиться к этому делу серьёзно – нам не обязательно включать его в свои программы деятельности.
Это всего лишь один из инструментов, а не всё управление документами целиком. Управление документами может многое предложить и без этого инструмента.
P.S. Для всех тех, кто скажет «да, конечно, но защита персональных данных» или «да, конечно, но информационная безопасность» - подготовьте служебную записку с оценкой стоимости программы. Если руководство готово будет финансировать её отдельной строкой, приходить на собрания по соответствующим стратегическим вопросам и относиться к этому делу серьёзно – тогда сделайте это! В противном случае не пытайтесь бесплатно решить их проблему. Если они не платят за наши усилия, это обесценивает нашу деятельность - это ловушка ложной ценности.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/separating-retention-management-and
Комментариев нет:
Отправить комментарий