Если информация является активом …

Данная ремарка австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) была опубликована 10 ноября 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Если информация является активом (т.е. чем-то, что представляет ценность для своего обладателя – Н.Х.), то почему рядом с каждым элементом контента или документом в каждом хранилище мы не ставим «ценник» с указанием соответствующей суммы в долларах?

Если бы мы это делали, к каким бы последствиям это привело? Как это изменило бы поведение людей?

Как это изменило бы отношение руководителей к тем средствам, которые они тратят на управление информацией?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Вообще говоря, хорошая практика современного управления документами подразумевает количественную оценку ценности документов и информации, где это возможно.

Такая оценка охватывает ожидаемую деловую отдачу в т.ч. за счёт повышения эффективности основной деловой деятельности (особенно если речь идёт о возможности открытия новых направлений деловой деятельности - в ряде случаев её также можно оценить по затратам, необходимым для создания равноценного информационного актива), избежание ущерба и потерь (вследствие утраты прав, собственности, проигрыша судебных исков, наложения штрафов за неисполнение законодательно-нормативных требований, привлечения высшего руководства к субсидиарной ответственности, а также расходов на восстановление утраченных или неправомерно уничтоженных документов, и т.д.), а также затраты на создание, хранение, обеспечение долговременной сохранности, на подготовку к архивному хранению или на уничтожение документов (в частности, затраты на зарплату выделенного персонала или на организацию хранения бумажных документов, и в особенности затраты на аренду дорогостоящих офисных площадей, используемых под хранилища документов). С учётом всех этих факторов, итоговая ценность документов может оказаться как положительной, так и отрицательной.

Отмечу, что подобные количественные оценки относятся к сфере «высшего пилотажа» в управлении документами. Их способны делать лишь немногие из коллег, при этом такие оценки чрезвычайно эффективны при принятии организацией определенных деловых решений и при отстаивании интересов службы управления документами и её сотрудников перед высшим руководством.

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/if-information-is-an-asset