среда, 12 ноября 2014 г.

Новая версия облачного сервиса Preservica позволяет состыковать управление документами и обеспечение электронной сохранности


Данный пресс-релиз был опубликован на сайте PRWEB UK 5 ноября 2014 года.

Версия Preservica 5.2 теперь включает адаптеры для Microsoft SharePoint и Outlook, позволяющие организациям автоматизировать решение задачи обеспечения сохранности, доступности и читаемости на протяжении будущих десятилетий их ключевых электронных документов длительного и постоянного сроков хранения.

Компания Preservica, входящая в группу Tessella и являющаяся мировым лидером в сфере технологий, научно-исследовательских разработок и консалтинга по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, анонсировала ряд новых адаптеров, позволяющих специалистам по управлению документами без усилий обеспечивать надёжную долговременную сохранность контента Microsoft SharePoint и электронной почты Microsoft Outlook вместе с присоединенными файлами.

Данное объявление является частью более широкой дорожной карты и стратегии, направленных на обеспечение для государственных органов и коммерческих организаций возможностей для интеграции управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) с обеспечением электронной сохранности (Digital Preservation), в целях совершенствования полномасштабного управления информацией (Information Governance) на протяжении всего её жизненного цикла и исключения риска того, что важнейшие электронные документы окажутся нечитаемыми в тот самый момент, когда в них возникнет потребность, - вследствие морального устаревания технологий и файловых форматов.

Генеральный директор компании Preservica Джон Тилбери (Jon Tilbury) отмечает: «Растущие объемы и разнообразие электронного контента и документов, наряду с быстрыми темпами обновления информационных технологий, усиливают необходимость в том, чтобы специалисты по управлению документами и комплаенсу надлежащим образом обеспечивали сохранность своих электронных документов длительного и постоянного срока хранения путем включения деятельности по обеспечению электронной сохранности в полный жизненный цикл управления информацией. Складывается консенсус относительно того, что организациям следует с самого начала принимать во внимание обеспечение электронной сохранности - в особенности, если они хранят важные электронные документы более 10 лет, или если у них уже есть документы старше 10 лет. Наше видение заключается в том, чтобы сделать эту технологию подключаемой, с тем, чтобы её можно было быстро и легко интегрировать в корпоративный информационный ландшафт».

Все версии Preservica (облачные, стационарные и смешанные) включают теперь новые адаптеры для SharePoint и Outlook, а также новый адаптер для CONTENTdm. Они доступны для существующих клиентов Preservica посредством программы регулярного технического обслуживания и обновления.

В систему Preservica версии 5.2 (всех редакций) включены следующие новые функциональные возможности:
  • Обеспечение сохранности документных библиотек SharePoint;

  • Экспорт документных библиотек SharePoint целиком;

  • Ввод в систему Preservica файлов экспорта из SharePoint, с сохранением метаданных и структуры папок;

  • Планирование действий по обеспечению сохранности, используя в SharePoint действие по истечении сроков хранения (retention action) «передать в систему Preservica» (send to Preservica);

  • Сохранение электронной почты вместе с присоединенными файлами из почтового клиента Microsoft;

  • Ввод в систему Preservica PST-файлов;

  • Обеспечение сохранности сообщений электронной почты, присоединенных файлов и структуры папок из PST-файлов;

  • Поиск с использованием специфических атрибутов сообщений электронной почты;

  • Просмотр электронных писем с вложениями в привычном формате;

  • Обеспечение сохранности коллекций из системы CONTENTdm;

  • Экспорт коллекций или отдельных объектов из системы CONTENTdm;

  • Захват из системы CONTENTdm в систему Preservica метаданных, структуры и мастер-копий.
Вы также можете посмотреть записи последних брифингов по продукту и демо-вебинаров:
  • «Обеспечение долговременной сохранности электронного контента из Microsoft SharePoint» (Long-term digital preservation of Microsoft SharePoint content), http://preservica.com/resource/sharepointwebinar/ 

  • «Обеспечение долговременной сохранности электронной почты из Microsoft Outlook» (Long-term digital preservation of Microsoft Outlook email), http://preservica.com/resource/outlookwebinar/ 

  • «Обеспечение долговременной сохранности коллекций из CONTENTdm» (Long-term digital preservation of CONTENTdm collections), http://preservica.com/resource/contentdmwebinar/ 
Дополнительную информацию можно найти на сайте http://www.preservica.com

Источник: сайт PRWEB
http://www.prweb.com/releases/2014/11/prweb12304093.htm

3 комментария:

  1. Дорогая Наташа,
    Вопрос мой НЕ относится к облачным хранениям: я просто не нашел другой формы письма к Вам о моей проблеме.

    Вот в чем вопрос: Я стараюсь прочитать о тенденциях (например в России) включения электронных файлов документов или баз данных (создаваемых в гос. организациях) в "Перечень документов, создаваемых в гос. учреждениях [и т.д.] с указаниями сроков хранения". Файлы начали создаваться "недавно" - не более 15-20 лет, поэтому в "старых "Перечнях" их нет (естественно).
    КАК они появились в новых "Перечнях" ?
    Как определяется "срок хранения" файла (каковА логика ?)
    Можете указать "место" определенной базы данных в "перечне" ?
    Можете написать подробнее об этом ??
    .
    Спасибо

    Ир.

    ОтветитьУдалить
  2. Добрый день, irakli ,

    Cогласно федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», сроки хранения документов в первую очередь устанавливаются законами и нормативными актами, и только затем перечнями (причем перечни не должны противоречить законам и нормативным актам).

    Первые сроки хранения для электронных документов были установлены именно новыми законами (такими, как закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 года) и нормативными актами тех государственных органов (Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба, Банк России, Казначейство), которые первыми начали использовать в своей деятельности юридически значимые электронные документы. В перечнях, которые больше ориентированы на организационно-распорядительные документы, специальные статьи для электронных документов появились существенно позже. И сейчас новые сроки хранения для тех документов, которые создаются преимущественно в электронной форме, появляются главным образом в законах и нормативных актах - при этом далеко не всегда эти сроки переносятся в перечни.

    Вообще должна отметить, что качество российских перечней оставлять желать лучшего. Они редко обновляются, сильно устарели и содержат много ошибок. Перечни очень объёмные, работа по их корректировки очень трудоёмкая, и в условиях нехватки высококвалифицированных специалистов привести их в соответствие с текущим законодательством в ближайшее время вряд ли удастся.

    Больше всего статей, посвященных специфическим электронным документам, было включено в (не очень популярный и редко используемый) «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Министерством культуры в 2007 году.

    В целом же, после некоторых первоначальных колебаний, в России возобладал здравый подход, заключающийся в том, что срок хранения документа определяется его содержанием, а не видом носителя. Сейчас (если только в законодательстве и перечнях явно не указано иное) исходят из того, что установленные в перечнях сроки хранения в равной степени относятся как к бумажным, так и к электронным документам. Поэтому нет необходимости специально включать в перечни статьи об электронных документах, если уже есть подходящие статьи для таких же документов без указания на вид носителя.

    Логика выбора сроков хранения примерно следующая: в России, если опустить многочисленные тонкости:
    - общий срок исковой давности – 3 года,
    - типичный срок хранения документов налогового учета – 4 года,
    - типичный срок хранения документов бухгалтерского учета – 5 лет,
    - срок хранения кадровых документов – 75 лет,
    - срок хранения уставных документов и других ключевых документов, имеющих непреходящую ценность - постоянно

    Соответственно, чаще всего устанавливается срок хранения в 5 лет (во многих случаях условный, т.е. отсчитываемый не от момента создания документа, а от определенного события), а для менее важных документов – 3 года.

    Новые электронные государственные реестры, регистры и базы данных нередко получают срок хранения «постоянно». Как правило, это установлено в законах или нормативных актах, на основании которых они создаются.

    На моем блоге собралась уже большая коллекция постов о сроках хранения различных документов, установленных начиная с 2009 года. Её можно просмотреть по адресу http://rusrim.blogspot.ru/search/label/сроки%20хранения .

    С уважением,
    Наташа

    PS Мне можно писать по адресу sspchram@tochka.ru

    ОтветитьУдалить
  3. Большое спасибо, уважаемая Наташа за подробный и квалифицированный ответ.
    Всего найлучшего Вам.

    Ир.

    ОтветитьУдалить