понедельник, 6 октября 2014 г.

Участники проекта InterPARES Trust рассказывают о ходе проекта 03 Европейской группы «Роль специалиста по управлению документами в среде британского «открытого правительства»»


Среди исследований, проводимых Европейской группой проекта InterPARES Trust, я уже упоминала проект 03 «Роль специалиста по управлению документами в среде британского «открытого правительства»». Приятной особенностью деятельности этой группы является то, что она регулярно информирует профессиональную общественность о своих результатах на блоге Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS).

Первое сообщение Джессики Пейдж (Jessica Page) было опубликовано 29 августа 2014 года (полный текст доступен по адресу http://www.irms.org.uk/images/easyblog_images/1183/Open-Government-Data-Research.docx ):
«Подумайте о потенциальных возможностях построения более справедливого общества, инновациях и развитии в мире, в котором существует большая прозрачность государственного управления, большее участие, доступность и подотчетность. В апреле 2014 года мне представилась уникальная возможность внести свой вклад в исследования, которые будут способствовать такого развития событий…

Я – исследователь с факультета информатики Университетского колледжа Лондона (UCL), и сейчас выполняю работу, являющуюся частью продолжающихся фундаментальных исследований по тематике «открытых данных», открытого правительства и доступа к информации. Среда открытых государственных данных и доступа к государственной информации, особенно в Великобритании и Европе, в настоящее время трансформируется и поэтому встают вопросы о роли и обязанностей специалистов, вовлечённых о процесс оказания услуг гражданам. Необходимо ясно сформулировать политику делопроизводства по вопросам доступа, разобраться с соответствующей законодательно-нормативной базой и с ролью специалиста по управлению документами в этих условиях.

InterPARES Trust обеспокоен хрупкостью Интернета, и, соответственно, выступает за обеспечение в будущем безопасности надежных электронных данных. Технология позволяет гражданам получать доступ к широкому спектру государственных данных, и данные становятся заметной частью повседневной жизни и современной экономики. Открытые государственные данные становятся поэтому ценным активом, который уже, как заявляется, способствовал поиску лекарств от рака, лучшему состоянию больниц и школ, безопасности жилищ. Участие представителей общественности в деятельности государственных органов за счет использования открытых государственных данные потенциально способно принести пользу будущему обществу и улучшить его. Тем не менее, для того, чтобы открытые государственные данные действительно дали ожидаемую от них отдачу, существует большая потребность в обеспечении точности и надёжности публикуемых данных, а также их доступности в будущем.

Главная цель проекта заключается в определении роли специалистов по управлению документами в контексте новых обязанностей государственных органов Великобритании в отношении открытого правительства, открытых данных и обеспечения гражданам более широкого доступа к информации. Нас особенно интересуют открытые государственные данные, и особенно опережающее раскрытие данных и информации организациями и учреждениями государственного сектора в соответствии с положениями инициатив в области открытого правительства. Основой для данного исследования является литература по среде открытых государственных данных, опросы, проведенные группой организаций государственного сектора (Public Sector Group) общества IRMS, а также практический пример деятельности Совета одного из британских графств. Ключевыми в плане изучения роли специалистов по управлению документами в контексте новых обязанностей британских государственных органов и её развития стали обратная связь, полученная от участников опросов, и материалы собеседований, проведенных в рамках изучения практического опыта.

Решение сосредоточить внимание на деятельности органов местного самоуправления связано с отсутствием для них прямых указаний в отношении открытых государственных данных, а также тем воздействием, которое местные органы власти оказывают на общество. Местные органы власти по ходу оказания различных услуг местному населению создают разнообразные данные. Данные, имеющиеся в распоряжении местных органов власти, поэтому «часто являются наиболее актуальными для повседневной жизни граждан, будь то расписание уборки мусора, ставки местных налогов или данные о районировании». Значение и важность этих данных для местного населения означает, что ими следует эффективно управлять, чтобы обеспечить их использование в достойных целях и поддержание общественного доверия и уверенности в этих данных.

Для того, чтобы способствовать пониманию вопроса представителями органов местного самоуправления и «обеспечить работу организаций по единым правилам», нужны руководства по процедурам и процессам работы с открытыми государственными данными. Существует также ряд интересных инициатив местного уровня, связанных с открытыми государственными данными, например, веб-сайт «Открыто местный» (Openly local), содержащий информацию о 163 советах графств и позволяющий вести поиск по данным о расходах.

Все чаще местные органы власти реагируют на требования раскрывать открытые государственные данные, обеспечивая тем самым всё больший потенциал для более заметного воздействия и улучшений на местах, но для реализации этого потенциала необходимы руководства и управление данными.»
Второе сообщение о ходе проекта, которым руководят профессор Элизабет Шепард (Elizabeth Shepherd) и д-р Эндрю Флинн (Andrew Flinn), было опубликовано 26 сентября 2014 года с подзаголовком «Сбор данных» (см. http://www.irms.org.uk/images/easyblog_images/1183/Open-Government-Data-Research-pt-2.docx ):
«Для того чтобы иметь представление о проблемах и точках зрения органов местного самоуправления в отношении усиливающихся инициатив в области открытых государственных данных, был проведен сбор сведений с использованием различных методов, включая обзор литературы, проведение опросов и проведение собеседований в ходе изучения практического опыта на местах. Собранные материалы показали задачи и проблемы развития управления документами в среде открытых данных британских муниципальных органов власти. Потребность в более четких определениях, отсутствие соответствующих прямых руководств и законодательно-нормативной базы для местных органов власти, нехватка времени и ресурсов – такие проблемы нужно решить для того, чтобы обеспечить прогресс экосистемы открытых государственных данных в органах местного самоуправления.

В опросах рассматривались следующие области: политики, руководства и законодательно-нормативная база деятельности местных органов власти, в том числе связанная с реализацией процессов, относящихся к открытым государственным данным. Для того, чтобы уточнить задаваемые вопросы, получить рекомендации и устранить возможные неясности, проект анкеты был разослан другим участника проекта InterPARES, работающих над аналогичными проектами. После этого 27 июня 2014 года анкеты были разосланы по электронной почте членам группы организаций государственного сектора общества IRMS. В состав группы входят 135 человек, многие из которых работают в органах местного самоуправления на должностях специалистов по управлению документами и являются по этой причине ценным источником информации для проекта. Кроме того, анкеты также раздавались в ходе встречи членов этой группы 17 июля 2014 года.

Собеседования по вопросам, касающимся открытых государственных данных в деятельности органов местного самоуправления, были проведены с 11 по 15 июля 2014 года в совете одного из британских графств. Анализ этих собеседований включал сопоставления с литературой и итогами опроса. Место проведения собеседований было выбрано с учетом размера органа местной власти, который должен был быть достаточно большим и собирающим значительное количество данных, влияющих на заметный географический район Великобритании. Для проекта также важно было то, что руководитель документационной службы совета графства входил в состав Рабочей группы совета по открытым данным, что помогало проанализировать роли специалиста по управлению документами в среде открытых государственных данных.

Был разработан частично-структурированный план проведения собеседований, схожий по структуре с анкетой для опроса (чтобы можно было сопоставлять результаты). План собеседования поэтому охватывал следующие темы: определения, руководства и правила, процессы реализации инициатив в области открытых государственных данных. До проведения собеседования от местного органа власти были получены внутренние политики и руководство по управлению документами, подробно описывающие процессы, выполняемые в совете графства.

Есть потребность в практическом руководстве, которое помогло бы местным властям  эффективно управлять открытыми государственными данными и регулировать этот вид деятельности, а также обеспечить на будущее целостность, аутентичность и доступность этих данных. Это способствовало бы повышению ценности открытых государственных данных и расширило возможности граждан, поскольку, имея надёжные данные, они могли бы призвать местные власти к ответу за их действия. Кроме того, публикация такого руководства и рассказ о способах использования открытых государственных данных могли бы помочь преодолеть имеющийся сейчас недостаток интереса и спроса со стороны представителей общественности в отношении открытых данных. Для ликвидации многих внутренних препятствий для открытых государственных данных в органах местного самоуправления требуется преодолеть культурные барьеры и изменить привычные способы работы. В ходе собеседования сильнее всего проявились сомнения, связанные с нехваткой времени и ресурсов, поскольку это препятствует публикации данных и проведению их проверки на правильность и целостность.

Также по результатам обзора литературы, итогов опроса и собеседований был проанализирован вклад хорошо налаженных процедур и политик управления документами в обеспечение надежности открытых государственных данных. Роль специалиста по управлению документами в среде открытых государственных данных начинает повышаться, и у неё есть потенциал для того, чтобы внести свой вклад в ценность и будущую доступность открытых государственных данных.

В органах местного самоуправления роль такого специалиста важна с точки зрения обеспечения безопасности и конфиденциальности. От специалиста по управлению документами требуется помощь в отборе данных, не относящихся к числу персональных, чем обеспечивается исполнение законодательства о защите персональных данных (Data Protection Act). Поэтому в среде открытых государственных данных на долю специалиста по управлению документами выпадает обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований и безопасности персональных данных. Однако в будущем роль специалиста по управлению документами может расшириться. Он может способствовать повышению ценности данных, имеющихся у местных органов власти, давая советы о том, как связать их с соответствующими метаданными и сроками хранения, чтобы упростить в будущем отыскивание и понимание этих данных.

Служба управления документами местных органов власти может также взять на с себя функции аудита, контролирующего реализацию на практике процедур управления документами, помогающих обеспечить аутентичность и надёжность данных. Местные органы власти должны признать  и поддержать потенциальное влияние и значение службы управления документами и её специалистов для открытых государственных данных в плане повышения воздействия и ценности инициатив в области открытых данных».
Источник: блог IRMS
http://www.irms.org.uk/irms-blog/entry/open-government-data-research-data-collection
http://www.irms.org.uk/irms-blog/entry/open-government-data-research

Комментариев нет:

Отправить комментарий