понедельник, 20 октября 2014 г.

Службы управления документами и информационных технологий должны стать партнерами


Заметка руководителя архивно-документационной службы Американской медицинской ассоциации (American Medical Association, AMA) Аллена Подразы (Allen Podraza – на фото) была опубликована 5 октября 2014 года в социальной сети LinkedIn.

Эта статья не о том, кому должна подчиняться служба управления документами организации, а о важности партнерства между службами управления документами (ДОУ) и информационных технологий (ИТ) и о об объединении ими сил для управления электронными документами организации. Где бы служба управления документами ни находилась в организационной структуре организации, формирование такого партнерства является единственным способом эффективно и согласованно управлять всё возрастающими объёмами электронной информации, одновременно повышая значимость обоих служб для организации.

Чему служба управления документами может научиться у коллег из ИТ в процессе создания подобного союза? Она сможет:
  • Понять возможности и точку зрения службы ИТ;

  • Узнать, где и как служба ИТ сохраняет документы, установлены ли этим документам сроки хранения и являются ли они по-прежнему доступными;

  • Понять выполняемые ИТ-службой функции, относящиеся к жизненному циклу информации, а также представления коллег о том, как обеспечить управление электронными документами в соответствии с политикой организации.
Чему ИТ-специалисты смогут научиться у коллег из службы управления документами в процессе создания подобного союза? У них будет возможность:
  • Понять возможности и точку зрения службы управления документами;

  • Получить консультации по вопросам отслеживания сроков хранения документов и материалов недокументного характера, архивации и уничтожения на основе законодательно-нормативных и налоговых требований, деловых и исторических потребностей организации. Это жизненно важно для организации процесса управления жизненным циклом информации и документов;

  • Познакомиться с помощью службы управления документами с передовой практикой и стандартами управления электронными документами, хранимыми в мобильных устройствах, облаке, социальных сетях, а также с использованием других развивающихся технологий.
Что от такого партнерства двух служб выиграет организация?
  • Партнерство обеспечивает прочную основу для полноценного всеохватывающего управления всей информацией и для соблюдения политики организации в области управления документами и информацией;

  • Сотрудничество двух служб обеспечивает доступ, контроль и долговременную сохранность электронных документов в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями и деловыми и историческими потребностями организации;

  • Результатом партнерства является совершенствование разработки, внедрения и эксплуатации процессов управления жизненным циклом (включающих создание, использование, хранение, поиск, обеспечение безопасности, отслеживание сроков хранения и уничтожение либо передача на архивное хранение);

  • При создании ИТ-решений учитываются как ИТ-требования, так и требования к управлению документами;

  • Политики установления и отслеживания сроков хранения реализуются в масштабе всей организации и применяются в отношении хранящегося во всех системах контента всех филиалов и подразделений;

  • Проведение топографирования данных позволяет собрать сведения о местонахождении документов, облегчая тем самым выполнение временных запретов на уничтожение документов в связи с идущими судебными разбирательствами и расследованиями и более быстрое выполнение запросов на раскрытие электронных материалов в ходе судебных разбирательств (э-раскрытие);

  • Ненужная электронная информация своевременно уничтожается, что дает возможность снизить риски организации;

  • Внедряемые новые ИТ-решения обеспечивают управление жизненным циклом документов;

  • Благодаря более широкому использованию технологий и автоматизированных процессов для выполнения правил отслеживания сроков хранения документов и их уничтожения, с сотрудников снимается трудоёмкая обязанность вручную просматривать свои документы в ходе их уничтожения в соответствии с политикой организации;

  • Практичные политики и процедуры организованного хранения данных (day forward policies and procedures) позволят держать электронные данные под контролем;

  • Производительность труда повысится за счет обеспечения более быстрого поиска и доступа, сокращения времени отклика систем и снижения непроизводительных затрат времени персоналом;

  • Снизятся расходы на хранение и резервное копирование;

  • Руководство и сотрудники станут лучше понимать важность управления информацией, будут следовать установленным политикам и смогут принимать более качественные решения, касающиеся жизненного цикла информации.
Аллен Подраза (Allen Podraza)

Мой комментарий: О необходимости налаживать сотрудничество между ИТ-специалистами и специалистами по управлению документами (а заодно и с юристами, специалистами по информационной безопасности, качеству и т.д.) разговору идут, наверное, с начала века, однако этот вопрос остается всё так же актуальным. Разница по сравнению с ситуацией десятилетней давности, пожалуй, в том, что сегодня лучших ИТ-руководителей (даже в нашей стране) уже не нужно убеждать в необходимости такого сотрудничества – но далеко не все специалисты по управлению документами могут и хотят взять на себя такую дополнительную нагрузку (за которую – по крайней мере, на первых порах – обычно не доплачивают).

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/article/20141005005438-46254388-records-management-and-information-technology-must-partner?trk=object-title 

Комментариев нет:

Отправить комментарий