Проблемы и возможности цифрового века с точки зрения управления документами, часть 1

Заметка авторитетного австралийского специалиста Касси Финдлей (Cassie Findlay) была опубликована 8 мая 2019 года на её блоге CassieFindlay.com.

Данный доклад был представлен в ноябре 2018 года на семинаре для работающих с документами специалистов-практиков и для студентов кафедры архивно-библиотечных наук, организованном Университетом Риккё (Токио).

В сегодняшнем коротком докладе я расскажу о трёх основных моментах:

• Заслуживающие доверия и пригодные к использованию документы являются важнейшей частью повседневной жизни и деловой деятельности, будь то для выполнения повседневных операций, создания системы подотчётности или для понимания прошлых событий.


• Профессионалы в области работы с документами – будь то архивисты или специалисты по управлению документами - внедряют и управляют системами, поддерживающими создание и хранение заслуживающих доверия и пригодных к использованию документов.


• Современные общество, политика и интернет-культура формируют новые модели, инструменты и методы, используемые в частной жизни и для ведения деловой деятельности, которые открывают захватывающие возможности в плане того, как могут работать документные системы, создавая для управляющих документами специалистов как новые возможности, так и новые проблемы.

Я надеюсь, что к концу лекции мне удастся донести до Вас мысль о том, что профессионалам в области управления документами необходимо поддерживать свои базовые знания и навыки, а также адаптировать практику управления документами и архивного дела к современным реалиям. Поступая таким образом, мы можем - и должны - сыграть чрезвычайно важную, уникальную и актуальную роль в современную информационную эпоху.

Заслуживающие доверия и пригодные к использованию документы являются важнейшей частью повседневной жизни и деловой деятельности, будь то для выполнения повседневных операций, создания системы подотчётности или для понимания прошлых событий

Делопроизводство - это мотор, который продвигает общество вперед. Подумайте о том, в каком количестве транзакций Вы ежедневно участвуете, будь то вход в Facebook, покупка билета на поезд или оплата счета онлайн. Каждая из них опирается на документ и производит документ. И, конечно же, документы позволяют нам подтверждать свои права, привлекать к ответственности влиятельных лиц и понимать прошлое – т.е. выполнять те роли, которые традиционно исполняются архивными учреждениями.

За последние два десятилетия управление документами претерпело кардинальные изменения. Теперь наша работа в большинстве случаев связана с созданием и хранением электронных документов. Так что совершенно естественно, что изменились наши представления о том, что мы считаем «документами». В отличие от бумажных документов, которые откладывались в делах, - сегодняшний документ представляет собой набор данных, существующий в определенный момент времени, вместе с метаданными, которые помещают его в контекст и обеспечивают его способность выполнить свои деловые цели.

Я работаю в международном доме моды. Некоторые из электронных документов, о которых мне приходится говорить с деловыми партнерами, - это профили клиентов или детальные сведения об онлайн-транзакциях, хранящиеся в огромных базах данных. Эти документы критически-важны для успеха компании, но с ними же связаны и высокие риски, учитывая то, какие персональные данные они могут содержать.

Этими документами, так же. как и бумажными документами прошлого, необходимо управлять, обеспечивая их конфиденциальность, своевременную миграцию и уничтожение. Часть из них должна быть отобрана и защищена с целью их дальнейшего сохранения в архивах компании. Технологии изменилась, однако остались прежними наши потребности в документах, способных служить надежными и пригодными для использования свидетельствами деловой деятельности.

Профессионалы в области работы с документами внедряют и управляют системами, поддерживающими создание и хранение во времени заслуживающих доверия и пригодных к использованию документов

Это утверждение может показаться простым и очевидным, но как только мы рассмотрим поближе, что с этим связано, оно быстро становится куда более сложным.

Вернёмся к примеру, который я только что упоминала: глобальный дом моды создаёт и сохраняет данные о своих клиентах, их предпочтениях, покупках, и многом другом. В числе вопросов, которые возникают в рамках управления этими документами, находятся, в том числе, следующие:

• Понимаем ли мы, какие данные должны храниться; и как нам следует их использовать для достижения наших целей в области маркетинга и продаж?


• Какими данными мы можем поделиться со сторонними поставщиками, и на каких условиях?


• Какие версии этих документов подлежат долговременному хранению в качестве архивных документов, и если таковые есть, то способны ли мы управлять их форматами и сохранять их аутентичность и пригодность к использованию в случае изменения технологий?


• Какие данные нам следует уничтожать, и когда?


• Каким образом мы сможем обеспечить сохранение в неизменном виде связей и взаимоотношений между хранимыми нами наборами данных, с тем, чтобы в случае необходимости можно было увидеть «всю историю»?

Решение такого рода сложных вопросов требует методичного подхода. К счастью, представителями нашей профессии такой подход был разработан. Он описан как в международном стандарте управления документами (ISO 15489:2016), так и в новом техническом отчете ISO/TR 21946:2018 «Информация и документация – Документационный анализ в интересах управления документами» (Information and documentation - Appraisal for managing records – о нём см. также пост https://rusrim.blogspot.com/2018/11/isotr-219462018.html - Н.Х.).

Некоторые из Вас, возможно, слышали, как термин «appraisal» используется в архивном контексте в смысле «экспертиза ценности», для описания процесса отбора так называемых «важных» или «значимых» записей на постоянное хранение. В стандартах, которые я только что упомянула, этот термин используется в ином значении, которое широко распространено в Австралии, но, возможно, куда меньше в других частях мира. Здесь оно трактуется как способ анализа деловой деятельности, рисков и требований, позволяющего Вам впоследствии принимать широкий спектр решений по вопросам управлении документами - от решений о том, какие документы должны быть сделаны или кто может получить к ним доступ, и до решений об управлении документами как архивными.

С нашей точки зрения, такие решения должны приниматься стратегически и в опережающем порядке, особенно в электронном мире. Без периодически проводимого анализа и итеративного проектирования управления документами по мере изменения систем и требований, Ваши документы либо не будут соответствовать многим Вашим требованиям, либо вообще не будут существовать.

Диаграмма на рис.1 дает Вам представление о типах анализа, которые включает современный документационный анализ. Он была подготовлена рабочей группой Международной организации по стандартизации по документационному анализу как составная часть нового технического отчета. Такого рода анализ и принятие решений в отношении документов; данных и метаданных, из которых они состоят; правил доступа; сроков хранения; а также обеспечения жизнестойкости систем, являются основной работой специалистов по управлению документами - включая архивистов, который просто проводят такой анализ с (обычно) более широким охватом и с точки зрения более длительной перспективы.

Раздел технического отчета о сборе и анализе информации (Information Gathering and Analysis) в рамках документационного анализа включает:

• Определение области охвата документационного анализа (ограничена ли она, например, рамками одного автоматизируемого делового процесса, или же является более широкой, как в случае анализа, проводимого для всех государственных органов определенной юрисдикции?)


• Определение заинтересованных сторон и иных лиц, с которыми следует провести собеседования или проконсультироваться;


• Выявление документальных источников, которые могут включать такого рода сведения, как бизнес-планы, технические схемы, материалы ранее проведенных аудитов или сообщения в средствах массовой информации - в зависимости от охвата и направленности документационного анализа;


• Анализ и документирование видов деловой деятельности с использованием как иерархического, так последовательного подходов; а также


• Выявление требований к управлению документами, – начиная от требований к созданию документов и до принятия решений о том, какие документы следует сохранять в течение длительного времени и почему, - осуществляемое с учетом имеющихся рисков и в консультации с заинтересованными сторонами.

Рисунок 1. Циклически проводимый документационный анализ в интересах управления документами: Непрерывный цикл улучшения

Раздел «Оценка и выполнение требований» (Assessment and implementation) посвящен тому, как следует на практике реализовать согласованные правила управления документами. Архивисты, которых главным образом волнует выявление и защита архивных документов, скорее всего будут использовать такие методы и инструменты, как указания по срокам хранения и действиям по их истечении, а также правила передачи документов на архивное хранение. Специалисты по управлению документами, больше ориентированные на поддержку оперативной деловой деятельности, могут разрабатывать правила доступа и предоставления соответствующих прав, а также классификационные схемы, которые могут быть внедрены в деловых информационных системах.

Со временем требования к документам меняются, поэтому важно, чтобы проводился мониторинг внедрённых систем и процессов, с тем, чтобы они продолжали удовлетворять деловым, правовым и, возможно, социальным потребностям. По мере изменения обстоятельств, должна проводиться новая работа по документационному анализу, и цикл начинается снова.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/06/2.html )

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2019/05/08/challenges-and-opportunities-of-the-digital-age-a-recordkeeping-perspective/