Тема: Вышел в свет «Канадский стандарт сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение» (Canadian Archival Accession Information Standard, CAAIS; французское название: Norme canadienne d'information pour l'acquisition d'archives, NCIAA)Текст стандарта выложен на сайте ( http://archivescanada.ca/CWG_AccessionStandard ), и его также можно скачать в формиате PDF по адресу: http://archivescanada.ca/uploads/files/Documents/CAAIS_2019May15_EN.pdf . Объём документа в PDF-версии – 61 страница.
Уважаемые коллеги,
Рабочая группа по подготовке национального стандарта сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение (National Archival Accession Standard Working Group, NAASWG) рада объявить о завершении своего многолетнего проекта по написанию этого документа. Стандарт размещен в разделе NAASWG на веб-сайте Канадского совета архивов (Canadian Council of Archives, CCA) и доступен по адресу: http://archivescanada.ca/CWG_AccessionStandard .
Подготовка стандарта была итеративным процессом. По-прежнему существует вероятность внесения в него в будущем изменений после того, как архивное сообщество начнёт его внедрять в различных архивных средах.
Я хочу поблагодарить всех членов рабочей группы, которые добровольно посвятили своё время проведению исследований и составлению стандарта. Рабочая группа также благодарна тем, кто поделился своими политиками приёма документов на хранение и принял участие в наших опросах, что способствовало появлению более качественного и обоснованного документа. Наконец, группа NAASWG хотела бы поблагодарить Канадский совет архивов и проект InterPARES Trust за их административную и финансовую поддержку.
Французская версия стандарта появится в ближайшее время.
С уважением,
Раймонд Фрогнер (Raymond Frogner)
Председатель рабочей группы NAASWG
Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:
«Согласно Оксфордскому словарю английского языка, термин «accession» (в архивном деле означает «приём на хранение» - Н.Х.) обычно трактуется как «действие или акт присоединения чего-либо к чем-то другому; дополнение; увеличение». В архивном деле данный термин означает официальное физическое и юридическое включение преимущественно неопубликованных документальных материалов в фонды архивного хранилища.Содержание документа следующее:
Приём на хранение проводится во исполнение решения, принятого по итогам экспертизы ценности (appraisal) с учётом прав и обязанностей архива в отношении комплектования и политики хранилища, в котором установлено, что соответствующие документы имеют непреходящую ценность.
В случае, когда принимаемые на хранение документы добавляются в уже существующие архивные фонды, коллекции или серии, используется специальный термин «accrual» («пополнение архива»), или, реже, «accretion» («приращение»). В современной англоязычной архивной литературе используемые как существительные термины «accession» и «acquisition» (приобретение, комплектование) практически являются синонимами. Оба термина подразумевают, что определенный массив документальных материалов в согласованном порядке поступает в архивное хранилище.
Документация о приёме на хранение (accession record) фиксирует сведения, относящиеся к ключевым моментам процессе приёма, явным образом раскрывая характер приобретенного архивного материала, его источник или происхождение, а также события, связанные с тем, как этот материал был передан в архивное учреждения и как он им обрабатывался.
Связанные с приёмом на архивное хранение политики, практики и рабочие процессы сильно различаются в различных архивных учреждениях. Целью Рабочей группы по подготовке национального стандарта сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение, было достижение консенсуса в отношении типового набора элементов метаданных, которые позволили бы зафиксировать важнейшую информацию, одновременно принимая и поддерживая разнообразие существующей практики. Результатом этих усилий стал «Канадский стандарт сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение» (Canadian Archival Accession Information Standard, CAAIS).
… Настоящий стандарт описывает набор информационных элементов для документирования процесса приёма документов в архивное хранилище. Архивы, как правило, принимают на хранение не отдельные документы, а массивы документов, хотя данный стандарт также применим и в случае приёма на хранение отдельных документов.
Уже на ранних этапах разработки настоящего стандарта стали очевидными различия в практике архивных учреждений. В этой связи CAAIS не стремится ввести единую модель рабочих процессов приёма документов на хранение, пригодную на все случаи жизни. Скорее, он предлагает набор элементов метаданных, которые любое архивное учреждение может использовать в рамках своих собственных процедур. Стандарт также поддерживает возможность внесения изменений в существующую документацию по приёму документов на хранение по результатам других взаимосвязанных процессов (например, завершения архивной обработки; завершения уничтожения/исключения из состава фондов).
Хотя документация о приёме на хранение обычно не предназначена для целей поиска и предоставления документов, некоторые информационные элементы могут использоваться для этой цели, а часть информационных элементов может быть непосредственно перенесена в архивное описание или повторно использована. Далее, поскольку документы о приёме на хранение обычно взаимосвязаны с архивными описаниями, в определенных случаях документы о приёме на хранение могут де-факто использоваться как архивные описания и предоставляться для публичного пользования (например, из-за задержек с завершение процессов упорядочения и описания).»
I. ВведениеИсточник: Сайт канадской архивной информационной сети / лист рассылки канадских архивистов
II. Краткая сводка информационных элементов
III. Информационные элементы в составе документов о приёме на хранение
1. Раздел сведений об идентичности
2. Раздел сведений об источнике
3. Раздел сведений о материалах
4. Раздел сведений об управлении
5. Раздел сведений о событиях
6. Раздел общей информации
7. Раздел сведений о контроле
IV. Глоссарий
Приложение A. Survey Overview, Themes, and Future Development
Приложение B. Пример минимальной формы документа о приёме на хранение
Приложение C. Члены рабочей группы, подготовившее стандарт
http://archivescanada.ca
Комментариев нет:
Отправить комментарий