среда, 5 июня 2019 г.

Проблемы и возможности цифрового века с точки зрения управления документами, часть 2


(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2019/06/1.html )

Теперь я перехожу к моему третьему и последнему пункту.

Современные общество, политика и интернет-культура формируют новые модели, инструменты и методы, используемые в частной жизни и для ведения деловой деятельности, которые открывают захватывающие возможности в плане того, как могут работать документные системы, создавая для управляющих документами специалистов как новые возможности, так и новые проблемы

Я живу в Сан-Франциско, где быстрое ускорение технологических инноваций бросается мне в глаза каждый день, будь то автомобили на автопилоте, умное говорящее устройство у меня на кухне, или беседа с ботом возможных для меня вариантах страхования.

Эти беспрецедентные темпы перемен ставят перед нами, как специалистами по работе с документами, множество проблем: по мере того, как машины берут на себя работу, которую ранее выполняли люди, какие следует сохранять документы о выполняемой ими работе, и о правилах, которые были заложены в их конструкцию? Как нам в эпоху информационного изобилия выявить и защитить документы, которые будут служить свидетельством событий 2018 года в будущем, столетия спустя? Как наши системы управления документами будут справляться с темпами технологических перемен?

Иногда эти проблемы могут показаться неподъёмными.

Посмотрим, например, каким образом в Соединённых Штатах используется искусственный интеллект в системе уголовного правосудия. Алгоритм вынесения приговоров «Компас» (Compas), разработанный компанией Northpointe, используется для определения условий освобождения под залог, подготовки приговоров и даже участвует в  установлении виновности или невиновности. Алгоритм предсказывает возможных рецидивистов, используя для оценки вероятности совершения человеком повторных преступлений схему, в которой задействованы сотни переменных.

На практике, как выяснилось в 2017 году, имели место систематические отклонения в результатах - в частности, вероятность повторного совершения преступления систематически завышалась для обвиняемых-афроамериканцев, и занижалась в отношении белых. Хранят ли специалисты по управлению документами материалы, показывающие, как работают такие алгоритмы? Многие из подобных систем созданы компаниями, имеющими частнособственнический интерес в сохранении секретности своего кода – и как здесь быть с правом общественности знать, когда такие системы используются в общественных целях?

Однако, несмотря все эти проблемы, наше время – это также и время больших возможностей:
  • С появлением технологий распределённых реестров, и в первую очередь блокчейна, мы можем построить доверие к системам более мощным способом, чем когда-либо прежде. Когда существует так много способов обманывать друг друга в Интернете, это метод принуждающий к созданию и сохранению неподверженных изменениям документов;

  • Рассматривая документы как наборы данных, а не как «вещи», мы можем себе представить новые способы их распространения и повторного использования, которые было трудно либо невозможно осуществить тогда, когда мы имели дело исключительно с физическими документами;

  • Мы можем встроить в информационные системы «архивные» меры и средства контроля и управления с тем, чтобы обеспечить выявление и защиту документов постоянного и длительного срока хранения начиная с момента их создания; а также

  • Эксперименты в области машинного обучения показывают, что существует потенциал для ускорения таких процессов, как экспертиза конфиденциальности/секретности архивных документов, а также выявление и раскрытие документов в ходе судебных разбирательств.
Выводы

В целом я бы сказала, что наши существующие методы определенно соответствуют стоящим перед нами проблемам – и смотрящая вперёд стратегия периодического проведения документационного анализа служит тому наиболее очевидным примером - но есть и области, где нам следует адаптироваться к современным условиям.

Нам следует работать на более высоком уровне; думать о деловой деятельности и используемых в её рамках системах, о заинтересованных сторонах и рисках - а не об отдельных документах. Мы должны использовать менеджмент риска для того, чтобы обеспечить рациональное использование нашего времени и опыта; и мы должны сосредоточить внимание на том, что является нашим уникальным вкладом:
  • Понимание, документирование и актуализация сведений о меняющейся деловой деятельности, действующих лицах, системах, требованиях, заинтересованных сторонах;

  • Использование этих знаний для обеспечения и поддержания осмысленных, машинно-исполняемых взаимоотношений между документами и действующими лицами, функциями и уставными задачами и требованиями – во времени и по ходу перемен - это ключевой контекст, который придаёт документам их смысл и значение. Это не фиксированная, статичная ситуация, а, скорее, постоянно меняющийся набор взаимоотношений с документами и вокруг них, который мы должны отслеживать.
Именно здесь мы приносим наибольшую пользу: как недавно заявил директор Национальных Архивов Великобритании по электронным сервисам (Digital Director) Джон Шеридан (John Sheridan), контекст - наша «архивная суперсила»!

В эпоху больших данных, изменчивых границ неприкосновенности частной жизни, машинного обучения и гиперсоединённости, специалисты по работе с документами могут стать незаменимыми. Но мы должны для этого адаптироваться, определить приоритеты и переориентироваться, если мы хотим выжить и процветать в этом новом мире. Мы не можем быть пассивными получателями документов «пост фактум». Мы не можем исходить из того, что в рамках управления документами будут сами собой создаваться документы, удовлетворяющие изменяющимся потребностям в доказательствах, требованиям к надежности и удобству использования.

Мы можем быть как хранителями документов, так и способствовать успешной деловой деятельности; но многим из нас потребуется переключить своё мышление с управления «вещами» на понимание и работу с деловыми процессами, системами и данными, на проектирование документов - и архивных документов – для будущего, сегодня.

Литература
  • Адам Липтак (Adam Liptak), «Отправлен в тюрьму секретными алгоритмами компьютерной программы» (Sent to Prison by a Software Program’s Secret Algorithms), «Нью-Йорк Таймс», 1 мая 2017 год, см. https://www.nytimes.com/2017/05/01/us/politics/sent-to-prison-by-a-software-programs-secret-algorithms.html

  • Международный стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713

  • Технический отчёт ISO/TR 21946:2018 «Информация и документация – Документационный анализ в интересах управления документами» (Information and documentation - Appraisal for managing records).

  • Дискуссионная группа «Круглый стол по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable). «Беседы об управлении документами», эпизод 4: «Искусственный интеллект, подотчётность и архивы», см. https://rusrim.blogspot.com/2018/10/4-1.html

  • Джон Шеридан (John Sheridan) «Электронная архивация: «Контекст – это наше всё»», см. https://rusrim.blogspot.com/2018/05/1_30.html
Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2019/05/08/challenges-and-opportunities-of-the-digital-age-a-recordkeeping-perspective/

Комментариев нет:

Отправить комментарий