Оформление электронных дел к последующему хранению в архиве суда общей юрисдикции

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 №56 утверждена «Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».

Инструкция достаточно подробно описывает порядок оформления электронных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда (раздел 5).

Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, обеспечивающих их целостность, по информационно-телекоммуникационной сети из соответствующей автоматизированной системы суда в информационную систему архива суда или на обособленных носителях однократной записи (п.5.8).

В контейнер включаются файл электронного документа в формате архивного хранения и файл его метаданных, включая электронные подписи.

Контейнеры могут передаваться в архив суда на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном (эталонный экземпляр, который используется в исключительных случаях, например, для создания копий рабочего экземпляра) и рабочем (с этого экземпляра изготавливаются копии ЭД, в том числе для фонда использования).

При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив суда проводится их конвертирование в формат архивного хранения PDF/A (п.5.9).

Мой комментарий: Требование о конвертации электронных документов в PDF/A, с моей точки зрения, недодуманное, поскольку для подписанных усиленными электронными подписями документов это приведет к утрате этими документами как подписей, так и юридической силы. В итоге получатся простые незаверенные копии.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой, формирование контейнеров для передачи ЭД в архив суда осуществляются в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах (п.5.10).

Подготовка электронных документов к передаче в архив суда состоит из следующих этапов (п.5.11):

• Проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;


• Запись ЭД на машинные носители;


• Проверка качества записи;


• Описание ЭД;


• Проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД постоянного хранения и по личному составу;


• Подготовка комплекта сопроводительной документации.

Архивный шифр электронных документов (ЭД), хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя (Ну что плохого может случиться при длительном хранении со вкладышем? Разве он может потеряться; разве могут вкладыши перепутаться? :) – Н.Х.). Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования. В ней отражается следующая информация (п.5.12).:

• Название документа;


• Дата его создания;


• Характеристика содержания (аннотация);


• Электронный формат;


• Физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и другое);


• Объем документа (для баз данных также - количество записей).

Электронные дела и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются (п.5.13).

Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п.6.18).

Мой комментарий: Ну как же обойтись без контейнеров! После того, как Росархив громко сказал это «новое слово», его теперь не повторяет только ленивый (при этом, как и Росархив, не считая нужным уточнить те «мелочи», без которых идея контейнеров может оказаться не только не полезной, но и вредной).

К сожалению, совершенно не разъяснено, что архиву делать с этими контейнерами. Больше они нигде в инструкции не упоминаются, и дальше речь идет только об описях и электронных делах.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=323738