США: Национальные Архивы разъясняют, как вести делопроизводство в «облачной» среде

Как отмечает в опубликованной 19 февраля 2010 года статье журнал «Federal Computer Week», Национальные Архивы США (NARA) хотят, чтобы государственные органы, стремящиеся перейти на использование «облачных» вычислений, осознавали свою ответственность за управление документами.

Национальные Архивы недавно опубликовали на своём сайте документ (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/cloud.html ), предназначенный для руководителей служб документационного обеспечения федеральных агентств и содержащий ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с управлением федеральными документами в среде облачных вычислений. Документ включает определения, а также описывает преимущества, проблемы и последствия для управления документами, связанные с этой технологией.

Пол Вестер (Paul Wester – на фото), директор программ современного управления документами в NARA, сообщил, что эти ответы призваны ознакомить специалистов по управлению документами с «облачными» технологиями и подготовить почву для готовящегося бюллетеня Национальных Архивов по данному вопросу. NARA планирует к концу 2010 финансового года выпустить этот бюллетень, который будет содержать более подробную информацию, связанную с облачными вычислениями и управлением федеральными документами.

Вопросы, связанные с облачными вычислениями, являются для NARA приоритетными, в связи с уникальным характером данной технологии и с перестройкой деятельности государственных органов, связанной с её применением, - отметил Вестер, и добавил, что агентства, использующие «облачную» технологию, не имеют прямого, физического контроля над серверами, на которых располагаются «облачные» программные приложения, системы хранения, и, возможно, документы.

«Так как технологии облачных вычислений продолжают развиваться и развёртываться в органах федерального правительства, то NARA стремится обеспечить государственные органы методическими указаниями относительно последствий для управления документами, связанных с использованием облачных сред», сказал Вестер.

По мнению Национальных Архивов, последствия применения облачных технологий для управления документами включают следующее:

• Многие программные приложения не имеют функциональных возможностей для управления документами, поэтому предлагаемые модели облачного обслуживания могут не в полной мере соответствовать федеральным требованиям к управлению документами;
  
  
  
• Ряд «облачных» архитектур не опирается на формальные технические стандарты, регламентирующие порядок хранения и обработки данных в облачной среде;
  
  
  
• Отсутствие стандартов по переносимости (portability) может затруднить процесс изъятия документов во исполнение требований к делопроизводству;
  
  
  
• Предлагаемые поставщиками условия обслуживания могут не в полной мере соответствовать требованиям NARA к контрактам на приобретение электронно-информационных систем

В документе отмечено, что некоторые поставщики начинают создавать программные приложения для управления документами, предназначенные для использования совместно с услугами облачных вычислений, и что появление такого рода приложений может смягчить некоторые из перечисленных проблем. Но при этом подчёркивается: федеральные агентства несут ответственность за соблюдение правил делопроизводства, вне зависимости от того, где хранятся документы.

Бен Бэйн (Ben Bain)

Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2010/02/19/web-nara-cloud-computing.aspx