Стандарты австралийского штата Южная Австралия для электронных систем управления документами

В 2008-2009 годах Управление государственных документов штата (State Records) разработало либо обновило целый ряд стандартов, относящихся к электронным системам управления документами:

• «Стандарт надлежащего управления документами» (Adequate Records Management Standard), версия 2.4, июль 2008 года, 18 стр., http://www.archives.sa.gov.au/files/management_standard_ARM.pdf
  
  «Стандарт надлежащего управления документами» является ключевым элементом общей для государственных органов штата концепции, устанавливающей порядок управления документами в органах власти штата и в муниципальных органах. Данный стандарт, являющийся обязательным для государственных органов штата, подробно описывает принципы «надлежащего управления документами», и включает нормативы, которые программы управления документами должны выполнить для того, чтобы быть рассматриваться как «надлежащие».
  
  Данный стандарт был разработан для решения общих задач, поставленных в Законе о государственных документах (State Records Act, 1997) и в Законе о местном самоуправлении (Local Government Act, 1999).
  
  
• «Стандарт для систем управления документами и информацией» (Document and Records Management Systems Standard), версия 2. август 2009 года, 7 стр., http://www.archives.sa.gov.au/files/management_standard_documentrecordssystem.pdf
  
  Данный стандарт определяет шесть основных принципов, а также соответствующие требования по соответствию, используемые при оценке и отборе электронных систем управления документами и информацией (EDRMS) для государственных органов Южной Австралии.
  
  Стандарт предназначен для использования лицами, участвующими в оценке и закупке EDRMS-систем, и является основным документом в наборе документов, выпущенном Управлением государственных документов, который включает:
  
  
  
  • Южно-австралийский стандарт метаданных для делопроизводства (SARKMS),
  • Стандарт проектирования EDRMS-систем,
  • Стандарт функциональных требований к EDRMS-системам,
  • Руководство по проведению закупок и подготовке ко внедрению EDRMS-систем,
  • Стратегия управления электронными документами штата Виктория (VERS).
    
  
  Данный стандарт также может быть использован в качестве инструмента оценки существующих требований к системам.
  
  
• «Южно-австралийский стандарт метаданных для делопроизводства» (South Australian Recordkeeping Metadata Standard, SARKMS), версия 4.1, август 2009 года, 90 стр., http://www.archives.sa.gov.au/files/management_standard_metadata.pdf
  
  SARKMS представляет собой технический стандарт, регламентирующий захват и поддержание метаданных для управления документами, которые определяются как «данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов и управления ими во времени».
  
  Ретроспективное применение стандарта к уже существующим системам управления документами и информацией не предлагается. Соответствие стандарту требуется только в случаях, когда государственные органы внедряют новые или существенно обновляют имеющиеся системы
  
  
• «Стандарт функциональных требований к EDRMS-системам» (EDRMS Functional Specification Standard), версия 3, август 2009 года. 37 стр., http://www.archives.sa.gov.au/files/management_EDRMS_functionalcompliance.pdf
  
  Данные спецификации детализируют установленные правительством Южной Австралии делопроизводческие и деловые функциональные требования, которым должны соответствовать закупаемые государственными органами EDRMS-системы. Выполнение данных требований являются обязательным условием для соответствия положениям «Стандарта для систем управления документами и информацией».
  
  Наиболее важные «общие требования к решениям» сформулированы следующим образом:
  
  
  

  Обязательным является требование, чтобы EDRMS-решение:
  

  1. Появилось на австралийском рынке (конкретная предлагаемая версия), и было полностью функционирующим по крайней мере в одной организации (помимо собственной), расположенной в Австралии,
  2. Поддерживалось в настоящее время на австралийском рынке Поставщиком,
  3. Представляло собой полное, а не частичное решение,
  4. Соответствовало всем спецификациям (1-5) стандарта VERS 2-й редакции,
  5. Соответствовало всем (100%) функциональным требованиям как готовое «коробочное» решение, не требуя значительных доработок.

• Помимо собственных стандартов, Управление государственных документов решило взять на вооружение известный стандарт «Стратегия управления электронными документами», разработанный штатом Виктория (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/ ) для обеспечения долговременной сохранности электронных документов. Все государственные EDRMS-системы штата должны соответствовать требованиям стандарта VERS.
  

С моей точки зрения, интересен в первую очередь состав комплекта стандартов, определяющих требования к системам, закупаемым государственными органами. Сами требования также могут оказаться полезными, учитывая, что австралийцы по прежнему остаются лидерами в области стандартизации управления документами.

Источник: сайт Управления государственных документов Южной Австралии
http://www.archives.sa.gov.au/management/standards.html#EDRMS_Functional_Specification_Standard