Опыт коллег: Как писать нормативный документ по делопроизводству?

11-12 февраля 2010 года на международном форуме специалистов в области управления документами и архивного дела состоялся обмен мнениями о том, как написать для организации нормативный документ по делопроизводству. Как мне кажется, эта тема интересна и нашим специалистам. Итак, был задан вопрос:

Я готовлюсь написать для нашей компании первую в её истории политику управления документами, и у меня проблемы с тем, сколько материала в неё заложить. Я бы предпочла, чтобы это был предельно краткий нормативный документ, который люди действительно будут читать, а не многостраничный труд.

Первое решение, которое я должна принять, такое: готовить ли мне отдельные нормативные документы в области электронных коммуникаций, информационной безопасности и т.д.? Это помогло бы сделать основной документ кратким, но тогда, поскольку все документы взаимосвязаны, сотрудникам пришлось бы проработать кто его знает, сколько нормативных документов, чтобы в полной мере понять свою ответственность и обязанности в отношении документов и информации.

Что, по вашему мнению, следует включить в политику управления документами? Что является абсолютно необходимым, и что можно добавить по желанию?

Я собираюсь начать со следующей структуры документа:
1. Цель
2. Область применения
3. Принципиальные положения политики
4. Нормативная база в компании и обязанности персонала
5. Принципы и системы делопроизводства (именно в этом разделе я боюсь увязнуть)
6. Ответственность
7. Мониторинг и последствия несоблюдения политики
8. Определение
9. Список литературы

Нолен Шерман (Nolene Sherman)
11 февраля 2010 г.

На этот вопрос был дан такой ответ:

Наши руководители, отвечающие за соблюдение законодательно-нормативных требований, пока что выделили в проекте политики управления документами следующие разделы (ещё не решено, какой будет порядок разделов, и не будут ли некоторые из них выделены в отдельные документы):

1. Обзор - 2,5 страницы о том, какую область регламентирует политика, о задачах программы управления документами, а также определения терминов,
2. Сохранение документов -1 страница о том, что сроки хранения и порядок уничтожения определяются перечнем документов с указанием сроков хранения; и о необходимости индексации документов (и что такое индексация),
3. Приостановление уничтожения документов, относящихся к незаконченным расследованиям и судебным разбирательствам - 2 параграфа,
4. Роли и обязанности - для 6 отдельных групп,
5. Электронная почта - 4 предложения,
Приложение – перечень документов с указанием сроков хранения и действий по истечении этих сроков

Наша политика будет высокоуровневой. С этим, похоже, согласны все: никто не хочет, чтобы политика превратилась в лекцию для начинающих о значении и целях надлежащего управления документами. Я, однако, настаиваю, чтобы в политике были определены базовые роли в управлении документами для конкретных групп сотрудников, в том числе и для отдельных лиц, потому что я согласна со стандартом ISO 15489-2 в том, что политика должна для каждого сотрудника устанавливать его обязанности в области делопроизводства.

Позднее я планирую написать подробное руководство по делопроизводству, которое будет сопровождать политику и объяснять, каким образом реализовать на практике требования политики. Основную массу справочного материала я собираюсь поместить в приложениях, сделав краткие упоминания о его важности в основной части руководства. Руководство будет подробно говорить о целях, задачах и важности программы управления документами, с многочисленными ссылками на стандарт ISO 15489 [в русском переводе – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007] и GARP (Generally Accepted Recordkeeping Principles, http://www.arma.org/garp/garp.pdf - «Общепринятые принципы делопроизводства», разработанные ассоциацией ARMA International, краткий высокоуровневый документ объёмом 10 страниц – Н.Х.).

Буду ли я включать в руководство структурные схемы для каждого делового подразделения, или перечни содержимого серверов, или мои процедуры контроля того, как другие сотрудники индексируют бумажные и электронные материалы? Но зачем же мне всё это писать в руководстве по управлению документами для всех, если это исключительно моя работа, а не чья-то ещё?

Сколько ещё указаний по реализации политики мне нужно будет дать, учитывая. что существует не так много правил - всё больше рекомендации: о стандартах формирования дел? Об управление важнейшими документами? О восстановление деловой деятельности (что не входит в состав программы управления документами)? Об оцифровке, включая советы по контролю качества в проектах сканирования? Архива у нас нет, и мы ничего не сдаём на архивное хранение, так что с этим проблемы не будет. В одном я совершенно уверена: я не собираюсь учить, скажем, специалистов экспедиции тому, как им делать свою работу.

Морин Кусак (Maureen Cusack)
12 февраля 2010 г.

Источник: форум специалистов в области управления документами и архивного дела
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1002b&L=RECMGMT-L&P=91798