США: Новая редакция стандарта программ менеджмента чрезвычайных ситуаций и обеспечения непрерывности деловой деятельности

5 декабря 2009 года вступила в силу очередная, пятая по счету редакция разработанного Национальной ассоциацией по защите от пожаров (National Fire Protection Association, NFPA) стандарта NFPA 1600 (редакция 2010 года) «Стандарт программ менеджмента чрезвычайных ситуаций и обеспечения непрерывности деловой деятельности» (Standard on Disaster/Emergency Management and Business Continuity Programs). В тот же день документ получил статус национального стандарта США.

Документ объёмом 52 страницы доступен на сайте NFPA по адресу http://www.nfpa.org/assets/files//PDF/NFPA16002010.pdf . Интересно, что нормативная часть документа занимает всего 6 (!) страниц, а остальное место занимают дополнительные материалы.

Впервые стандарт был опубликован в 1995 году, и тогда основное внимание уделялось тактическим вопросам, связанных с менеджментом стихийных бедствий. Однако, начиная с 2000 года, уже более зрелый стандарт стал рассматривать «общее планирование программы», которое включает элементы, методы и процессы общей программы обеспечения непрерывности деловой деятельности.

В предыдущей (2007 года) редакции стандарта была введена концепция «системы менеджмента» в области обеспечения непрерывности деловой деятельности, которая быстро получила значительную поддержку в связи с успехом этой концепции в других областях деловой деятельности (таких, например, как обеспечение качества, управление окружающей средой и безопасностью). С тех пор ассоциация NFPA работала над тем, чтобы лучше согласовать стандарт с моделью Деминга «Планируй, Выполни, Проверь, Исправь» (Plan, Do, Check, Act”, PDCA), лежащей в основе всех систем менеджмента.

В январе 2010 года NFPA официально объявила о выпуске стандарта NFPA 1600 редакции 2010 года.  Документ существенно изменился – как по структуре, так и по своему содержанию. На верхнем уровне, наиболее значительные изменения могут быть сгруппированы по трем направлениям:

• Переупорядочение глав в соответствие с моделью PDCA и расширение их содержания;
  
• Более ясное изложение ряда требований, а также
  
• Добавление полезного вспомогательного материала.

Документ состоит из восьми глав:

1. Область применения
2. Ссылки на публикации
3. Определения терминов
4. Управление программой (включающее управление документами)
5. Разработка плана
6. Практическая реализация плана
7. Тестирование и учения
8. Совершенствование программы

и пяти приложений:

1. Разъясняющие материалы
2. Ресурсы для разработки программ
3. Самооценка соответствия требованиям стандарта NFPA 1600-2010
4. Руководство по системе менеджмента
5. Справочные ссылки

Традиционно для систем менеджмента,  все действия требуется тщательно документировать в соответствии с правилами управления документами. Ниже приведен полный перевод раздела 4.8 - требований к управлению документами:

4.8 Управление документами

4.8.1 Организация должна разработать программу управления документами.

4.8.2  Должны быть разработаны, утверждены и реализованы на практике внутренние нормативные документы, регламентирующие следующие вопросы:
(1)    Классификация документов
(2)    Обеспечение конфиденциальности
(3)    Обеспечение целостности, включая использование контрольной информации (журналов аудита)
(4)    Сроки хранения документов
(5)    Хранение документов
(6)    Архивация документов
(7)    Уничтожение документов
(8)    Управление доступом
(9)    Контроль над информационными материалами

4.8.3 Организация должна применять эту программу в отношении существующих и вновь создаваемых документов.

4.8.4 Организация должна разработать и обеспечить исполнение процедур, координирующих доступ к документам и их и распространение как внутри, так и вне организации.

4.8.5 Организация должна исполнять программу управления документами.

Во избежание двусмысленности, разъясняется, что имеется в виду не управление документами организации «вообще», а управление документами, относящимися к системе менеджмента непрерывности деловой деятельности.

Нужно сказать, что, по мнению экспертов, вопрос требований к документированию всё же остается одним из «слабых звеньев» стандарта, поскольку наличие документации, полно описывающей, каким образом организация собирается выполнять процессы менеджмента чрезвычайных ситуаций и обеспечения непрерывности деловой деятельности, и как распределяются обязанности и ответственность, является ключевым элементом эффективной  системы менеджмента.

Источник: Avalution Consulting / NFPA
http://www.avalution.com/Perspectives/Lists/Posts/Post.aspx?List=84617ae8-ef98-4ebb-9dda-b6f73f4b5466&ID=87