Должны ли государственные органы документировать посты чиновников в социальных сетях?

На каждом витке развития информационно-коммуникационных технологий перед государственными органами снова и снова встаёт один и тот же вопрос: являются ли государственными документами получаемые и принимаемые государственными служащими сообщения голосовой почты/электронной почты/мгновенные сообщения/посты на блогах/посты в Твиттере и т.д., - и если да, то как в таком случае следует ими управлять? Сейчас такие вопросы всё чаще встают и перед российскими государственными органами. Поэтому, думаю, нашим специалистам будет интересна данная статья Робина Хикса (Robin Hicks), опубликованная 9 февраля 2010 года на сайте FutureGov («Будущее государственного управления»).

В наши дни стало модно государственному органу иметь раздел в таких социальных сетях, как Facebook или Twitter. Но вот вопрос: нужно ли, в интересах прозрачности, архивировать твиты (короткие сообщения  на Твиттере – Н.Х.) и обновления статуса, чтобы создать электронный журнал аудита? В ходе интервью с корреспондентами FutureGov, показывающими точку зрения США, Европы и Азии на данный вопрос, выяснилось, что ещё не все руководители, принимающие соответствующие решения, уже пришли к какому-то определенному выводу.

В США сообщения электронной почты и голосовые сообщения считаются государственными документами в соответствии с Законом о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act), поэтому их сохранение является обязательным. (Это не совсем точно: В США любая информация, созданная или полученная государственным органом, за редкими, четко указанными исключениями, относится к государственным документам согласно определению, приведенному в Своде законов США, ст. 44 U.S.C. 3301 – Н.Х.) . Официальные лица государственных органов США сейчас задаются вопросом, следует ли также архивировать и посты в социальных сетях? И если да, то каким образом?

Заранее готовясь к появлению нормативных актов, регулирующих работу в социальных сетях, Комиссия по защите рыбных ресурсов и дикой природы штата Флорида  (Fish and Wildlife Commission, FWC) экспериментирует с плагином для Microsoft Outlook под названием TwInbox, позволяющим архивировать Twitter- сообщения. «Наша группа по работе в социальных сетях все еще находится в процессе формулирования политики и руководств в данной области. В будущем, мы сможем рекомендовать инструмент для использования в масштабах агентства авторизованными сотрудниками», сказала Эйприл Эдмондс (April Edmonds), аналитик FWC по веб-технологиям.

В Гонконге действуют конкретные политики и процедуры в области управления информацией, сохранения и архивирования, охватывающие также использование государственными служащими Интернет-сервисов в служебных целях, Заместитель руководителя ИТ-службы правительства Гонконга Виктор Лам (Victor Lam, на фото) объяснил корреспонденту FutureGov: «Эти политики и процедуры должны исполняться независимо от вида носителей информации и программных приложений, в которых информация содержится».

Похожая ситуация в Новой Зеландии. Чанна Джайасинха (Channa Jayasinha) руководит ИТ-службой  Министерства рыбного хозяйства (до этого он занимал аналогичную должность в министерстве экономического развития). Он говорит, что любые сообщения в социальных  сетях становятся «официальными документами», если соответствующие сайты принадлежат государственному органу, - и приводит в качестве примера министерство экономического развития, которое очень интенсивно использует социальные онлайн-платформы для взаимодействия с общественностью.

«Потребность в архивирования сообщений в социальный сетях ровно такая же, как при использовании мгновенных сообщений», говорит Джайасинха. «Последовательность сообщений должна быть выделена, должна быть сделана её резервная копия, которая будет затем надежно хранится и архивироваться в соответствии с положениями Закона о государственных документах. К контенту социальных сетей мы будем относиться как к любому другому электронному контенту».

В Голландии правила и нормы управления социальными сетями пока что не установлены, сообщил FutureGov Мэтт Пельманс (Matt Poelmans), директор программы Citizenlink голландского министерства внутренних дел. «У нас пока что нет окончательных ответов. Именно по этой причине мы запустили социальную сеть под названием «Гражданский служащий 2.0». Около 2000 гражданских служащих из органов государственного управления всех уровней информируют друг друга о своей активности в социальных сетях, с целью обмена  мнениями и обсуждения возможностей и проблем».

Одной из целей сети «Гражданский служащий 2.0» является разработка политики и рекомендаций по работе в социальных сетях. Пельманс объясняет: «Посты в социальных сетях по умолчанию представляют собой свободно высказанные мнения, и не служат выражением официальной точки зрения. По этой причине вопросы обеспечения прозрачности государственного управления и архивирования пока ещё не привлекли особого внимания. Другие вопросы, однако, уже стали актуальными: такие, как доступ и круг вопросов, по которым гражданские служащие вправе свободно высказывать своё мнение. Нынешний подход заключается в изучении вопроса в ходе практической деятельности».

Голландский совет руководителей ИКТ-служб государственных органов (GCCO) недавно подготовил проект рекомендаций для государственных служащих по вопросам использования социальных сетей. Архивирование сообщений рекомендуется, - но не предписывается в обязательном порядке, - в разделе «осведомленность и подготовка». «Гражданские служащие должны сделать осознанный выбор по поводу участия в социальной сети, они должны воспринимать людей всерьёз и архивировать сообщения», сказал Пельманс.

Согласно положениям трех других разделов проекта, от голландских чиновников ожидается, что они будут «вести себя, как подобает гражданским служащим - будут беспристрастными, заслуживающими доверия и разумными", добавил Пельманс. «На них распространяются как существующие права, так и обязанности, поэтому право на свободу слова позволяет критиковать, но это право ограничено, если государственный служащий не согласен по вопросам, близким к его собственной компетенции».

Цель четвертого раздела руководства – добиваться, чтобы гражданские служащие проводили чёткое различие между личными взглядами и государственной политикой, «хотя это и не легко», отметил Пельманс.

Так повлияет ли необходимость архивировать твиты и посты на то, как и о чём гражданские служащие общаются с общественностью? Джайасинха из Новой Зеландии так не думает.

 «Государственным служащим необходимо будет придерживаться той же дисциплины, что и при работе с другими видами запросов и обращений», говорит он. «Когда они что-то размещают на сайте государственного органа, они должны придерживаться правил и регламентов этой организации. Однако, когда они используют социальные сети вне офиса, на персональных сайтах, у них должна быть возможность выражать своё личное мнение».

Робин Хикс (Robin Hicks)

Источник: FutureGov
http://www.futuregov.net/articles/2010/feb/09/should-govts-archive-social-media-posts/