Электронные документы в Минздраве

Нормативная база электронного документооборота в нашей стране растет стремительными темпами, и новые документы публикуются почти каждый день. Несмотря на то, что посвящены все эти нормативные акты одному и тому же вопросу, их содержание существенно различается. Как мне кажется, это связано с уровнем использования современных информационных технологий в конкретном государственном органе.

Документ по названием «Порядок формирования, использования, хранения, приема и передачи документов в электронной форме в установленной сфере деятельности Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, подведомственных Министерству федеральных служб, федерального агентства и координируемых им государственных внебюджетных фондов» был утвержден приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ 24 декабря 2009 г. за № 1026н. Правила установлены для самого министерства, подведомственных ему федеральных служб и федерального агентства, и для координируемых им государственных внебюджетных фондов, за исключением Пенсионного фонда.

Уже второй пункт вызвал у меня ряд вопросов:

2. Документ в электронной форме признается имеющим равную юридическую силу с документом, составленным на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью уполномоченного представителя участника информационного взаимодействия, оттиском печати участника информационного взаимодействия, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Прежде всего, непонятно, почему юридическая сила электронного документа привязана к некоему объекту на бумажном носителе, который заверен (а не подписан! это, согласитесь, не одно и то же) уполномоченным представителем (а не уполномоченным лицом) участника информационного взаимодействия. Вообще-то, в бумажном делопроизводстве такая технология (заверение) применяется при изготовлении заверенной копии, а не подлинника. Иными словами, согласно этому пункту, электронный документ равносилен заверенной копии бумажного документа, но, видимо, совсем не равносилен бумажному подлиннику!

Далее следует целый раздел «Формирование документов в электронной форме», который почему-то посвящен исключительно форматам документов. В нем находим следующее:

5. Документы в электронной форме создаются с применением информационных технологий в соответствии с утвержденными участниками информационного обмена форматами.

6. Формат документа в электронной форме определяет способ отражения реквизитов утвержденной в установленном порядке формы этого документа, тип используемых файлов (XML, ASCII, DBF, иные типы), используемые графические образы, а также отражает дополнительные технологические особенности обработки документа в электронной форме.

7. Форматы документов в электронной форме утверждаются участниками информационного взаимодействия.

Зачем дважды повторять одно и то же - в п.5 и 7? А уж пункт 6, который содержит заумное определение понятия «формат документа в электронной форме», и вовсе кажется лишним.

Раздел «Обработка и хранение документов в электронной форме» состоит из трех пунктов, которые также вызывают много вопросов:

8. При обработке документов в электронной форме участники информационного взаимодействия обеспечивают перевод данных, содержащихся в документах, графических образов в информационные базы данных. При этом содержание обрабатываемых документов может дополнительно копироваться и преобразовываться (архивироваться) при условии сохранения в копии исходного документа, заверенного ЭЦП.

9. Хранение документов в электронной форме осуществляется на машинных носителях информации в течение срока, определенного законодательством Российской Федерации, а в случаях, не установленных законодательством, - соглашениями, заключенными между участниками информационного взаимодействия.

10. Участники информационного взаимодействия обеспечивают целостность информации, защиту ее от искажений и несанкционированного доступа, сохранность ЭЦП на протяжении установленного срока хранения.

Если смысл первого предложения в п.8 достаточно ясен, – информация из поступивших электронных документов будет вводиться в базы данных министерства, - то совершенно непонятно, как понимать фразу «содержание обрабатываемых документов может дополнительно копироваться и преобразовываться (архивироваться)». И почему должна сохраняться только копия исходного документа, а не он сам? Наконец, что понимается под словом "архивироваться" - создание резервных копий, вывод из оперативных систем, или же передача документов на архивное хранение в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела?

По поводу установления сроков хранения (п.9) возникает интересный вопрос, включает ли в себя понятие «законодательство» Перечни, или же нет? В любом случае пункт сформулирован неграмотно, поскольку законодательство (за исключением законодательства о персональных данных) устанавливает минимальные сроки хранения, которые могут быть увеличены участниками информационного обмена и зафиксированы в соглашениях.

Пункт 10 содержит требование о том, что должна быть обеспечена «сохранность ЭЦП на протяжении установленного срока хранения» документов. Это, на мой взгляд, хитрая формулировка – ничего не сказано о сохранении возможности перепроверять ЭЦП, что является гораздо более сложной задачей, чем просто сохранение составляющих ЭЦП битов.

Последний раздел, - «Прием и передача документов в электронной форме», - в основном посвящен вопросам защиты информации. Как будут осуществляться прием и передача на практике, не сказано ни слова, помимо того, что, что обмен будет «осуществляется участниками информационного взаимодействия по каналам связи и на машинных носителях информации» (п.11). Последнее – положительный момент, поскольку о возможности обмениваться информацией не только по каналам связи, но и путём передачи носителей в нормативных документах часто забывают.

Источник: сайт «Кадис»
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=44077