среда, 24 февраля 2010 г.

ФСФР уточняет требования к управлению документами

Письмом от 11 февраля 2010 г. № 10-ВМ-02/2620 Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР) разъяснила порядок применения приказа ФСФР России от 13.08.2009 № 09-33/пз-н «Об особенностях порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг эмитентами именных ценных бумаг», которым было регламентировано самостоятельное ведения реестра владельцев именных ценных бумаг акционерными обществами. В разъяснениях уточнены и требования к управлению документами.

В приказе было указано, что акционерные общества должны разработать и утвердить внутренние «Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг», где, помимо прочего, должны быть описаны «правила регистрации, обработки и хранения входящей документации», а также «требования к должностным лицам и иным работникам (должностные инструкции), осуществляющим функции по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг акционерного общества» (п.2.2.).

В письме отмечается, что в должностных инструкциях «следует предусмотреть не только требования к образованию и опыту работы, но и требования по обеспечению сроков исполнения операций в реестре, сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в реестре, сохранности реестра, включая все документы…».
Кроме того, в письме разъяснен достаточно важный момент. Дело в том, что «Положение о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг» (Утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997 г. № 27) требует, чтобы были разработаны и утверждены «Правила внутреннего документооборота и контроля», в которых «должен быть определен порядок обработки и хранения документов реестра, приведены формы внутренних документов регистратора, обязанности должностных лиц и персонала регистратора, а также порядок осуществления внутреннего контроля» (п. 10.1.2.). Согласно приказу ФСФР РФ от 13.08.2009 № 09-33/пз-н «Об особенностях порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг эмитентами именных ценных бумаг», «Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг» также должны включать «правила регистрации, обработки и хранения входящей документации» (п.2.2.).

Таким образом, получилось, что двумя разными нормативными документами ФСФР было установлено, что два различных внутренних нормативных документа должны описывать одно и то же – порядок работы с документами. Теперь ФСФР приняла следующее решение:
О порядке применения приказа ФСФР России от 13.08.2009 № 09-33/пз-н «Об особенностях порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг эмитентами именных ценных бумаг»

В связи с изложенным, в случае наличия у акционерных обществ, самостоятельно осуществляющих ведение реестра, правил внутреннего документооборота и контроля, Правила могут не содержать раздела, касающегося регистрации, обработки и хранения входящей документации.

В случае если правила внутреннего документооборота и контроля акционерными обществами не были разработаны, следует разработать и утвердить единый документ, включающий правила регистрации, обработки и хранения входящей документации.
Мой комментарий: Акционерным обществам повезло, что данный вопрос оказался в ведении одного и того же ведомства. Учитывая общую тенденцию к ужесточению требований к управлению документами, можно ожидать, что, по мере роста числа таких требований, будет возрастать риск появления противоречивых положений в законодательных и нормативных актах различных министерств и ведомств. Такое уже наблюдается в отношении установления сроков хранения документов.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=97573

Комментариев нет:

Отправка комментария