понедельник, 8 февраля 2010 г.

Текущее состояние рынка электронных систем управления документами

1 февраля 2010 года Джеймс Лапен (James Lappin) на своем блоге «Думая о документах» (Thinking Records) опубликовал следующую интересную статью о состоянии рынка СЭД:

С точки зрения развития рынка электронных систем управления документами (СЭД) в Великобритании, первое десятилетие 21-го века состоит из двух пятилетних периодов.

Первая половина десятилетия: с 2000 по 2005 год

Первая половина десятилетия была периодом бума и быстрого развития. Национальные Архивы Великобритании (тогда они назывались Управлением государственных документов - Public Record Office) опубликовали авторитетный свод требований (PRO/TNA 2002) к электронным системам управления документами, подкрепленный программой сертификации (см. http://collections.europarchive.org/tna/20080108102455/http:/www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/evaluation.htm ). Аналогичные программы сертификации появились и в других странах. Требования предусматривали способность системы:
  • поддерживать иерархическую классификацию корпоративных документов (классификационную схему),
  • устанавливать сроки хранения и правила доступа для объектов классификационной схемы,
  • допускать наследование делами и документами сроков хранения и правил доступа от рубрики классификационной схемы, в которой они были размещены.
Для обозначения систем, соответствующих требованиям, подобным требованиям PRO/TNA 2002, стала использоваться аббревиатура EDRMS (электронная система управления документами и информацией - electronic document and records management system). В Великобритании для крупных организаций из государственного сектора и из регулируемых секторов экономики стало обычной практикой требовать соответствия спецификациям PRO/TNA 2002 при проведении тендеров по закупкам систем управления документами корпоративного масштаба.

Как и при большинстве ажиотажей, не обошлось без «перехлёстов». Некоторые министерства центрального правительства Великобритании бросились спешно внедрять такие системы, подстёгиваемые необходимостью выполнить задачи, поставленные в целевой программе модернизации государственного управления «Modernising Government» (так, все министерства к 2004 году должны были перейти на электронное создание новых документов), - и стремлением вовремя подготовиться ко вступлению в силу в январе 2005 года законодательства о свободе доступа к государственной информации. Разработка корпоративных классификационных схем оказалась для организаций нелёгким делом, а пользователей неохотно применяли эти схемы.

Тем не менее, EDRMS-системы закрепились в качестве неотъемлемой части инфраструктуры управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management ECM). Все крупные поставщики ECM-систем (IBM, Open Text, ECM, Oracle и др.) в настоящее время поставляют EDRMS-приложенияч в составе предлагаемого ими комплекта программных средств, наряду со средствами управления веб-контентом (Web Content Management), порталами и workflow-процессами.

Вторая половина десятилетия: с 2005 по 2009 год

Во второй половине десятилетия для EDRMS наступили трудные времена. Некоторые из факторов, обусловивших упадок, являются специфическими для Великобритании, но наиболее важные факторы являются глобальными. Намеченные программой модернизации государственного управления конечные сроки прошли незамеченными, а страх перед законодательством о свободе доступа к государственной информации пошёл на убыль. В конце 2005 года Национальные Архивы отказались от своей программы сертификации СЭД, чтобы освободить дорогу поддерживаемому Евросоюзом режиму (MoReq2). Однако MoReq2 будет опубликован лишь через три года, а к этому времени EDRMS столкнутся с новой угрозой в лице SharePoint 2007.

SharePoint 2007 вышел в конце 2006 года. В нём не было никаких средств поддержки использования корпоративной классификационной схемы, и предлагался малопонятный и на практике неработоспособный метод установления сроков хранения (в виде Центра документации - SharePoint Records Centre). SharePoint 2007 передаёт управление на уровень рабочих групп, и, как следствие, не сталкивается со столь острыми проблемами неприятия продукта пользователями, которые часто возникали при внедрении EDRMS-систем.

Microsoft хитро/щедро включил клиентские лицензии для SharePoint в корпоративные контракты, которые он заключает с большинством организаций, покупающих Windows, Exchange и Office. Как следствие, многие организации, которым потребовались корпоративные системы управления информацией и документами, не стали публиковать приглашения на участие в тендерах (invitation to tender, ITT): вместо этого они просто начали использовать те лицензии SharePoint, которые у них уже были. Это повлекло за собой пагубные последствия для программ оценки и сертификации электронных систем управления документами, таких, как MoReq2, чьё влияние основывается на том, что покупатели требуют от участников тендеров обеспечить соответствие этим требованиям.

И вот мы находимся в начале 2010 года. Аббревиатура EDRMS почти полностью исчезла из нашего языка. Каковы же факторы, которые будут определять развитие рынка СЭД в ближайшие годы?

«Пан или пропал» для MoReq2

MoReq2 вышел в неудачное время для стандартов в области управления документами и для программ сертификации. Двойное невезение: и глобальный экономический спад, и подъём SharePoint означают сокращение возможностей делать деньги на электронных системах управления документами. Чтобы соответствовать спецификациям MoReq2, всем поставщикам, - и даже тем, чьи продукты соответствуют существующим стандартам, таким, как PRO/TNA 2002, - необходимо инвестировать в свои продукты, чтобы сделать необходимые доработки. Большинство производителей решили не делать этих инвестиций, и пока что не представили свои продукты на тестирование. В результате, на момент написания данной статьи, только один поставщик (Fabasoft) добился соответствия своего продукта стандарту. В ноябре 2009 я слышал, как Дуг Майлс (Doug Miles) из AIIM сказал, выступая на встрече коммерческих организаций-членов AIIM, что, пока в списке сертифицированных будет только один продукт, покупатели вряд ли будут включать в условия тендеров соответствие спецификациям MoReq2, - поскольку в противном случае у них будет выбор только из одного поставщика.

В результате сложившейся ситуации, MoReq2 в первой половине 2010 года будет основательно пересмотрен, с тем, чтобы сделать менее обременительной для поставщиков адаптацию их продукции. Некоторые функциональные возможности, которые в настоящее время помечены как обязательные, будут разжалованы в факультативные.

Рори Стонтон (Rory Staunton), являющийся членом управляющего совета MoReq2, в январе 2010 года написал интересную статью в «Бюллетене по управлению документами» (Records Management Bulletin). В ней он не пытается сгладить ситуацию, и говорит следующее.
«Реалии таковы, что специализированный рынок программного обеспечения для управления документами практически рухнул. Продажи лицензий на такое программное обеспечение снижались как до, так и во время последнего кризиса, и большинство поставщиков преследуют сейчас несуществующую цель, которую они называют eDiscovery (раскрытие - поиск и выемка - электронных документов и информации в ходе расследования или судебного разбирательства – ред.). Раскрытия электронной информации в американском стиле в Европе почти не существует, и MoReq2, в своем первоначальном варианте, оказался «инвалидным» проектом.»
Электронному управлению документами предстоят в будущем нелёгкие битвы. Стонтон полагает, что наилучшие шансы для MoReq2 стать влиятельным заключаются в том, чтобы убедить регулирующие органы принять его.
«Написать правила игры, это, естественно, один из способов её выиграть, поэтому умные национальные архивы, поставщики и крупные пользователи должны взять на прицел регулирующие органы во всех секторах, и предложить им принять и расширить подходы на основе MoReq2... О реальном успехе MoReq2 можно будет судить лет через пять, по числу регуляторов, принявших и расширивших его.»
Стонтон думает, в первую очередь, о регуляторах в областях «от защиты окружающей среды до ядерной энергетики, от здравоохранения до телекоммуникаций, от сферы розничных продаж до финансовой отрасли». Далее, Стонтон продолжает свою мысль:
«Нельзя терять времени, если сообщество специалистов по управлению документами собирается оседлать надвигающуюся волну новых нормативных требований к ведению деловой деятельности, которые несомненно появятся вследствие нынешних широкомасштабных преобразований в регулировании финансового сектора. В терминах рынка условиях, Европа нуждается в базовом подходе к обеспечению защищённости деловой информации. Европе нужен более продуктивный подход, чем ведомые юристами, основывающиеся на выкручивании рук и ориентирующиеся на электронную почту системы eDiscovery, которые создают североамериканцы – подобные системы являются тормозом для бизнеса, и не способствуют законопослушности, поскольку нацелены на лечение, а не на предотвращение нарушений процессов»
Пришествие SharePoint 2010

Джон Ньютон (John Newton - председатель и главный технический директор компании Alfresco, конкурента SharePoint), в своём посте на блоге с предсказаниями на 2010 год рисует мрачную картину влияния SharePoint на поставщиков ECM-систем:
«Следует отдать должное Microsoft, он, похоже, до смерти перепугал традиционных поставщиков ECM-систем. При появлении SharePoint 2007 все они, похоже, попрятались и притворились мёртвыми.»
И прежде, чем ситуация улучшится, она может ухудшиться. SharePoint 2010 имеет «ещё более тесную интеграцию с Office, улучшенную поддержку Интернета, новое управление документами, и претендует на улучшенные масштабируемость и администрирование».

Тем не менее Ньютон полагает, что у SharePoint все ещё есть уязвимости, связанные с тем, что организации, приняв его, привязывают себя ко всему набору продуктов Microsoft:
«Компания Microsoft предпочла ничего не делать со своим фундаментальным архитектурным недостатком - хранением контента в базе данных, и это по-прежнему исключительно Microsoft-ориентированная платформа. Забудьте все базы данных, операционные системы, языки, браузеры, что у Вас есть - лучше быстрее привыкайте к SQL-серверу, .NET, Windows, IE, и не забудьте про Silverlight. Если традиционные поставщики не смогут дать всему этому серьёзный бой, то они заслуживают поражения. Следующие 12 месяцев - период перехода к SharePoint 2010 - будут иметь решающее значение»
Джеймс Лапен

Источник: блог Джеймса Лапена «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2010/02/01/the-current-state-of-the-electronic-records-management-system-market/

5 комментариев:

  1. Наталья Александровна, большое спасибо за данную обзорную информацию проблем MoReq @ MoReq2!!.. Жалко, что в России не встретишь подобной откровенности (впрочем, как и "сертифицированных поставщиков"). Любопытно было бы узнать о планах отечественных "производителей" "возможностей делать деньги на электронных системах управления документами" хотя бы в 2010 году. Так что там "станется" с нашими "родными" главными "лобби" так называемого "стандарта" под официальным названием "спецификация"? Неужели будут "прикидываться мертвыми"? -)) Да и на сайте ПК6 отсутствует информация о планах на этот год. Может поделитесь информацией в развитие темы? С надеждой на ответ и глубочайшим уважением. Анюта

    ОтветитьУдалить
  2. Анюте: Вы, как я понимаю, всё зарубежное рассматриваете как зло. Интересно, Вы столь же принципиальны, когда нездоровится – пьёте только отечественный анальгин? :)

    Вы не любите MoReq1,2 – это, конечно, Ваше право. Но я Всё ещё жду обещанного Вами списка отечественных гениев, которые дадут нам все необходимые нормативные и методические документы, а также списка отечественных наработок в области современных методов управления документами, которые позволили бы нам обойтись без зарубежного опыта. Пока что Вы только критикуете, но ничего конструктивного не предлагаете.

    Пытаться убедить Вас в том, что требования типа MoReq к закупаемым государственными органами системам позволили бы государству сэкономить миллиарды за счёт того, что большое количество функциональных возможностей разработчикам пришлось бы реализовать бесплатно, а не в виде доработок за бешеные деньги, - наверное, тоже бесполезно?

    Самое любопытное, что Вы одновременно воспринимаете в штыки и попытки (того же ПК6) разработать хоть что-то своё. Так чего же Вы хотите?

    ОтветитьУдалить
  3. Михаил Романов9 февраля 2010 г., 14:03

    Забавно, что и здесь "осью зла" стала Microsoft.
    По-моему, она, т.е Microsoft всегда открещивалась от поддержки региональных особенностей, оставляя возможность реализации подобных решений партнерам на местах, т.е. они в принципе не могли бы сделать RM в соответсвии с требованиями Великобритании - это не в их правилах.

    Ну и вообще забавно... обвинять компанию в том, что она предоставила свой продукт бесплатно, и пользователи "вынуждены были" им пользоваться :)

    Но, кстати, интересно - на сколько глубоко проник SharePoint в управляющие структуры Великобритании? Какие задачи он там решает? Может и правда ничего не надо более

    ОтветитьУдалить
  4. Анюта: Добрый день, уважаемая Наталья Александровна! Ну почему мне кажется, что Вы раздражены по отношению ко мне?.. -)) Ведь это же здорово, когда «блоггируемая» тема автора обрамляется живым обсуждением (в корректной форме). Правда ведь? А Вы находите время на ответ: не отвергаете, не брезгуете. Это – мужество лично Вас. -)) К сожалению, ответа на конкретный вопрос о «планах отечественных «производителей» возможностей делать деньги на электронных системах управления документами» в 2010 г. я так не получила. Возможно, что это «коммерческая тайна»… -) Тем не менее, позволю отметить здоровую и внятную формализацию цели и задач зарубежных «производителей», а именно – «делать деньги». Здравую заинтересованность в обсуждении (может быть) временного провала лоббирования MoReq (во всех вариантах). Они не «примеривают белые одежды» «любви к обществу», как Гильдия управляющих документацией, которая именуется общественной, но преследует исключительную «миссию» «делания денег» за счет переводов чужеродных нормативов и взимания таксы за сертификацию чего там. Они не пишут как ПК6 «выхолощенные» социально-экономические обоснования к проектам Национальных (чужих наций) стандартов, где нет ни единой социальной цели России. (Результаты публичного обсуждения первого стандарта, кстати, до сих по не вывешены ни в протоколе с перечислением замечаний и ответами на них, ни в какой-либо вообще форме). Впрочем, свои MoReq’и они и определяют внятно и просто – спецификации (в супер многочисленных вариациях). (В России, как Вы знаете, подобные «увертюры» имеют срок хранения от 3 до 5 лет, то есть – макулатура). Я старательно постаралась ответить на все Ваши вопросы, но стоят ограничения. С уважением

    ОтветитьУдалить
  5. Анюта: Ну почему мне кажется, что Вы раздражены по отношению ко мне?

    Добрый вечер, Анюта. Не буду скрывать, - я бы предпочла обсуждать профессиональные вопросы профессионально, не примешивая к этому политику и «майдан».

    К сожалению, ответа на конкретный вопрос о «планах отечественных «производителей» возможностей делать деньги на электронных системах управления документами» в 2010 г. я так не получила

    Хорошо, открою эту тайну: все производители планируют в 2010 году хорошо заработать – раз уж правительство настаивает на внедрении электронного документооборота, коммерческие организации уже не так боятся инвестировать в технологии, раз кризис закончился, и знак зодиака подходящий! Конкретные цифры Вам, естественно, никто не назовёт :)

    …позволю отметить здоровую и внятную формализацию цели и задач зарубежных «производителей», а именно – «делать деньги».

    Наши бизнесмены говорят ровно то же, и теми же словами.

    …«делания денег» за счет переводов чужеродных нормативов и взимания таксы за сертификацию чего там …

    Эти виды деятельности, насколько мне это известно, не приносят дохода. К сожалению.

    Они не пишут как ПК6 «выхолощенные» социально-экономические обоснования к проектам Национальных (чужих наций) стандартов, где нет ни единой социальной цели России.

    Вам бы сначала прочитать проект, над которым работает ПК6 (хотя бы первые страницы три-четыре) – приравнивая его к MoReq, Вы просто сами себя выставляете в невыгодном свете. Это просто разные документы. - Кстати, в стандартах на гайки шестигранные тоже обязательно указывать социальные цели России?

    Если у Вас было, что сказать, то почему же Вы не приняли участие в публичном обсуждении проекта ПК6? Где была тогда Ваша гражданская сознательность? Если бы Вы подали замечания, и ПК6 их отклонил – вот тогда Вашу критику можно было бы воспринимать всерьёз.

    ОтветитьУдалить