Система централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России

Федеральная налоговая служба приказом от 21 июня 2023 года №ЕД-7-10/405@ утвердила «Концепцию развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России». В ней подробно рассказано о текущей ситуации с организацией хранения документов ФНС на бумажных носителях.

Функция централизованного архивного хранения документов, образующихся в деятельности налоговых органов на бумажном носителе (и их электронных образов, при наличии) закреплена за федеральным казённым учреждением (ФКУ) «Налог-Сервис» ФНС России в соответствии с уставом, утверждённым приказом ФНС России от 24.12.2015 №ММВ-7-1/596@ (с изменениями и дополнениями).

Централизованному архивному хранению подлежат документы, прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП (документы НБО, документы государственной регистрации ИП и ЮЛ, реестры ф.103 – расшифровку сокращений см. ниже – Н.Х.) и не прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП (документы «старого фонда»), за исключением документов, содержащих сведения, составляющих государственную тайну; документов постоянного срока хранения и по личному составу (документы централизованного архивного хранения).

Для справки:

ПК МВиП - программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения

Документ НБО - налоговые декларации (расчёты), налоговая (бухгалтерская) отчетность, а также иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представленные налогоплательщиками (их представителями) на бумажных носителях в налоговые органы Российской Федерации

Документы государственной регистрации ИП и ЮЛ - документы, поступившие от заявителей в налоговый орган для государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а также подготовленные налоговым органом в связи с осуществлением государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей

Реестр ф. 103 - список регистрируемых почтовых отправлений, формируемый в ПК МВиП

Централизованное архивное хранение - комплекс мероприятий по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов налоговых органов, осуществляемых в централизованном хранилище

Оперативное хранение - комплекс мероприятий, направленных на размещение и использование документов налоговых органов с момента их образования (получения) и до их передачи в централизованное хранилище

Последовательность и процедуры взаимодействия между налоговыми органами и филиалами ФКУ при передаче, выдаче документов централизованного архивного хранения, а также при уничтожении документов с истекшими сроками хранения, регламентированы «Порядком централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3»», утверждённым приказом ФНС России от 01.02.2022 №ЕД-7-10/74@ (о нём см. также http://rusrim.blogspot.com/2022/10/blog-post_14.html ).

«Перечень налоговых органов, в отношении которых филиалы ФКУ реализуют функцию централизованного архивного хранения с указанием мест их хранения» утверждён приказом ФНС России от 25.06.2019 №ММВ-7-10/325@ (о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/blog-post_25.html ).

В концепции отмечается, что к настоящему времени введено в эксплуатацию 31 централизованное хранилище, в которых размещены документы налоговых органов 54 субъектов Российской Федерации.

По состоянию на 1 июня 2023 года общий объем документов, находящихся на хранении ФКУ в комплексах централизованного хранения, составляет 3,2 млрд. листов, а 15 (из 31) комплексов централизованного хранения достигли критического уровня загруженности (более 90%).

Мой комментарий: По моим подсчетам, это не менее 320 погонных километров документов.

В отношении налоговых органов 30 субъектов Российской Федерации ФКУ осуществляет функцию оперативного хранения прошедших централизованную обработку документов НБО в децентрализованных хранилищах.

На территории 7 субъектов Российской Федерации (Республики Бурятия, Калмыкия, Саха (Якутия), Камчатский край, Магаданская область, Чукотский и Ямало-Ненецкий автономные округа) не предполагается развёртывание централизованных хранилищ, и функция хранения продолжат осуществляться ФКУ в 7 локальных хранилищах.

Продолжает сохраняться необходимость в организации централизованных хранилищ для налоговых органов в 28 субъектах Российской Федерации.

При этом в отношении налоговых органов 5 субъектов Российской Федерации (Донецкая и Луганская Народные Республики, Запорожская, Херсонская и Оренбургская области) функция централизованного архивного хранения или оперативного хранения не организована.

Для справки:

Централизованное хранилище - построенное (реконструированное, капитально отремонтированное) здание (помещение), специально оборудованное для хранения документов, обеспечивающее соблюдение нормативных условий хранения документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов), имеющее единый аппаратно-программный комплекс и обслуживающее один или несколько налоговых органов. Существует два типа централизованных хранилищ: региональный и межрегиональный.

Децентрализованное хранилище - здание (помещение), специально приспособленное и оборудованное для оперативного хранения документов налогового органа, используемое до присвоения ему статуса централизованного хранилища или перемещения документов в централизованное хранилище.

Локальное хранилище - здание (помещение), специально оборудованное для хранения документов одного налогового органа, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, где недостаточно развита сеть межрегиональных и внутрирегиональных транспортных связей и не планируется создание централизованного хранилища.

Региональное централизованное хранилище - централизованное хранилище, в котором осуществляется хранение документов одного субъекта Российской Федерации.

Межрегиональное централизованное хранилище - централизованное хранилище, в котором осуществляется хранение документов нескольких субъектов Российской Федерации.

Мой комментарий: Масштабы хранения, конечно, впечатляют. И это одни только бумажные документы!

В данном документе ФНС также фактически развивает теорию и практику российского архивного дела при организации ведомственного хранения документов на бумажных носителях.

Источник: Гарант
https://demo.garant.ru/#/document/407077682/entry/1000