Оценка в рамках «Программы оценки зрелости управления информацией» (Information Management Maturity Assessment Program, IMMAP, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/information-management-maturity-assessment-program-immap ) проводится каждые два года. Программа IMMAP требует от министерств и ключевых органов исполнительной власти штата проведения обзорной оценку применяемых ими методов управления информацией.
Результаты таких оценок помогают как Управлению государственных документов (PROV – это архивно-документационная служба штата Виктория – Н.Х.), так и принимающим участие в оценке органам и учреждениям определять области для совершенствования, и учитываются при выборе стратегических направлений и приоритетов лицами, принимающих решения по вопросам управления информацией в государственных органах штата.
В последней оценке, проведенной в рамках программы, приняли участие 11 организаций, каждая из которых ответила на 17 вопросов, касающихся зрелости управления информации и данными. Вопросы охватывали четыре аспекта: люди, организация, жизненный цикл и качество информации, а также деловые системы и процессы.
- Влияние пандемии Covid-19 на управление информацией и данными;
- Доминирование Microsoft 365 и его набора продуктов, и его влияние на управление информацией и данными;
- Отделение управления данными от управления информацией – и как профессии, и как набора практик и связанных с ними инструментов; а также в плане практической реализация этих видов управления по отношению друг с другу.
Выводы отчёта о результатах IMMAP-оценки
Результаты проведенного анализа включают следующее:
- Результаты IMMAP-оценки, похоже, синхронизированы с четырехлетним циклом, что позволяет сделать предположение об их согласованности с циклами внедрений в интересах управления информацией и данными и с соответствующими корпоративными планами и стратегиями.
- В этот раз высокие баллы были получены организациями, которые были достаточно обеспечены ресурсами, имели явно назначенных специалистов по управлению информацией и данными в рамках всей организации, активные программы внедрения, а также знали о своих недостатках и сильных сторонах благодаря сильным программам мониторинга исполнения законодательно-нормативных требований.
- Более низкие баллы получили организации, не имевшие совсем либо имевшие слабые комитеты или структуры стратегического управления; проводившие внедрения в качестве реагирования на ситуацию и с недостаточными ресурсами для выполнения необходимых работ; не обеспечивавшие видимости проектов, сотрудничества и активного вовлечения, а также не имевшие программ обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований или мониторинга.
Ответы на заданные в ходе IMMAP оценки вопросы также отразили то, как Covid-19 изменил нашу работу, заставив совершить быстрый переход к цифровым рабочим местам, включая работу в облачных средах. До пандемии некоторые организации уже перешли на использование цифровых рабочих мест и внедрили эффективные методы удаленной работы. Те же организации, которым такой переход ещё только предстоял, пришлось решать вопросы управления информацией и данными так, как это позволяла сложившаяся ситуация. Порой это означало ретроспективное внедрение практик управления информацией и данными.
Мы также обнаружили, что Microsoft 365 / Office 365, изменяют способы управления данными, и что на результаты повлияли изменения в механизмах системы государственного управления:
- Платформа Microsoft 365/Office 365 стала центральной платформой для организаций, одновременно делающей возможной удаленную работу и позволяющей её контролировать. В некоторых случаях информация и данные управляются посредством интеграции между Microsoft 365 и электронными EDRMS-системами управления документами и контентом и/или иными системами. В других случаях управление информацией и данными осуществляется непосредственно в Microsoft 365.
- Данными всё чаще управляют как чем-то отдельным от знаний и информации. Такое разделение может либо привести к конкурирующим приоритетам и областям работы в организациях, к борьбе за ресурсы – либо к работе в сотрудничестве друг с другом в рамках всеобъемлющей стратегии. То, как осуществляется управление данные в организации, повлияло на IMMAP-рейтинги в ходе данной оценки, в результате чего у кого-то баллы снизились, а у кого-то повысились.
- Изменения в механизмах системы государственного управления продолжает влиять на эффективность управления информацией и данными, в первую очередь вследствие того, что требуются ресурсы для интеграции систем в существующие процессы и практики.
Рекомендации по совершенствованию
- Управление информацией и данными внутри организации должно быть скоординировано таким образом, чтобы стратегии, планы и практики были согласованы.
- Управление информацией и данными должно быть запроектировано в новые системы и процессы, и оно должно активно поддерживаться.
- Достаточные ресурсы регулярно должны выделяться на то, чтобы создать возможности для хорошего управления информацией и данными, в соответствии с законодательно-нормативными требованиями и потребностями деловой деятельности.
Полный отчёт о результатах IMMAP-оценки за 2021–2022 годы можно скачать по адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/information-management-maturity-assessment-program-immap (прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/media/immap_report_2021-22_de-identified_v1.0.pdf ).
Ксандер Хантер (Xander Hunter)
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/2021-22-immap-report-now-available
Комментариев нет:
Отправить комментарий