Многие архивные учреждения инвестировали средства в проекты оцифровки с целью расширения доступа к своим коллекциям.
Уже в течение нескольких лет архив проявляют особый интерес к инфраструктурным проектам. Они также приняли участие в коллективных усилиях по тестированию и распространению инструментов, процедур и методологий.
Понимание цифровых активов
Организации часто заинтересованы в мониторинге процессов в рамках проектов оцифровки для проведения анализа затрат и отдачи. Полученный в ходе управления проектами опыт помогает организациям понять вопросы, связанные с инвестициями в создание, поддержание и предоставление доступа к цифровым коллекциям. Кроме того, этот опыт даёт осязаемые преимущества, включая распространение для использования в учреждении процедур и руководств, интеграцию новых систем с существующими каталогами и базами данных и высвобождение мест хранения. Среди других преимуществ можно назвать установление отношений с партнерами, упрощение взаимосвязей с общественностью и проведения сбора средств, а также увеличение доходов. Дальнейшая отдача от инвестиций может быть связана с более высокой эффективностью, сокращению издержки, связанных с неиспользованными возможностями, повышение престижа учреждения, обучение персонала и накоплением им опыта, а также поднятие морального духа.
При использовании планирования часто есть возможность координировать оцифровку коллекции с другими видами деятельности. Одним из таких видов деятельности является сочетание физическое перемещение коллекции или её каталогизация, проводимые одновременно с оцифровкой. Это может сэкономить время и ресурсы, а также уменьшить объем обработки элементов коллекции. В результате затраты на интегрированную с другими видами деятельности оцифровку в принципе оказываются ниже и, следовательно, отдача от инвестиций увеличивается.
Для хранения расширенной коллекция цифровых файлов требуется место; чем больше файлов – тем больше потребный объем памяти. Кроме того, наличие более обширной цифровой коллекции подразумевает бóльший трафик на веб-сайте учреждения. Для обеспечения увеличенной пропускной способности для онлайн-посетителей могут потребоваться обновленные серверы или более дорогой план хостинга веб-сайтов. Кроме того, этим посетителям могут потребоваться более сложные инструменты для работы с онлайн-коллекциями. Добавление таких инструментов в систему или переход на более развитую систему могут оказаться длительными и дорогостоящими процессами.
Инвестиции в системы управления коллекциями
Система управления коллекциями (collections management system, CMS) - это физическая и интеллектуальная система для управления цифровыми активами и доступа к ним, обеспечивающая хранение, упорядочивание и управление активами с целью обеспечения доступности и долговременной сохранности. Системы управления коллекциями оптимизируют рабочие процессы, структурируя проекты и отслеживая их статусы. Кроме того, способности компоновки коллекций по сходству и размеру повышает эффективность программы оцифровки и степень преобразование коллекций в цифровые файлы.
Выбор архивистами способа предоставления доступа к своим цифровым коллекциям зависит от четырёх факторов: функциональности, сообщества, поддержки и стоимости. Функциональность играет ключевую роль при выборе системы для проекта, потому что платформа, которая не делает того, что нужно архивистам, усложняет выполнение проекта. Архивистам нужна платформа, которая позволит им сосредоточить своё внимание на подготовке и вводе данных, а не на освоении навигации по системе либо поиске обходных путей для выполнения задач. По мнению архивистов, одни платформы работают лучше, чем другие, в зависимости от типов данных. Иными словами, некоторые платформы очень хорошо работают с одними типами данных, но хуже с другими. В идеале архивистам следует отыскать организации, которые работали с аналогичными данными, и разузнавать о выбранных ими платформах.
Использование возможностей сообщества
При принятии решения о выборе системы, следует взглянуть на сообщество пользователей, чтобы понять, подходит ли система для проекта. Например, предположим, что сообщество принадлежит к близкой отрасли. В этом случае архивистам легче взаимодействовать с другими людьми, когда у них есть вопросы или когда они обращаются за советом.
Какую бы систему архив ни выбрал, крайне важно иметь техническую поддержку. Если, например, знания и навыки, необходимые для работы с платформой, выходят за рамки знаний специалистов архива, архивистам может потребоваться дополнительная практическая поддержка. Кроме того, выбор менее сложной система может оказаться целесообразным для организаций с ограниченными ресурсами.
Наконец, прежде чем принять решение, обеспечьте точную оценку расходов, включая затраты на хостинг, на настройку конфигурации, а также расходы на постоянную техническую поддержку. Архивистам может быть полезно связаться с другими учреждениями, использующими соответствующие платформы, и посмотреть, как эти варианты работают.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/investing-in-archival-digital-projects/
Комментариев нет:
Отправить комментарий