Национальные Архивы США (NARA) требуют от федеральных органов исполнительной власти внедрения методов управления документами, когда речь идет об использовании ими платформ для совместной работы, таких как Zoom, Slack, Discord, Google Workspace, Microsoft 365 и других.
Ввиду того, что в последние годы масштабы использования федеральными органами исполнительной власти этих инструментов для совместной выросли, Национальные Архивы на этой неделе опубликовали проект своего нового бюллетеня ( https://records-express.blogs.archives.gov/2023-07-03-public-and-agency-comment-managing-records-created-on-collaboration-platforms/ ), который призывает федеральные органы обеспечить, чтобы их документы, созданные на платформах для совместной работы, охватывались «утвержденными Национальными Архивами указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении».
Мой комментарий: Проект бюллетеня NARA «Управление документами, созданными на платформах для совместной работы» (Managing Records Created on Collaboration Platforms) доступен по адресу https://records-express.blogs.archives.gov/wp-content/uploads/sites/4/2023/07/2023-07-03-Public-and-Agency-Comment-Managing-Records-Created-on-Collaboration-Platforms.docx . Напомню, что бюллетени NARA содержат принципиальные рекомендации для федеральных органов власти, которые затем должны самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций по управлению документами в своих деловых процессах, и определить конкретные меры, с помощью которых они будут выполнять свои обязанности, установленные Законом о федеральных документах (Federal Records Act).
В число типичных документов, которые могут быть созданы с помощью таких платформ, входят чаты, записи встреч и совещаний, совместно создаваемые и/или используемые документы и электронные таблицы.
В то же время представители Национальных Архивов пояснили, что федеральным органам исполнительной власти не нужно записывать каждую видеоконференцию или каждый чат. По мнению Национальных Архивов, федеральным органам следует документировать «содержательные разговоры» во время видеоконференций так же, как они бы делали это в случае личных встреч и совещаний.
«Проблемные вопросы управления документами не должны препятствовать полномасштабному использованию федеральными органами платформ для совместной работы, однако специалисты этих органов по управлению документами должны проводить работу с системными администраторами и пользователями, чтобы обеспечить выявление и выполнение требований к обеспечению сохранности документов», — говорится в проекте бюллетеня.
В идеале, как сказали представители Национальных Архивов, когда федеральные органы исполнительной сласти используют инструменты для совместной работы вместе с другими федеральными органами, то «все федеральные органы, участвующие в деятельности на платформе для совместной работы, должны определить обязанности по управлению документами до начала совместной работы». Федеральные органы исполнительной власти также могут использовать меморандумы о взаимопонимании (Memorandum of Understanding, MOU) для того, чтобы уточнить свои роли и обязанности в области управления документами.
Национальные Архивы также порекомендовали федеральным ведомствам взаимодействовать с поставщиками платформ, чтобы обеспечить возможность экспорта их документов вместе с соответствующими метаданными.
По специфическим вопросам, касающимся деятельности федерального органа, Национальные Архивы предлагают обращаться к руководителю службы управления документами этого органа.
Замечания, предложения и вопросы по проекту бюллетеня можно направлять по адресу rmpolicy@nara.gov до 31 июля 2023 года.
Грейс Дилле (Grace Dille)
Источник: сайт MeriTalk
https://www.meritalk.com/articles/nara-agencies-need-to-better-manage-records-created-on-collaboration-platforms/
Комментариев нет:
Отправить комментарий