(Окончание, http://rusrim.blogspot.com/2023/07/1.html )
То, как наши высшие руководители относятся к нашей политике, является повторением того, как государственные архивные службы относятся к ним самим.
Государственные архивные службы и учреждения знают, что показатели исполнения установленных ими требований низки. Они знают, что установленные ими правила не внедряются успешно и в полной мере - и, тем не менее, они и не меняют своих правил, и не прилагают усилий к обеспечению их исполнения подконтрольными организациями…
Мой комментарий: Прямо как о Росархиве написано …
И, поднимаясь на ещё один уровень выше. - у нас есть возглавляющие государственные органы исполнительной власти министры, написавшие используемое государственной архивной службой законодательство, и у них есть процесс, который они могли бы использовать для его изменения – и которые также наверняка знают, что это законодательство неэффективно. Но они его не меняют.
Таким образом, у нас есть много уровней сговора до того, как бремя законодательно-нормативных требований будет возложено на нас как исполнителей, пытающихся добросовестно их выполнять - и обнаруживающих, что не в состоянии этого сделать, потому что две группы, которые должны предоставлять необходимые нам власть и полномочия играют в стратегическую игру, с тем, чтобы они могли сосредоточить своё внимание на вещах, которые им действительно важны.
И, чтобы не было никакой двусмысленности, скажу следующее: я полагаю, что этот сговор и игра осуществляются бессознательно, а не по злому умыслу.
Внутренняя логика действий государственных архивных служб, министров и руководителей органов исполнительной власти, вероятно, примерно следующая: «мы дали им законы / нормативные акты, и это их работа реализовать их и обеспечить их исполнение», и «они не оказывают нам поддержки, необходимой для усилий по обеспечению их исполнения, поэтому мы не можем этого сделать - и это их вина», и «у меня 300 приоритетов, и среди них этот - 299-й». Всё это говорит за то, что это внутренняя логика групп людей, борющихся с большими и сложными проблемами и с трудом «удерживающих все тарелки в воздухе» - это не злонамеренность.
Итак, какова же стратегия борьбы с этим?
Какую бы стратегию мы ни избрали, я думаю, что в любом случае правильная стратегия должна признать, что подобный сговор имеет место - даже если он происходит на бессознательном уровне. Если мы сумеем признать, что сговор имеет место, то это даст нам преимущество перед теми, кто неосознанно участвует в сговоре.
Делая это, мы сможем увидеть, что мы, возможно, накладываем ограничения как на самих себя, так и на разрабатываемую нами стратегию, которые никто другой не накладывает. Это даст нам огромную стратегическую свободу
Если коалиции, которые нам нужно создать, не придётся строить вокруг целей соблюдения установленных требований, обеспечением исполнения которых никто не занимается, тогда мы сможем строить их вокруг тех показателей эффективности, которые каждый партнер по коалиции считает значимыми.
Это означает, что разговор с деловыми подразделениями сможет выйти за рамки уговоров типа «поместите все свои материалы в документную систему, иначе мы снова попросим вас поместить их туда» и перейти к теме «какая информация является наиболее важной для эффективности и продуктивности Вашей работы и управления рисками, и как нам обеспечить, что эта информация попадёт туда, где она Вам нужна, и тогда, когда Вам это нужно».
Это важно, потому что главное (что ясно практически всем, кто работает с документами в государственных органах) заключается в том, что правильная стратегия не строится вокруг исполнения требований, установленных государственными архивными службами - иначе она чаще бы работала.
Государственные архивные службы своими действиями показывают, что эффективность их нормативного регулирования не настолько важна для них, чтобы прилагать усилия к обеспечению исполнения установленных ими правил.
Руководители органов и учреждений своими действиями показывают, что эффективность исполнения «архивных» требований недостаточно важна для того, чтобы дать нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] власть и ресурсы, в которых мы нуждаемся.
Министры своими действиями показывают, что эффективность их законотворчества недостаточно важна для того, чтобы писать законы, которые были бы эффективными.
Но все они участвуют в театральном представлении, говоря о том, что они делают так, словно все это нацелено на то, чтобы быть эффективным. От всех этих игрищ страдают те, кто должен заниматься реализацией созданных требований.
Правильной является та стратегия, которая делает выбор, признающий пределы наших возможностей и признающий источники поддержки, которые действительно для нас доступны.
Основное ограничение заключается в том, что у нас нет полномочий заставлять людей делать то, чего требуют законы и нормативные акты. Полномочия приходится «брать взаймы» - и их почти никогда не дают, и такая коалиция просто не работает.
Это не наша вина.
Единственное, что мы в состоянии контролировать, - это то, что мы делаем в связи с этим, и у нас есть только два реальных выбора: первый - притвориться, что у нас есть власть, второй - признать отсутствие полномочий и действовать соответственно.
Действовать соответствующим образом означает (для меня) увидеть доступные нам источники поддержки и понять, какие действия нам необходимо предпринять, чтобы включиться в создание соответствующих коалиций.
Государственные архивные службы недоступны для нас в качестве реального источника поддержки. Они не будут принуждать подконтрольные органы и учреждения к исполнению ими же установленных требований, а без такого принуждения нет ничего, что побудило бы наших руководителей оказать нам поддержку.
Что доступно для всех нас в качестве источника поддержки, так это деловые подразделения в нашей собственной организации, у которых есть работа, которую им нужно сделать, и для которых наличие нужной информации в нужном месте в нужное время всегда является проблемой.
Стратегии, которые полагаются на тех, кто никогда не придёт [чтобы принудить к исполнению своих требований, речь идёт о государственных архивных службах – Н.Х.], и игнорируют потребности тех, которые находятся прямо рядом нами и нуждается в нашей помощи - не что иное, как глупость.
Делать вид, что такие стратегии сработают - худший вид стратегической деятельности, это форма обмана - самообмана. И заводит нас подобные стратегии примерно туда же, куда самообман обычно заводит людей
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-collusion-deception-and-what
Комментариев нет:
Отправить комментарий