четверг, 13 марта 2014 г.

ИСО: Продолжается работа над новой редакцией стандарта ISO 15489-1, часть 1


На днях рабочая группа WG13 технического подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО), отвечающая за подготовку новой редакции основного международного стандарта по управлению документами ISO 15489-1 и дополняющего его технического отчета ISO/TR 15489-2, вместе с очередной версией проекта стандарта прислала отчет о проведенной 23 января 2014 года встрече участников рабочей группы в Гааге. Этот отчет проливает свет на ход подготовки новой редакции стандарта, и приведенный ниже его пересказ, думаю, будет интересен тем, кто неравнодушен к вопросам стандартизации.

На встрече координатор рабочей группы – представитель Голландии Ханс Хофман (Hans Hofman) сообщил о проделанной работе, остановившись на основаниях для пересмотра документов, направлениях работы по пересмотру и принципах, которым следует Редакционная группа.

Был поднят вопрос о том, одобряла ли когда-либо рабочая группа WG13 эти принципы. Когда выяснилось, что такого одобрения не было, было предложено одобрить принципы на данной встрече.

Ханс Хофман проанализировал замечания и предложения, полученные по первым двум вариантам проекта стандарта, выделив следующие основные проблемы:
  • Характер стандарта – проактивный или реактивный,

  • Баланс между принципами/концепциями и вопросами их внедрения,

  • Охват всех сред (электронная, бумажная, гибридная),

  • «Самодостаточность» документа – что это означает в плане ссылок, определений и взаимосвязей с другими стандартами?

  • Структура и логика проекта,

  • Прочие вопросы аудитория, терминология, понятие экспертизы ценности, анализ рисков.
По ходу обсуждения этих вопросов рабочая группа приняла ряд резолюций:
  • Резолюция 2-WG13: Принимая во внимание быстрые изменения технологической среды, рабочая группа 13 решает, что пересмотренный стандарт ISO 15489 должен быть по своей природе упреждающим, открывая тем самым ряд возможностей для управления документами в электронной среде.

  • Резолюция 3-WG13: Рабочая группа 13 приняла решение о том, что стандарт должен быть разделен на две или более частей - на часть, содержащую высокоуровневые «принципы и понятия», и одну или несколько частей, содержащих руководства по реализации принципов в различных средах (бумажной, гибридной, электронной).

  • Резолюция 4-WG13: Принято решение об одобрении рабочей группой следующих основных принципов формирования пересмотренного стандарта:

    • Электронная среда и её влияние на документ как на статический объект;

    • Понятие документной системы (records system) и потребность в мерах контроля и управления документами, которые бы не зависели от наличия специализированного программного обеспечения для управления документами;

    • Отношение к документам как к деловому активу, связанному деловыми процессами;

    • Важность экспертизы ценности и анализа документа в контексте его создания и использования;

    • Важность управления рисками при разработке стратегий управления документами, и

    • Потребность в документных системах и правилах для документов, выходящих за рамки традиционных границ организаций, в соответствии с изменениями моделей ведения деловой деятельности.

  • Резолюция 5-WG13: Рабочая группа решила сохранить текущую структуру проекта (версия 4), согласованную на встрече в Париже (данная структура радикально отличается от структуры действующего стандарта, причём, по мнению ряда специалистов, не в лучшую сторону – Н.Х.). Вследствие разделения принципов и рекомендаций по их реализации могут потребоваться некоторые небольшие изменения в заголовках разделов.
По ходу обсуждения вопросов, поднятых в рамках обсуждения последней редакции проекта, рабочая группа приняла следующие решения:
  • Стандарт должен быть самодостаточным документом, включающим, там и в той степени, в какой это уместно, ряд понятий и рекомендаций, уже имеющихся в других стандартах (таких, как стандарт метаданных и технический отчет по анализу рабочих процессов);

  • Порядок разделов в стандарте не должен рассматриваться как отражающий их важность (какие бы заявления такого рода ни делались, однако первые по порядку разделы всегда рассматривались и будут рассматриваться как более значимые – Н.Х.)

  • Желательно, чтобы структура разделов по реализации принципов соответствовала структуре первой части, описывающей высокоуровневые принципы и понятия.
Далее Редакционная группа прошла по тексту проекта и рассказала о поступивших замечаниях и принятых по ним решениях.

Разделы «Введение» и «Область применения». Здесь основными были следующие вопросы:
  • Во Ведении нужно подробнее сказать о том, какую отдачу можно получить при следовании стандарту,

  • Текст слишком длинный, его нужно сделать более информационно плотным и нацеленным,

  • Нужно сказать о целевой аудитории.
По итогам обсуждения члены рабочей группы пришли к согласию о том, что стандарт должен содержать ключевые профессиональные знания для профессионалов в области управления документами. В этом плане он может представлять интерес и для специалистов других профессий (юристов, ИТ) – но не хотелось бы как-то ограничивать его потенциальную аудиторию. Было отмечено, что в некоторых стандартах не оговаривается их аудитория. Участники встречи согласились, что в данном случае состав аудитории будет самоочевиден, и что можно избежать потенциальных ограничений на аудиторию, если этот вопрос не поднимать. В итоге об аудитории стандарта в разделе «Область применения» решено не говорить.

Мой комментарий: С моей точки зрения, это более чем странная позиция. Читать стандарты может кто угодно, а указание на аудиторию иногда позволяет понять, что и кому авторы хотели сказать. Например, стандарты системы менеджмента документов серии ISO 30300 в первую очередь адресованы высшему руководству организаций, а также лицам, отвечающим за внедрение этой системы менеджмента из числа специалистов в области управления рисками, аудита, управления документами, ИТ и информационной безопасности (они перечислены именно в таком порядке).

Разделы «Нормативные ссылки» и «термины и определения». В замечаниях поднимались следующие основные вопросы:
  • Добавление ссылок на стандарты ISO 16175 (требования к электронным системам управления документами), ISO 27001 (система менеджмента информационной безопасности);

  • Дублирование терминов и определений из терминологического стандарта системы менеджмента документов ISO 30300;

  • Более четкое определение деловой прикладной программной системы (business application software system),

  • Метаданные – дать ссылку на стандарта ISO 23081 либо сохранить в стандарте раздел о метаданных.
По итогам обсуждения участники пришли к согласию о том, что можно продублировать нужные термины и определения из ISO 30300. Поскольку в нормативные ссылки положено включать только те стандарты, без которых невозможно выполнить требования данного документа (а таких вроде бы нет), решено это раздел оставить пустым. Ссылки же на взаимосвязанные стандарты можно поместить в раздел «Библиография».

Связанные с метаданными вопросы должны – как было решено ранее – рассматриваться по ходу документа. Ссылка на ISO 23081 будет включена в Библиографию.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/iso-15489-1-2.html )

Источник: сайт ИСО

Комментариев нет:

Отправить комментарий