понедельник, 31 марта 2014 г.

Новая Зеландия: Подготовлен новый стандарт управления документами, обязательный для организаций государственного сектора


Архивы Новой Зеландии рады объявить о выпуске нового обязательного стандарта (я уже писала о его разработке, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_674.html и http://rusrim.blogspot.ru/2013/10/blog-post_6028.html - Н.Х.)

Он называется «Стандарт управления документами для государственного сектора Новой Зеландии» (Records Management Standard for the New Zealand Public Sector). Главный Архивист страны выпустил данный стандарт в соответствии со ст.27 Закона о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005,), сделав его обязательным для всех государственных учреждений (за исключением школ) и для местных органов власти.

Документ объёмом 32 страницы доступен по адресу: http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_management_standard_for_the_new_zealand_public_sector_-_pre-publication_version_march_2014.pdf 

Стандарт вводится в действие с 1 июля 2014 года. С этого момента он заменит четыре ныне действующих обязательных стандарта по управлению документами:
  • Стандарт по созданию и ведению документов (Create and Maintain Standard):

  • Стандарт окончательного решения судьбы документов по истечении сроков хранения - уничтожения либо передачи на архивное хранение (Disposal Standard),

  • Стандарт метаданных, используемых при электронном управлении документами (Electronic Recordkeeping Metadata Standard); и

  • Стандарт хранения документов (Storage Standard).
До 1 июля действующие стандарты остаются в силе.

Содержание и формат нового стандарта

«Стандарт управления документами для государственного сектора Новой Зеландии» представляет собой документ, объединяющий четыре ныне действующих стандарта. Мы считаем, что единый ресурс будет проще использовать, чем четыре отдельных документа. Мы также изложили его материал простым английским языком с тем, чтобы он был проще для понимания – по нашему мнению, это в конечном итоге усилит его воздействие.

Чтобы в новом стандарте было проще ориентироваться, он был структурирован так же, как и существующие стандарты - конкретные требования собраны вместе в привязке к соответствующим высокоуровневым принципам. Мы считаем подобную структуру интуитивно понятной и хорошо работающей.

Изменения в требованиях

Требования не слишком изменились. Итоги проведенного в конце 2012 году опроса государственных учреждений, местных органов власти и других заинтересованных сторон показали, что содержание действующих стандартов практически не требует корректировок. Поэтому новых требований мы не добавляли, зато удалили несколько существующих, которые касаются:
  • Соответствия (mapping) схемы метаданных государственного органа выпущенным Архивами Новой Зеландии Техническим спецификациям делопроизводческих метаданных (Technical Specifications for recordkeeping metadata, требование 5 в Стандарте метаданных);

  • Расширения схемы метаданных государственного органа с целью удовлетворения специфических требований (требование 10 в Стандарте метаданных), и

  • Хранения имеющих долговременную ценность неактивных документов и/или архивных документов (требования 26-30 в Стандарте хранения).
Версия перед официальной публикацией

Мы выкладываем предварительную версию нового стандарта с тем, чтобы дать государственным учреждениям и местным органам власти как можно больше времени для ознакомления с его требованиями до его вступления в силу с 1 июля этого года.

Официальное представление стандарта состоится в конце апреля или в начале мая, после чего опубликуем его окончательный текст. Мы можем внести незначительные изменения в форматирование и структуру документа.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/our-projects-and-work/review-mandatory-recordkeeping-standards

Комментариев нет:

Отправить комментарий