понедельник, 17 марта 2014 г.

Опубликован новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», часть 1


Итак, с 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с которым нам, скорее всего, придётся прожить довольно долго.

Текст нового стандарта доступен по адресу http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[Дополнение от 21.04.2014: Устаревшая гиперссылка заменена на новую]

Что в идеале хотелось бы получить в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Я бы выделила следующие моменты:
  • Удаление устаревших и неиспользуемых терминов, в первую очередь, относящихся к забытым уже технологиям;

  • Пополнение профессионального словаря терминами, отражающими новые виды деятельности, новые идеи, концепции и технологии;

  • Пересмотр определений тех терминов, которые применимы к документам и информации вне зависимости от используемых технологий и вида носителя – в первую очередь с тем, чтобы убрать ориентацию этих определений на какие-то отдельные технологии.
Не стоит забывать и о том, что на фоне других стран российская отраслевая терминология выглядит, прямо скажем, убого – сравните 140 терминов в ГОСТ Р 51141-98 и более 2 тысяч терминов в глоссарии Общества американских архивистов.

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление – видны робкие попытки движения вперед, но, - именно в силу их недостаточной энергичности, - документ в целом откатывается назад, не успевая за стремительными изменениями как в отрасли, так и в «большом» мире.

Итоги работы над новым стандартом чем-то напоминают мне сцену, которую я уже несколько раз наблюдала в реальной жизни: Женщина прожила долгую жизнь, стала бабушкой и прабабушкой, и за это время «обросла» множеством вещей, которые захламляют её квартиру. Какие-то из этих вещей ценные и нужные, какие-то – не очень, что-то дорого как память, а о некоторых даже сложно вспомнить, откуда они взялись и для чего когда-то использовались. К бабушке на выходные приезжает внук (сам уже не юноша) и уговаривает её избавиться хотя бы от части барахла. После долгих споров и уговоров на помойку отправляется разношёрстная коллекция предметов, котрой бы мог позавидовать местный краеведческий музей, но вот от предложения купить или принять в подарок современную технику бабушка отказывается наотрез. Соглашается лишь на новый телефонный аппарат с большими кнопками и громким звонком – и знать не хочет никаких смартфонов, планшетов и Интернетов…

Так и здесь. Авторы действительно почистили стандарт от ряда терминов, которые практически уже не используются ни в живом общении, ни в профессиональной литературе (при этом чисто по-нашему вместе с водой выплескивая иногда и «младенца»). А вот с пополнением словаря и с пересмотром морально устаревших определений получилось как-то не очень.

Чтобы не быть голословной, приведу некоторые факты и цифры. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов. Первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174.

Что ушло

Из стандарта исчезло 39 терминов – большинство вполне заслуженно, но, думаю, исключение некоторых терминов вызовет у специалистов вопросы. Вот их список:
  • архивная опись
  • беловой документ
  • ведомственное хранение архивных документов
  • вид письменного документа
  • видеограмма документа
  • внешние признаки документа
  • внутренний документ
  • входящий документ; поступивший документ
  • государственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
  • государственное хранение архивных документов
  • документ личного происхождения
  • документ на машинном носителе
  • доступ к архивным документам
  • дублетный документ
  • заголовок официального документа
  • запретная дата документа
  • зона унифицированной формы документа
  • иконографический документ
  • исходящий документ; отправляемый документ
  • карточка (архивного) фонда
  • машинописный документ
  • межархивный справочник
  • наименование документа
  • негосударственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
  • ограничительный срок секретного хранения архивных документов
  • организационно-распорядительный документ
  • организация работы с документами
  • переменная часть реквизита документа
  • постоянная часть реквизита документа
  • правила документирования
  • рукописный документ
  • служебное поле унифицированной формы документа
  • служебный документ
  • срок исполнения документа
  • унифицированная система документации; УСД
  • формуляр-образец документа
  • хранение архивных документов
  • ценность архивного документа
  • черновой документ
Что появилось нового

Всего появился 71 термин, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9 ранее отсутствовавших терминов:
  • владелец архивных документов
  • временное хранение документов
  • государственный архив
  • документ Архивного фонда Российской Федерации
  • муниципальный архив
  • особо ценный документ
  • пользователь архивными документами
  • уникальный документ
  • упорядочение архивных документов
При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один термин из закона, который авторы не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), и такое решение вполне понятно – это «документы по личному составу», которые Росархив так мечтает поскорее уничтожить, наплевав на возможные последствия для будущих пенсионеров.

Нужно также отметить, что авторам, ни пользователям стандарта не позавидуешь в плане определений. Ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону) – примером служит определение «архивного документа». Мне кажется, что, во избежание проблем в случае судебных разбирательств, следовало бы обязательно приводить (при наличии, со ссылками) определения из законодательства – параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Каким бы плохими они ни были, суд будет описаться именно на определения, данные в законе – и их надо знать.

Стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Это следующие 8 терминов:
  • аутентичность (электронного документа)
  • достоверность (электронного документа)
  • доступ к документу
  • конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
  • метаданные
  • миграция (электронных документов)
  • пригодность для использования (электронного документа)
  • целостность (электронного документа)
Жаль, что авторы нового терминологического ГОСТа прочитали, но не поняли ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь коллеги из ВНИИДАД игнорируют самую ценную особенность этого стандарта - то, что он технологически-нейтрален и в равной степени применим как к электронным, так и к традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов…

Ещё обиднее то, что из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 можно было взять ряд куда более современных и признанных международным сообществом определений ключевых терминов (таких, как «документ») – но, наверное, от данного коллектива этого трудно было ожидать.

Из прочих новых терминов где-то десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду; однако куда больше среди нововведений реликтов бумажного прошлого – иногда кажется, что авторы не понимают разницы между терминологическим стандартом и перечнем традиционных типовых реквизитов или же учетных форм. Вот их список:
  • адресат
  • альбом унифицированных форм документов
  • архивный шифр
  • вид документа
  • видеодокумент
  • включение документа в СЭД
  • выписка из документа
  • государственный регистрационный номер документа
  • документальная выставка
  • документопоток
  • каталогизация архивных документов
  • консервация архивного документа
  • критерии экспертизы ценности документов
  • лист согласования (визирования) документа
  • лист-заверитель дела
  • место составления (издания) документа
  • научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
  • обзор архивного фонда
  • ограничение доступа к архивным документам
  • оперативное хранение документов
  • описание архивных документов
  • описательная статья архивного справочника
  • опись дел структурного подразделения
  • опись дел, документов
  • организация пользования архивными документами
  • отметка о заверении копии
  • отметка о наличии приложения
  • отметка о поступлении документа
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  • официальное опубликование документа
  • первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
  • печать
  • плотность документопотока
  • подписание (документа)
  • пользование архивными документами
  • предварительное рассмотрение документов
  • признаки заведения дела
  • регистрационно-учетная форма
  • служба делопроизводства
  • собственник архивных документов
  • согласование документа; визирование
  • средства документирования
  • срок хранения документов
  • топографический указатель
  • уничтожение документов
  • управление документами
  • утверждение документа
  • хранение документов
  • электронная копия документа
  • электронная подпись
  • электронное дело
  • электронный документ
  • электронный документооборот
  • юридическая значимость документа
Вывод отсюда следует достаточно печальный: если лишь треть новых терминов пришла из настоящего/будущего, и две трети – из прошлого, то стандарт буквально сделал «шаг вперед и два шага назад» :)

Размножение делением

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи.
  • Вместо статьи «1 делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи «1 делопроизводство» и «2 документационное обеспечение (управления), ДОУ»;

  • Вместо статьи «3 документ; документированная информация» появились статьи «7 документ» и «11 документированная информация»
Самое неприятное заключается в том, что из-за того, что кто-то потешил своё научное «эго», у других людей могут возникнуть проблемы в ходе судебных споров, поскольку адвокаты и судьи начнут играть на этих различиях.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/708-2013-2.html )

Источник: сайт ФГУП «Стандартинформ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PRIKAZ&orderByDirection=A&lpage=87&MaterialID=262186

20 комментариев:

  1. Интересный получился ГОСТ, прям "Добро пожаловать в прошлое", термины терминами, но все же нужно их как-то унифицировать, в том числе (и в первую очередь!) с законодательством!

    ОтветитьУдалить
  2. и как теперь ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" без определения

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Гост 2003, насколько известно, в этом году должен быть переработан. Посмотрим, что из этого получится.

      Удалить
  3. кстати п. 90 содержит что есть такие организационно-распорядительные документы :)

    ОтветитьУдалить
  4. Насчет законодательства, которое устанавливает не термины, а понятия (чувствуете разницу) всё же осторожнее :) Сегодня одни депутаты с их мировоззрением, т.е. понятием, а завтра - другие :)

    ОтветитьУдалить
  5. Наталья, скажите, пожалуйста, как применять данный ГОСТ, если стоит запрет на его распространение и тиражирование? А на сайте Росстандарта тексты ГОСТов выкладываются для ознакомления в течении всего одного года. И еще хочется узнать Ваше мнение, почему ГОСТ введен в действие, а Росархив об этом молчит?

    ОтветитьУдалить
  6. ГОСТы (как и стандарты большинства стран и международных организаций, включая ИСО) являются коммерческими продуктами, и легальные пользователи должны их покупать - именно в этом смысл запрета на тиражирование. То, что ГОСТы не являются нормативными документами, делает такой подход приемлемым с точки зрения права. Выкладывание новых ГОСТов на сайте - это серьёзная уступка со стороны Росстандарта (в большинстве стран мира ничего подобного нет), добытая заинтересованными сторонами в длившейся несколько лет борьбе.

    У нас плохо налажено информирование профессиональных сообществ о выходе стандартов, которые могли бы представлять для них интерес. Информация на сайте Росстандарта выкладывается, она появляется и справочно-правовых системах, но её приходится отыскиавать самостоятельно. Что касается Росархива и ВНИИДАД, то, как я понимаю, у них сейчас нет ни кадров, ни финансирования, ни какой-либо иной заинтересованности в том, чтобы проводить подобный мониторинг и вообще продвигать новые стандарты. Даже подготовленный ВНИИДАД очень неплохой ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 всё ещё малоизвестен и плохо используется нашими специалистами...

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. А как же быть, например, в такой ситуации: моя организация разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству и в первом ее разделе ссылается на нормативные правовые документы и другие документы, положения которых, были учтены при разработке данной инструкции. Если в этом разделе сослаться на ГОСТ 7.0.8 -2013, то получается что я нарушу Гражданский кодекс в части авторских прав?

      Удалить
    2. В плане авторских прав стандарт ничем не отличается от любой иной публикации, так что ссылайтесь на здоровье! :) Ссылка – это не тиражирование. При желании Вы даже можете объявить стандарт обязательным для сотрудников Вашей организации

      Удалить
    3. Спасибо большое!

      Удалить
  7. А "документы по личному составу" чем-то заменить предлагается (будет предлагаться)?

    ОтветитьУдалить
  8. Это термина не было и старой версии стандарта, но определен в законе "Об архивном деле" (п.3 ст.3). :)

    ОтветитьУдалить
  9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 пока еще используем?:)

    ОтветитьУдалить
  10. Конечно. Он действующий. В ISO сейчас идет работа над новой редакцией, но думаю, что она завершится года через два. На перевод и принятие российского стандарта также потребуется года два. :)

    ОтветитьУдалить
  11. Добрый вечер! В ГОСТе 7.0.8.-2013 архив=архивохранилищу - организация или структурное подразделение организации. Каким же термином теперь назвать помещение для хранения документов, когда в штате организации нет отдельного "Архива", а есть некие комнаты, оборудованные стеллажами и сотрудники (специалисты, числящиеся в канцелярии), которые занимаются,в силу своей ДИ, работой с архивным документом? Спасибо.

    ОтветитьУдалить
  12. И как быть с понятием "условная единица хранения"? (осталось только в Основных правилах 2002)

    ОтветитьУдалить
  13. Помещение я бы назвала "отделом по обработке и хранению документов" :) Есть, кстати говоря, одна существенная деталь: как только произносится слово "архив", приходится выполнять довольно жесткие требования по обеспечению пожарной безопасности этого помещения.

    То, что какое-то определение "выпало" - не катастрофа. У нас очень многие понятия толком не определены, и ничего... :)

    ОтветитьУдалить
  14. Как правильно выполнять нумерацию журнала прошитого из листов формата А4 вместе с титульным и последним листом ? Допускается ли начало журнальной таблицы на обратной стороне титульного листа в таком случае ? Нужна ли нумерация титульного листа в этом случае ? В каком месте листа, с какой стороны листа и чем (ручка, карандаш) правильно ставить номер листа. Желательно ответ со ссылкой на нормативку если ей регулируется какойто из этих вопросов.

    ОтветитьУдалить
  15. @Анонимный: Свой ответ я выложила в виде отдельного поста, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_99.html

    ОтветитьУдалить