пятница, 7 марта 2014 г.

Франция: Журнал Archimag создал базу данных установленных законодательством сроков хранения документов


Заметка редактора журнала Archimag Клеманс Жост (Clémence Jost) была опубликована на сайте издания 11 февраля 2014 года.

Журнал Archimag, – наиболее уважаемое издание для профессионалов в области управления информацией, -  создал эксклюзивную специализированную базу данных, содержащую установленные законодательством сроки хранения документов. Этот надёжный, регулярно актуализируемый инструмент будет служить справочным пособием для специалистов в области управления документами и архивного дела.

Хотя слово «архивист» редко рифмуется о словом «юрист», никто не может игнорировать правило: соблюдение законодательно-нормативных требований является ключевым вопросом при накоплении информации, независимо от сферы деятельности тех, кто этим занимается. Однако ориентироваться среди тысяч сроков хранения документов, установленных законами и нормативными актами - задача зачастую очень трудоемкая и чреватая ошибками, поскольку эти сроки могут быть в любое время изменены.

Как продолжение своих бумажных руководств, посвященных вопросам архивации, управления документами и исполнения законодательно-нормативных требований (см.  http://www.archimag.com/boutique/guides-pratiques/guide-pratique-archivage-records-management-et-conformit%C3%A9-les-dur%C3%A9es-de-co ), которые служат точкой отсчета по вопросам информационного права, журнал Archimag создал доступную онлайн платную базу данных, содержащую сроки хранения документов (см. http://www.archimag.com/boutique/base-de-donn%C3%A9es-des-dur%C3%A9es-de-conservation-des-documents ) . Эта платформа, созданная в партнерстве с юридической фирмой Lexing-Alain Bensoussan, специализирующейся в области информационного права и передовых технологий, является для архивистов кладезем правовой информации.

Интерфейс базы данных (из презентации http://www.archimag.com//sites/default/files/bandeaux/Exemple%20de%20navigation%20BDD.pdf )

Связь с национальным правовым порталом Legifrance

Эта база данных является надёжным онлайн-справочником по срокам хранения и охватывает все создаваемые организацией документы по 12 направлениям деятельности, включая организационно-распорядительные документы, документы бухгалтерского учета и по страхованию, банковские и кадровые документы, документы по охране здоровья и даже документы, касающиеся применения химических веществ.

Приводимый для каждого вида документов срок хранения сопровождается ссылкой на текст соответствующего правового акта, который можно посмотреть онлайн на правовом портале Legifrance ( http://www.legifrance.gouv.fr/ ). Сроки хранения сопровождаются существенно обогащающими ресурс многочисленными советами и комментариями. Поддерживается удобное сохранение результатов поиска в формате PDF.

Интуитивно понятный поиск по ключевым словам

Почти мгновенный поиск по базе данных обеспечивает архивистам экономию времени и качество их работы, что подтверждает Амандин Ратинье (Amandine Ratigner), руководитель научно-исследовательской группы компании Serda: «Благодаря этой базе, мне не нужно самой отслеживать изменения установленных законами и нормативными правовыми актами сроков хранения для различных организаций, с которыми я взаимодействую», - поясняет она. «Эксперты-юристы актуализируют эти сведения по каждому типу документов, упомянутому в базе данных».

Полезность данного инструмента увеличивается благодаря эргономичности программной платформы, которая интуитивно понятна и проста в использовании: «Выявление упоминаний о документе данного типа в различных разделах бумажных перечней с указанием сроков хранения, ранее отнимало безумное время», - продолжает Фраиз Марин (Fraiz Marine), ещё один сотрудником Serda. «База данных позволяет мне отыскать нужную мне информацию по ключевому слову в один клик».

Клеманс Жост (Clémence Jost)

Мой комментарий: Аналогичный инструмент (конечно, попроще) несколько лет тому назад за считанные дни был создан на сайте компании Делис-Архив – с ним и сейчас можно поэкспериментировать здесь: http://www.archiv.ru/useful_information/calculators/sroki_hraneniya_dokumentov/ .

В течение нескольких лет в планах ВНИИДАД тоже числилось создание такой базы данных, - но, как говорится. «не шмогла» :)

А ведь такого рода инструмент, в принципе, способен приносить прибыль. Подписная цена на французскую базу даже с учетом 50% скидки для первых пользователей начинается от 240 евро в год.

Источник: сайт журнала «Archimag»
http://www.archimag.com/article/Archivage-conformit%C3%A9-juridique-Archimag-lance-base-de-donn%C3%A9es-dur%C3%A9es-l%C3%A9gales-conservation-documents

Комментариев нет:

Отправить комментарий