среда, 11 апреля 2012 г.

Международный совет архивов: Новости из Брисбена - 3

На сайте Международного совета архивов ( http://www.ica.org ) в преддверии очередного конгресса, который пройдёт с 20 по 24 августа в австралийском городе Брисбене (Brisbane), публикуется серия материалов из жизни австралийских архивистов. Предлагаю Вашему вниманию одиннадцатую статью серии, выложенную на сайте 4 апреля 2012 года, подготовленную Эллисон Хантер (Allison Hunter) из Управления государственных документов австралийского штата Виктория.

Хотела бы я передать Вам привет из солнечного Мельбурна, но, к сожалению, сейчас здесь облачно. Может быть, попозже солнце ещё покажется :)

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) является уполномоченным органом по государственным архивам и делопроизводству. Меня зовут Эллисон Хантер, и я являюсь членом группы по стандартам и политике (которая входит в секции PROV по оказанию государственных услуг). Мы помогаем государственным органам внедрять передовой опыт управления документами, разрабатывая принципы, требования, рекомендации и руководства по конкретным аспектам делопроизводства.

Недавно Управление завершило крупный проект по обновлению стандартов управления документами. Стандарты выпуска 1997 года, возраст которых перевалил за десятилетие, уже не удовлетворяли потребностям государственных органов штата Виктория и не соответствовали наилучшей практике управления документами. Времена изменились, и государственные органы стали требовать от стандартов большего, чем расплывчатые «родительские» наставления о том, к чему следует стремиться.

В рамках проекта разработки стандартов управления документами был подготовлен набор документов, касающихся семи функций управления документами:
1. Стратегическое управление,
2. Оперативное управление,
3. Захват (включая создание),
4. Контроль,
5. Хранение,
6. Обеспечение доступа, и
7. Уничтожение или передача.

В состав набора входят документы следующих типов: стандарты, спецификации, руководства и информационные бюллетени. Каждый из этих типов документов предназначен для решения специфических задач.

Стандарты адресованы руководству. В них упор сделан на выделение высокоуровневых принципов, описание того, что в этих принципах имеется в виду, и указание ряда преимуществ, которые могут быть достигнуты благодаря реализации каждого из принципов.

Спецификации адресованы тем, кому нужно планировать программы работ и выполнять их. В спецификациях сформулированы измеримые требования, исполнение которых необходимо для реализации на практике каждого из принципов соответствующего стандарта, а также приводятся примеры доказательств, при помощи которых государственные органы могут доказать соблюдение ими каждого из принципов.

Стандарты и спецификации являются обязательными для государственных органов штата Виктория.

Руководства адресованы тем, кто должен выполнять работу. Их можно разделить на два вида: руководства первого вида описывают процесс от начала до завершения и порядок мониторинга; руководства второго вида содержат обзор различных методов и подходов к выполнению определенной задачи и обоснования возможности их использования. Руководства – это документы, говорящие «как это сделать» и содержащие сведения о том, как могут быть выполнены наборы требований и как могут быть разработаны соответствующие продукты и программы.

Информационные бюллетени – намного менее объёмные документы, рассчитанные на две основные аудитории: на тех, кто ничего не знает об управлении документами и кому нужно напоминать об их обязанностях; а также на тех, кто имеет большой опыт управления документами, но кому полезно напомнить о процессах, предусмотренных Управлением.

Как руководства, так и бюллетени не являются обязательными для государственных органов штата.

Специалисты по управлению документами – большие энтузиасты, когда речь заходит о специфике документов и о том, как наилучшим образом управлять ими. Представители различных государственных органов совместно работали над тем, чтобы выбрать по итогам обсуждения наиболее практичные способы решения задач, подобрать наиболее полезные определения терминов и оценить, будут ли описанные в стандартах и спецификациях различные концепции, методы и подходы работать в их организациях. Проект разработки стандартов управления документами никогда не был бы успешным без активной поддержки и участия представителей наших клиентов из числа государственных органов.

Теперь, когда проект закончен, началась работа по внедрению стандартов. Первоначально акцент был сделан на внедрение процессов пересмотра и корректировки стандартов и сопровождающих их документов в рамках текущей деловой деятельности. Нашей целью является обеспечить непрерывное совершенствование стандартов и спецификаций, с тем, чтобы они оставались актуальными и полезными для наших клиентов – государственных органов. Проблема теперь заключается в том, чтобы поддерживать интерес к проекту и набранный им «разгон» по мере того, как другие проекты начнут оттягивать внимание специалистов на себя.

Эллисон Хантер (Allison Hunter)
старший специалист отдела стандартов и политики PROV,
секретарь отделения Австралазийской ассоциации специалистов по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA) в штате Виктория

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/12794/news-from-brisbane/news-from-brisbane-11.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий