Франция: Компания Locarchives опубликовала «белую книгу» по надёжной оцифровке и последующему уничтожению оригиналов

Данная новость была опубликована 11 сентября 2017 года на сайте французской компании Locarchives (см. https://locarchives.fr/ ), оказывающей услуги по налаживанию делопроизводства и архивного дела, а также услуги доверенного хранилища третьей стороны, удовлетворяющего достаточно строгим национальным требованиям в отношении систем, которые могут использоваться для хранения юридически значимых электронных документов.

Процессы перехода деловой деятельности на электронные технологии подталкивают компании к глубокой реорганизации своих систем управления документами. Контракты, счета-фактуры, переписка, кадровые досье ... организация этих тысяч входящих и исходящих потоков представляет собой реальную проблему, когда нужно сбалансировать эффективность, рентабельности и риски.

В контексте массового перехода на электронные технологии, надёжная юридически-значимая оцифровка (numérisation fidèle) открывает новые перспективы. Но возможно ли при этом систематическое уничтожение оцифрованных бумажных оригиналов без каких-либо оговорок?

Цель опубликованного компанией Locarchives аналитического отчета («белой книги») под названием «надёжная оцифровка и уничтожение оригиналов» (Numérisation fidèle et destruction des originaux) – снабдить принимающие решения лица ясной сводной информацией об эволюции законодательно-нормативной базы в том, что касается верных, надежных копий (copie fiable) и надёжной оцифровки, с тем, чтобы те могли принимать обоснованные решения об уничтожении либо дальнейшем хранении бумажных оригиналов и организовывать «гибридное» управление своими документами.

Отчет объёмом 32 страницы можно получить бесплатно, заполнив форму (для этого нужно нажать кнопку Télécharger) по адресу https://locarchives.fr/ressources/livre-blanc-numerisation-fidele-et-destruction-des-originaux/ .

Структура аналитического отчета отражает три основных вопроса, которые в нём рассматриваются:

1. Что такое «оригинал», «верная копия»?

Данный аналитический отчет включает материалы, помогающие лучше понять, что это такое с законодательно-нормативной точки зрения. Показывается, в какой степени теперь можно уничтожать бумажные оригиналы благодаря появлению нового стандарта NF Z 42-026. Мы подробно рассматриваем поворотную точку, отмеченную этим новым стандартом, ясно объясняя масштабы происходящих изменений.

Мой комментарий: Речь идёт о французском национальном стандарте NF Z 42-026  «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, https://www.boutique.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/article/874692/fa187367 , май 2017 года). О нём см. также посты: https://rusrim.blogspot.ru/2017/06/nf-z-42-026.html , http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/nf-z-42-026.html и https://rusrim.blogspot.ru/2017/09/blog-post_14.html .

2. Можно ли уже сегодня на практике уничтожать бумажные оригиналы?

В отчете показано, что в результате эволюции законодательства появилась возможность принимать решения об уничтожении оригиналов, но при определенных условиях. Мы разъясняем стратегии реализации данного подхода таким образом, чтобы оптимизировать управление документами, одновременно контролируя риски. В частности, в «белой книге» на основе примеров из практики, охватывающих большинство вариантов оцифровки, с которыми сталкиваются организации и учреждения, объясняется, как правильно организовать надёжную оцифровку.

3. Что, как и почему следует делать в процессе оцифровки?

В отчете мы показываем, что для эффективного перехода на электронные технологии и для их масштабирования с целью удовлетворения растущих потребностей организации часто требуется консультационная поддержка. Мы объясняем, как использование аутсорсинга и услуг внешних поставщиков позволяет внедрять современные электронные технологии на основе реалистичного работоспособного видения, что обеспечивает организациям дополнительную гибкость в их деятельности.

Наконец, «белая книга» содержит ряд рекомендаций по выбору надежного партнера, оказывающего консультационную поддержку и способного решать все стоящие перед организацией проблемы в области управления документами.

Мой комментарий: Основная мысль, которая проводится в отчете, заключается в следующем. Законодательство прямо не запрещает (но и прямо не авторизует) уничтожение бумажных оригиналов после их оцифровки, а владелец документов при этом берет на себя все риски. В результате решение о замещающей оцифровке в каждом случае приходится принимать отдельно, с учетом всех обстоятельств. В любом случае огромное значение имеет проведение оцифровки и организация последующего хранения электронных копий в соответствии с французскими национальными стандартами, и только в этом случае можно будет рассчитывать на презумпцию верности и аутентичности электронных копий в случае судебных споров или расследований.

Ну а поскольку анализ рисков и обеспечение соответствия существующим требованиям – дело сложное, читателю недвусмысленно намекают на то, что дешевле будет потратиться на услуги внешних консультантов (нетрудно догадаться, кого именно лучше пригласить) :)

Источник: сайт компании Locarchives
https://locarchives.fr/actualites/livre-blanc-numerisation-fidele-et-destruction-des-originaux/