Австралия: Стратегии управления документами в случае коллективной работы нескольких государственных органов

Заметка Эммы Харрис (Emma Harris – на фото) была опубликована 13 ноября 2017 года на сайте архивно-документационной службы австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Государственные органы штата Новый Южный Уэльс все чаще используют инструменты для коллективной работы для ведения соответствующей государственной деятельности. Используются ли эти инструменты для разработки политик, управления проектами или комментирования предложений, - они будут создавать и хранить документы. Организациям следует разработать политики и практики для сбора и сохранения документов, необходимых им для обеспечения подотчетности за принимаемые решения и результаты сотрудничества.

Архивно-документационная служба штата (State Archives and Records NSW) недавно опубликовала ряд рекомендаций по управлению документами, созданными с применением инструментов для коллективной работы, используемых всеми государственными органами ( https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/keeping-records-created-whole-government-collaborative-tools ). И так уж совпало, что «Группа внедрения электронных технологий» (Digital Implementers Group) встречалась на прошлой неделе для того, чтобы поговорить об инструментах для коллективной работы и последствиях их применения для управления документами.

Место для всего - и всё на своем месте

Ряд участников встречи говорил - вполне в духе Мэри Поппинс - о тех способах, при помощи которых их организации поощряют пользователей думать о выполняемой ими работе и о системах и средах, в которых они это делают: для разных типов информации существуют свои места и среды.

• Пользователей поощряют к тому, чтобы вести первичную проработку проектов и продуктов и фиксировать свои первоначальные мысли в менее контролируемых информационных пространствах, таких, как личные диски и накопители.


• Сотрудничество с коллегами над проектами документов, исследования и «мозговые штурмы» внутри команды и т.д. проводятся в таких коллективно-используемых средах, как SharePoint или Google Docs. Один из участников назвал это «концептуальным» или «идейным» пространством.


• Документы, отражающие решения, результаты, утверждения и т.д. захватываются в официальную систему управления документами (например, в СЭД / ECM / EDRMS) или же в деловую систему, имеющую функциональные возможности для управления документами.

Интересно, что несколько членов группы отметили, что пользователи по-прежнему пользуются электронной почтой, когда хотят получить одобрение чего-либо. Это резонирует с наблюдением, согласно которому новые технологии коллективной работы, вместо того, чтобы «убивать» электронную почту, полагаются на неё (см. https://techcrunch.com/2016/06/28/you-cant-kill-email/ ).

Кто-то должен брать на себя лидерство

Когда речь заходит о межведомственном сотрудничестве, архивно-документационная служба рекомендует определить ответственный орган ( https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/keeping-records-created-whole-government-collaborative-tools ), обязанный обеспечить управление и сохранение в течение установленных минимальных сроков хранения основных документов, созданных в рамках проекта.

Один из членов группы рассказал о том, как это работает в случае сотрудничества с государственными органами других юрисдикций – ответственный орган берет на себя основную ответственность за ведение документации, в то время как другие органы решают, какие документы им необходимо будет сохранить для удовлетворения собственных деловых потребностей.

Не забывайте о прочих документах

Большинство членов группы сообщило, что их организации захватывают ключевые документы, фиксирующие решения и конечные продукты, забирая их из систем коллективной работы в свои документационные системы. В результате встает вопрос: что делать с остальными документами?

Это важный вопрос, который следует принять во внимание при разработке стратегии захвата документов из систем коллективной работы в EDRMS. Будь то SAP, SharePoint, Outlook или Salesforce - организациям необходимо установить правила хранения для всех данных, которые остаются в системах после экспорта основных документов. Этим нельзя пренебрегать, поскольку в противном случае проблема лишь отодвигается на более позднее время, а её решать её становится сложнее.

Лучше иметь дело со знакомым дьяволом

Как и на их предыдущей встрече ( https://futureproof.records.nsw.gov.au/microsoft-office-365-in-nsw-government-agencies-jump-in-and-start-swimming-quickly-or-try-to-achieve-recordkeeping-by-design/ ), члены группы вновь признали, что лучше пусть пользователи создают документы в известных системах (вне зависимости от ограниченности их функциональных возможностей для управления документами), чем в неизвестных и неконтролируемых внешних системах (таких, как Dropbox).

Если организации не предоставляют пользователям системы для коллективной работы, те просто найдут такие системы сами. Риски для документов возрастают, когда пользователи вместо систем организации начинают пользоваться неконтролируемыми внешними облачными решениями.

Как обычно, благодарю замечательных членов «Группы внедрения электронных технологий» за то, что они делятся своим опытом.

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/strategies-for-recordkeeping-in-collaborative-spaces/