Порядок организации централизованного хранения документов ФНС

Пока орган государственной власти, официально наделенный полномочиями по законодательно-нормативному регулированию вопросов делопроизводства и архивного хранения документов, только планирует разработать комплект современных нормативных правовых актов по данному вопросу, другие федеральные органы вынуждены самостоятельно решать возникающие проблемы.

Приказом Федеральной налоговой службы от 1 сентября 2017 года № ММВ-7-10/707@ утвержден «Порядок организации централизованного хранения документов», который вступил в силу 15 сентября 2017 года. Он заменил «Порядок организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями», утвержденный приказом ФНС России от 28 июля 2014 года, № ММВ-7-2/389@ (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/blog-post_71.html ).

Отмечу, что даже состав терминов, которые установлены Порядком, показывает, что ФНС пытается перевести хранение документов на бумажных носителях на современные рельсы:

АИС «Налог-3» - Единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям

Дело - Совокупность документов в отношении одного юридического лица, организации, индивидуального предпринимателя или физического лица

Комплект - Совокупность документов одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ и года образования документов

Примечание: Приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения».

Упрощенная технология учета архивных документов АИС «Налог-3» - Технология хранения АИС «Налог-3», позволяющая в качестве объектов хранения учитывать совокупности документов (дела, комплекты) без учета и регистрации отдельных документов дела, комплекта

Централизованному хранению подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности владельца объектов хранения (п.2.4):

• Документы прекращенных юридических лиц, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей;


• Документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;


• Иные документы, за исключением прошедших централизованную обработку и ранее переданных на централизованное хранение и учтенных в ИС ЦОХД
  
  Для справки: ИС ЦОХД - Типовой масштабируемый программный комплекс, обеспечивающий планирование, учет, контроль и выполнение технологических процессов центра обработки и хранения документов (ЦОХД) (см.: Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@ «Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности»)

Срок централизованного хранения определяется в соответствии с «Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (п.2.5).

Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (п.2.6).

Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД (п.2.8).

В целях обеспечения положений Порядка используется следующее программное обеспечение (п.2.10):

• В налоговых органах - АИС «Налог-3»;


• В Филиале ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России - АИС3 «Налог-ЦОД».

Единицей хранения является совокупность документов (комплект, дело), размещенных в архивной таре (п.2.11).

По решению владельца объектов хранения в дела комплектуются следующие виды документов (п.2.11.1):

• Документы прекращенного юридического лица, прекратившего деятельность индивидуального предпринимателя;


• Документы по учету организаций, физических лиц в налоговых органах на бумажных носителях.

Остальные документы передаются на хранение комплектами (п.2.11.2).

Налоговый орган при подготовке документов для передачи на централизованное хранение
 (п.4.2.2):

• Сортирует их по видам документов;


• Определяет сроки их хранения и сортирует их по срокам хранения;


• Группирует документы (п.2.11.1) по видам документов. Наносит на обложку дела заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП. Документы по учёту в налоговых органах организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учёта в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно;


• Группирует документы (п. 2.11.2) в комплекты в соответствии с номенклатурой дел в разрезе видов документов, сроков хранения и года их образования.

Мой комментарий: Стоит обратить внимание на то, что налоговые органы вводят новый объект хранения – комплект документов. Этого термина нет в архивной терминологии.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=279312