Конференция 2017 года секции деловых архивов Международного совета архивов: Какие проблемы будут для нас основными через 5 лет?

Статья Андерса Хоулца (Anders Houltz) была опубликована 9 октября 2017 года на сайте шведского Центра деловой истории (Center for Business History, http://naringslivshistoria.se/en/ ) в Стокгольме. Этот центр является некоммерческой ассоциацией, занимающейся сохранением и использованием материалов по истории деловых организаций и обслуживающей в качестве клиентов своих же членов. Ассоциация обеспечивает управление 7 тысячами корпоративных архивов.

Является ли «цифровая черная дыра» главной проблемой для деловых архивов? На конференции секции деловых архивов (Section on Business Archives, SBA)  Международного совета архивов (МСА) в апреле 2017 года мы попросили профессионалов архивного дела из более чем 30 стран перечислить проблемы, с которыми в ближайшем будущем столкнутся архивы коммерческих организаций. Андерс Хоулц подвел итоги опроса и назвал первую пятерку названных ими проблем.

На прошедшей в Стокгольме в апреле 2017 года конференции секции деловых архивов Международного совета архивов ( http://naringslivshistoria.se/en/cfn-news/future-role-business-archives/ ) 150 специалистов из более чем 30 стран в течение  двух дней обсуждали будущее архивов коммерческих организаций. В паузе между докладами коллег-архивистов участники конференции нашли время на участие в семинаре на тему «Какие проблемы будут для нас основными через 5 лет?».

Среди потока предложений и идей выделялись несколько тенденций. Ниже кратко описана первая пятёрка основных проблем, с которыми, по мнению коллег, через пять лет будут сталкиваться деловые архивы.

1. Решение задач по оцифровке

Всё, что не в электронной форме, «не существует», а всё электронное трудно сохранять.

Существует ожидание, что все материалы будут оцифрованы и легко доступны по нажатию кнопки.

Оцифровка архивами своих фондов, очевидно, открывает множество возможностей. В то же время это самая неотложная проблема для отрасли, у которой есть множество аспектов. Как формируются процессы и процедуры архивации изначально-электронных материалов? Как проводятся экспертиза ценности и отбор того, что следует сохранить, - или же нам, действительно, нужно сохранять всё, что есть? Остаётся нерешенным ряд технологических вопросов, и методы пока ещё не стандартизированы ни на уровне организаций, ни на национальном и международном уровнях. Способны ли мы гарантировать долговременную сохранность электронных файлов? Оцифровка также ставит вопрос о статусе аналоговых документов. Можно ли уничтожать аналоговые оригиналы после их оцифровки (сокращая тем самым расходы на хранение)?

Аутентичность и информационная ценность оригинальных [аналоговых] документов сопоставляется с экономичностью и удобством их электронных копий. Наконец, оцифровка означает фундаментальные изменения с точки зрения пользователей архива. Для новых поколений пользователей будет привычным электронный поиск информации, они будут менее склонны посещать физические архивы, искать и читать оригинальные, часто рукописные документы. Они ожидают, что нужная им информация будет доступна через Интернет. Возможности в плане прозрачности и электронного открытого доступа вступают в противоречие с потребностями в защите неприкосновенности частной жизни, прав собственности и корпоративных интересов.

2. Задача оставаться нужными

Нужно, чтобы руководство осознало, что история - это нечто большее, чем повод для организации юбилеев.

Всё ещё сложно убедить руководителей и менеджеров в том, что культурно-историческое наследие важно для будущей деловой деятельности.

Корпоративные архивы должны постоянно оправдывать своё существование и своё место в организации и в обществе. Им нужно найти аргументы в пользу ценности истории и конкретные примеры, демонстрирующие, что корпоративная история - это актив, который следует принимать во внимание.

Ряд респондентов обеспокоен тем, что в настоящее время мы переживаем волну ностальгии и интереса к прошлому, которая, когда она спадёт, будет заменена однобокой ориентацией на решение предстоящих задач. Чтобы этого избежать, архивы должны демонстрировать значение принятых в прошлом решений как для текущей ситуации, так и для сценариев будущего. Важно подчеркивать, что корпоративная социальная ответственность также включает в себя сохранение истории. Кроме того, с усилением глобализации деятельности корпораций возникает потребность в том, чтобы их архивы отражали и документировали деловую деятельность, осуществляемую во многих странах и в разных уголках мира.

Ускоряются темпы изменений в корпоративной структуре. Учитывая быструю ротацию персонала на влиятельных должностях, архивы должны быть готовы снова и снова осведомлять новые группы людей в организации о важности истории и о том, как она используется. Нужность архивов не достигается раз и навсегда, и её приходится подтверждать даже в компаниях с долгой историей. В новых же компаниях задача заключается в том, чтобы изначально обосновать необходимость сохранения документов и создания архивов. Это особенно сложная задача в изначально-электронных подразделениях и филиалах.

Директор по научной работе Центра деловой истории в Стокгольме Андерс Хоулц (Anders Houltz) провел семинар о будущих проблемах деловых архивов. Фото: Linus Sundahl-Djerf

3. Поиск финансирования

Налажена работа на профессиональной уровне, созданы музеи – по достижении какого уровня можно перестать расти?

Экономическое давление всегда будет фактором, требующим от архивистов оправдывать существование своих коллекций. В последние годы многие коллеги столкнулись с ощутимыми сокращениями штатов и финансирования, и, если мы не сможем донести до принимающих решения лиц полезность инвестиций в документирование истории, эта тенденция будет продолжаться.

Постоянно усиливающиеся требования к обеспечению экономической эффективности делают руководителей компаний склонными к сокращению штатных должностей для управления документами. Оцифровка также может уступить место аутсорсингу или же передачи ответственности за ведение архива внешним или внутренним поставщикам услуг, не имеющим профессиональной подготовки и общего понимания вопросов аутентичности, исторической достоверности и долговременной надёжности.

Еще одна экономическая проблема связана с местами хранения: площади хранения растут по мере увеличения объёма архивных документов, что означает для организации увеличение расходов. Архивы на собственной площадке уступают место внеофисным альтернатив, что приводит к ослаблению повседневной связи между управлением организацией и архивом.

4. Сохранение профессиональной компетентности

Де-профессионализация профессии становится острой проблемой, когда  «архивировать» может любой.

В мире пост-правды нас будут рассматривать как угрозу амбициям власть предержащих – и перед нами стоит задача продолжать сохранять и распространять историю. Говорить правду власти.

С проблемой финансирования тесно связан вопрос обучения, приёма на работу и поддержания квалификации штата профессиональных архивистов и/или специалистов по управлению документами. Новым поколениям архивистов потребуются многогранные, комбинированные знания и навыки для решения ключевых проблем управления культурно-историческим наследием, а также специфических вопросов, связанных как с физическими, так и с электронными архивами.

В условиях электронной среды у руководителей компаний может возникнуть соблазн передать управление документами в отделы ИТ и информационной безопасности. Некоторые из респондентов видят тенденцию игнорирования роли архивиста как эксперта, в ситуации, когда, как видится, практически вся информация доступна в электронном виде. Другие же коллеги, наоборот, видят здесь для архивистов возможность расширить свою сферу ответственности и доказать свою ценность как хранителей всего контента. Однако наиболее широко распространена обеспокоенность по поводу риска для профессиональной идентичности архивиста, когда его профессиональные обязанности дрейфуют в сторону «рассказов о былом», управления брендом и маркетинга – т.е. архивист становится поставщиком контента для отдела маркетинга.

Ключевым фактором является обучение и образование. Ряд опрошенных отметил необходимость в более совершенном, сертифицированном образовании университетского уровня и в более продвинутых курсах повышения квалификации для архивистов, - а также необходимость включения архивных вопросов в программы обучения руководителей для повышения их осведомленности об архивной работе и об управлении культурно-историческим наследием как деловым активом.

5. Сохранение доверия и уважения к профессии

Архивисты рискуют стать просто «рассказчиками историй».

Мы можем увидеть исчезновение архивного дела как самостоятельной сферы деятельности. Оно может влиться в сферу управления контентом.

Ряд коллег предвидит исчезновение в будущем архивов как самостоятельной сферы деятельности. Они боятся, что в роли поставщика «жареных фактов» для социальных сетей и других каналов информирования, архивы могут потерять авторитет, который традиционно ассоциируется с аутентичными документами, и в результате стать неактуальными. Проблема заключается в том, чтобы так реагировать на эту и последующие тенденции, чтобы сохранить целостность архивов.

Движение вперед для деловых архивов, как и для всех учреждений, занимающихся сохранением культурного наследия, предусматривает восприимчивость к изменениям и одновременно основное внимание, как и раньше, аутентичному контенту и основанному на фактах описанию истории. Если сохранить этот баланс, то архивы смогут воспринимать такие вызовы, как задача оцифровки и растущий спрос на информацию (хранилищем которой они по существу являются) – как возможности.

Андерс Хоулц (Anders Houltz)

Мой комментарий: О деловых архивах после 1991 года вспоминают редко, и это самый провальный элемент в российском архивном деле – мы по сути дела давно уже толком не сохраняем свою экономическую историю даже в разрезе предприятий-гигантов индустриальной эпохи. О сохранении истории цифровой экономики пока что смешно даже говорить… Впрочем, Россия в этом плане не особенно хуже даже развитых западных стран, где утрата экономической истории и разорение великолепных корпоративных архивов – тоже вполне обыденное явление. Правда, для тех, кому дорога история отечества, это слабое утешение :(

Шведский специалист сказал много правильных слов, однако меня тревожит следующее: он нигде не говорит о вовлечении архивов и служб управления документами в оказание активной поддержки оперативной деловой деятельности, в сотрудничество по вопросам обеспечения информационной безопасности, правовой защиты интересов организации, в деятельность по обеспечению непрерывности деловой деятельности и во многие другие востребованные современные направления деятельности. Без этого, как ни «осведомляй» высшее руководство, архивы будут оставаться затратным подразделением и, в лучшем случае, получать крохи со стола …

Источник: сайт Центра деловой истории в Стокгольме
http://naringslivshistoria.se/en/cfn-news/ica-sba-17-5-years-will-challenges/