Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 20 июня 2013 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).
Мы продолжаем обсуждать на нашем блоге вопрос об эффективном управлении электронной почтой (подборка материалов по этой теме на сайте Управления здесь: http://futureproof.records.nsw.gov.au/category/email/ ).
За последние несколько недель в Северной Америке появились две отличные, дающие пищу для размышлений публикации.
Первая из них - публикация Национальных Архивов США (NARA), предлагающая давать свои отзывы на предложенный Национальными Архивами новый метод «замкового камня» (Capstone – такой перевод тоже вполне допустим, хотя, как мне кажется, американцы имели в виду другое значение этого слова, а именно «верхушка пирамиды» - Н.Х.) управления электронной почтой, см. http://blogs.archives.gov/records-express/2013/06/06/opportunity-for-comment-capstone-email-bulletin/ (о данном методе см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.html - Н.Х.)
Солнце освещает замковый камень
(Фото: JohnGreenaway, http://flickr.com/43534697@N00/270380940 )
Вторая публикация - доклад уполномоченного по защите персональных данных канадского штата Онтарио Энн Кавукян (Ann Cavoukian) «Уничтожение подотчетности: Практика управления документами, используемая политиками. - Доклад о специальном расследовании» от 5 июня 2013 (см. http://www.ipc.on.ca/images/Findings/2013-06-05-Ministry-of-Energy.pdf ). В этом докладе д-р Кавукян показывает ключевую роль электронной почты для принятия решений на самых высоких уровнях власти, а также подчеркивает существенные риски для обеспечения подотчетности, которая могут проявиться в случае ненадлежащего управления электронной почтой.
Метод Capstone
Подход Capstone к управлению электронной почтой - это стратегический, опирающийся на анализ риска подход, в котором приоритеты в отношении сохранения и управления электронной почтой устанавливаются исходя из функциональной роли и должностных обязанностей владельца учетной записи в почтовой системе.
«Замковый камень» - архитектурный термин, означающий завершающий камень структуры. Он также означает высокую точку, или главное достижение. В плане управления электронной почтой, при использовании подхода Capstone основное внимание уделяется учетным записям ключевых представителей высшего руководства. Эти учетные записи следует регулярно «прочёсывать» (harvest) и все содержащиеся в них документы сохранять в качестве официальных деловых документов.
Метод Capstone может быть эффективной и действенной стратегий, поскольку учетные записи высшего руководства – как раз то место, где принимаются окончательные деловые решения и где исполняются наиболее значимые корпоративные обязанности. Как раз эти должностные лица могут минимальное время уделить управлению своими документами, поэтому единый стратегический подход к управлению корпоративной информацией и решениями, проходящими через эти учетные записи, способен стать стратегией, обеспечивающей существенное снижение рисков.
Национальные Архивы США в рамках метода Capstone намерены разрешить федеральным органам исполнительной власти устанавливать сроки хранения для определенных учетных записей электронной почты в целом. Национальные архивы рекомендуют государственным органам выделить те учетные записи электронной почты, которые с наибольшей вероятностью содержат имеющие длительную ценность документы, в качестве приоритетных для управления по методу Capstone. В бюллетене Национальных Архивов задается правомерный вопрос о приемлемости такого компромиссного подхода, следствием которого является потенциальный захват и сохранение личных и малоценных документов из учетных записей, управляемых по методу Capstone.
Национальные Архивы не предписывают конкретных методов управления электронными письмами в учетных записях, включенных в Capstone, но говорят о том, что, вероятно, достаточно будет использовать существующие инструменты архивации электронной почты, сами системы электронной почты или другие существующие хранилища. Что касается личных или малоценных документов, которые также могут быть захвачены, Национальные Архивы подчёркивают, что «развивающиеся технологии, такие, как автоклассификация и расширенные возможности поиска, дадут государственным органам возможность отсеять личные либо имеющие преходящую ценность электронные сообщения. При отсутствии технологического решения, государственные органы должны полагаться на политики, процедуры и обучение персонала с тем, чтобы в полной мере реализовать подход Capstone».
С нашей точки зрения, если подход Capstone поможет упростить и стандартизировать управление документами в ключевых деловых учетных записях и позволит снизить риск утраты материалов, документирующих ключевые решения, - то он, несомненно, будет заслуживать внимания. Мы с интересом будем ждать дополнительной информации и рекомендаций Национальных Архивов США, и одобряем усилия американских коллег по тестированию инновационных подходов для решения этой сложной и связанной с высоким риском задачи.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/ii_27.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия / Flickr
http://futureproof.records.nsw.gov.au/email-again-capstone-approaches-and-the-risks-of-email-deletion/
http://flickr.com/43534697@N00/270380940 (фото)
Комментариев нет:
Отправить комментарий