США: Национальные Архивы опубликовали отчет по итогам проведенной федеральными органами исполнительной власти самооценки положения дел с управлением документами в 2012 году

Статья Молли Уокер (Molly Bernhart Walker – на фото) была опубликована на сайте FierceGovernmentIT.com 5 августа 2013 года

Программы управления документами федеральных органов исполнительной власти страдают от отсутствия поддержки со стороны высшего руководства, ресурсов и финансирования, говорится в опубликованном 28 июля 2013 года ежегодном отчете Национальных Архивов США по итогам самооценки (2012 Records Management Self-Assessment Report), проведенной государственными органами.

Отчет объёмом 63 страницы доступен по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment-2012.pdf  .

Как отмечают авторы отчета, у многих государственных органов также нет ясного представления о том, что такое внутренний контроль, а среди тех, у кого меры и средства внутреннего контроля имеются, лишь немногие тестируют их с целью оценки их эффективности.

Отчет по итогам самооценки публикуется четвертый год подряд. Он показывает, соблюдают ли федеральные органы исполнительной власти законодательно-нормативные требования к управлению документами. Для этой цели используется балльная система оценки полученных ответов, и в соответствии с итоговой оценкой государственные органы распределяются по категориям низкого, умеренного или высокого риска.

В своем посте от 29 июля 2013 года специалист по информационным технологиям управления Национальных Архивов по программам современного управления документами Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) пишет: «Хотя впереди предстоит ещё большая работа, отчет за 2012 год выявил ряд позитивных тенденций в федеральных органах».

С одной стороны, больше федеральных органов попали в категорию низкого риска, и, хотя большинство ведомств пока ещё попадает в категории  умеренного и высокого риска, их оценки в целом улучшаются. (У нас бы сказали, что американские коллеги наконец-то сообразили, как правильно заполнять анкеты. Но, в конце концов, у них иной менталитет, и возможно, они всё делают абсолютно честно - Н.Х.)  Расклад в этом году получился следующий: 20% федеральных органов отнесены к категории низкого риска, 44% - к категории умеренного риска, и 36% - к категории высокого риска.

Другие улучшения, отмеченные авторами доклада, включают:

• Специалисты по управлению документами федеральных органов в большей степени вовлекаются в процессы проектирования и разработки электронных систем ещё на их ранних стадиях, и чаще привлекаются к решению возникающих у деловых подразделений вопросов, связанных с электронными документами;


• Государственные органы актуализируют и пересматривают свои политики и указания по срокам хранения документов; и


• Всё больше федеральных органов исполнительной власти используют систему Национальных Архивов «Архив электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA – это государственный электронный архив США – Н.Х.)  для обеспечения долговременного доступа к электронным документам.

«Цель самооценки положения дел с управлением документами (records management self-assessment, RMSA) – дать Национальным Архивам и самим федеральным органам объективную оценку текущего состояния программ управления документами и последствий изменений, сделанных по итогам предыдущей самооценки, а также собрать данные, которые могут быть использованы для осуществления последующих улучшений», поясняет Раванбакш в своём посте на блоге.

В отчете также содержатся и конкретные рекомендации. По мнению Национальных Архивов, высшее руководство федеральных органов должно обеспечить понимание персоналом важности эффективного управления документами и информацией и исполнения законодательно-нормативных требований и политик в этой области. Оно также должно обеспечить ресурсы, необходимые для достижения целей в области управления документами (учитывая проблемы с финансированием, с которыми сталкиваются органы федерального правительства США, эта рекомендация хотя и правильная, но трудновыполнимая – Н.Х.).

Как отмечается в отчете, персоналу служб управления документами федеральных органов исполнительной власти следует установить четко определенные осмысленные цели в плане эффективности своих программ, разработать связанные с этими целями показатели эффективности и развивать меры внутреннего контроля. Наконец, Национальные Архивы рекомендует государственным органам искать технологические решения для управления электронными документами, и взаимодействовать с Национальными Архивами и другими регуляторами в интересах достижения целей в области управления документами.

Молли Уокер (Molly Bernhart Walker)

Источник: Сайт FierceGovernment.com
http://www.fiercegovernmentit.com/story/nara-report-highlights-agencies-records-management-challenges/2013-08-05

Дополнительные материалы:

• пост Ариана Равнбакша на блоге Национальных Архивов США см. по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/2013/07/29/release-of-2012-records-management-self-assessment/


• отчеты по самооценке за все годы доступны на сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment.html