Аналитика: Сроки хранения основных видов деловых документов в странах Европы

11 июля 2013 года крупнейший поставщик услуг внеофисного хранения документов и информации компания Iron Mountain совместно с юридической фирмой «De Brauw Blackstone Westbroek» объявили о выходе в свет Руководства по срокам хранения в европейских странах (European Retention Guide), отражающего положение дел в 15 странах Европы: Австрии, Бельгии, Великобритании, Венгрии, Германии, Голландии, Дании, Ирландии, Испании, Италии, Польше, Румынии, Финляндии, Франции и Швеции.

В выпущенном по этому поводу пресс-релизе больше обращается внимание на результаты включенного в отчет анализа текущей практики хранения деловых документов в европейских странах (об этом я планирую подготовить отдельный пост). Однако, с моей точки зрения, именно подборка сведений о сроках хранения документов в различных странах и их сопоставление представляет наибольшую ценность. Это настоящий подарок тем специалистам по управлению документами, которые работают в компаниях, действующих на территории ряда стран, и которым, соответственно, приходится разрабатывать корпоративную политику обеспечения сохранности документов с учетом сильно различающихся национальных требований.

Замечу, что информация такого рода труднодоступна, а немногие занимающиеся этим вопросом консультационные фирмы берут очень хорошие деньги за свои услуги.

Пример представления в отчете сведений о сроках хранения

Нашим специалистам стоит обратить внимание на состав сведений, которые авторы отчета приводят в своих таблицах для каждого вида документов (см. рис.). Помимо вида документа и собственно срока хранения, в них указаны также момент, с которого начинается отсчет срока хранения, и нормативная ссылка – этой информации, на мой взгляд, очень не хватает в отечественных перечнях документов с указанием сроков хранения, особенно в тех из них, что претендуют на роль нормативных документов.

Отчет состоит из пяти разделов:

• Краткое руководство по управлению документами и срокам хранения,


• Хорошая практика внедрения соответствующей требования законодательства программы управления документами,


• Правовые проблемы, влияющие на управление документами,


• Сравнительный анализ сроков хранения документов в странах Европы, и


• Сроки хранения документов по странам.

Для каждой из стран кратко описаны правовые рамки использования изначально-электронных документов и электронных копий бумажных документов, и это тоже очень любопытный материал.

Документ объёмом 362 страницы можно бесплатно скачать с сайта компании Iron Mountain по адресу http://www.ironmountain.co.uk/retention-of-records (при условии предоставления сведений о себе). Там же можно скачать отдельный документ, посвященным срокам хранения документов в Великобритании.

Источник: сайт компании Iron Mountain
http://www.ironmountain.co.uk/news/2013/impr07112013.asp