Очередное исследование ассоциации AIIM: «Как победить в войне с бумагой – захватить контент и мобилизовать войска-процессы»

30 июля 2013 года на сайте Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM был выложен 33-страничный отчет «Как победить в войне с бумагой – захватить контент и мобилизовать войска-процессы» (Winning the Paper Wars – capture the content and mobilize the process troops), подготовленный на основе итогов опроса репрезентативной выборки специалистов из числа членов ассоциации.

Его можно бесплатно скачать на странице http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/Paper-Wars-2013 (при условии бесплатной регистрации на сайте).

Ассоциация AIIM разрешает свободное и бесплатное использование материалов данного отчета, прося лишь указывать происхождение этих материалов в виде "©AIIM 2013, www.aiim.org".

Опрос 562 индивидуальных членов AIIM был проведен с использованием веб-средств в период с 10 мая по 26 июня 2013 года. Приглашения принять в нём участие были разосланы репрезентативной выборке из числа 80 тысяч членов ассоциации.

Отчет подготовлен руководителем отдела рыночной аналитики AIIM (AIIM Market Intelligence Division) Дугом Майлзом (Doug Miles), имеющим более чем 25-летний опыт работы в отрасли и выпустившим ряд аналитических отчетов AIIM по различным вопросам управления контентом (см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/aiim.html ).

Во введении в отчет отмечается:

«Окупаемость безбумажных процессов может быть колоссальной: значительно улучшается время отклика и растёт производительность персонала бэк-офиса. Охват мобильных устройств процессами захвата контента обеспечивает еще более тесную интеграцию с рабочими процессами бэк-офиса. Однако, несмотря на всё это, движение по пути к безбумажным процессам очень медленное.

В данном отчете мы стремились найти причины этого вялого прогресса, оценить степень распространения «электронных канцелярий» (digital mailrooms) и захвата контента с помощью мобильных устройств, а также показать, какие безбумажные  процессы являются наиболее эффективными. Мы поможем Вам подготовить деловое обоснование для битвы с бумагой, и дадим рекомендации относительно того, как продвигать вперед деловую деятельность на всех фронтах.»

В числе основных итогов исследования названы следующие:

• У 74% респондентов имеются программы совершенствования деловой деятельности, которые выиграли бы от инициатив перехода на безбумажные технологии. Только у 24% респондентов существует специальная политика или лозунг «Выгнать бумагу из бизнеса!».


• Количество бумаги, проходящей через бизнес-процессы, уменьшается в 41% организаций. Но в 19% объёмы бумаги на самом деле растут.


• В среднем, респонденты считают, что вытеснение бумаги из процессов повышает скорость реагирования на запросы клиентов, граждан или сотрудников в четыре раза. Те, у кого больше опыта использования безбумажных процессов, сообщают о еще большем ускорении - в 4,6 раза.


• В среднем, респонденты считают, что вытеснение бумаги из процессов позволит повысить производительность соответствующего персонала на 29,7%. У более опытных организаций эта цифра увеличивается до 35,4% .


• Почти половина (47%) организаций добились лишь 5%-ого продвижения на пути  к  безбумажным процессам, а 18% организаций ещё даже не начали такую работу.


• Две трети тех, кто перешёл на использование безбумажных процессов, сообщили об окупаемости затрат на это в течение 18 месяцев. Половина опрошенных считает, что такие затраты окупаются за один финансовый год.


• Наиболее популярными безбумажными процессами являются процессы управления кадрами, кредиторской задолженностью и перепиской с клиентами, при этом 70% сообщили, что окупаемость (ROI) преобразований в управлении кредиторской и дебиторской задолженностью оценивается как «отличная» или «хорошая». Также успешно переводится в безбумажный вид процессы управления контрактами и закупками.


• В качестве вопросов, вызывающих наибольшую озабоченность у сильнее всего сопротивляющихся переходу на безбумажные технологии сотрудников деловых подразделений, юридических служб и отчасти финансовых подразделений, называются требования к наличию «физических» подписей и допустимость документов в качестве доказательств. Однако в целом даже среди юристов 37% выступают «за» и 26% «против» безбумажных процессов, в то время, как большинство руководящих структур и подразделений, отвечающих за основную деловую деятельность, широко поддерживают безбумажность.


• 31% организаций сканируют поступающие бумажные документы перед тем, как с ними работать, из них 10% использует «электронные канцелярии» (digital mailrooms) для обработки входящей корреспонденции. В то же время 26% респондентов используют в деловых процессах бумажные документы, которые позднее сканируют для целей архивации. Результаты оказались одинаковые для коммерческих организаций различного размера, при этом в Европе «электронные канцелярии»  вдвое популярнее (14%) по сравнению с Северной Америкой.


• Почти треть организаций обрабатывает электронные документы, формы и PDF-файлы отдельно от отсканированных образов документов; 20% организаций распечатывает электронные документы, включая 13% организаций, которые сначала их распечатывают, а затем заново сканируют в систему захвата.


• Что касается преимуществ безбумажных процессов, то «более качественные документы для аудита и подтверждения исполнения законодательно-нормативных требований»  для организаций важнее, чем «более быстрое реагирование и повышение производительности». Более совершенный мониторинг статуса процессов и потока процессов (workflow) также считается важным плюсом.


• 15% организаций в настоящее время используют смарт-устройства для сканирования или захвата форм – как правило, силами собственных сотрудников, чем клиентов (9%); а 22% хотели бы это делать.


• В ближайшие 12 месяцев организации предвидят существенный рост расходов на захват контента  помощью мобильных устройств. Также ожидается стабильный рост расходов на средства распознавания (OCR), управления процессами (BPM / workflow) и обработки инвойсов. Расходы на сканеры, МФУ и аутсорсинг в целом останутся на прежнем уровне, хотя расходы на аутсорсинг вне Северной Америки будут устойчиво расти.

Мой комментарий: Отчет, несомненно, содержит интересный фактический материал, однако его аналитическая составляющая оставляет всё-таки желать лучшего. Самое главное, что – традиционно для AIIM – перед организациями ставится неверный вопрос «Как это сделать в безбумажном виде?», т.е. безбумажность подается как своего рода религия.

На самом же деле организациям, с моей точки зрения, стоит подумать о том, как добиться максимальной деловой отдачи (как в краткосрочной, так и в длительной перспективе) благодаря разумному сочетанию бумажных и безбумажных технологий. Такой подход способен дать им существенное конкурентное преимущество перед фанатиками-бумагофобами.

Источник: сайт ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/Paper-Wars-2013