Кейт Камминг: Снова об электронной почте, часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/i_26.html )

Отчет Уполномоченного по информации и защите персональных данных штата Онтарио о проведенном специальном расследовании

Далее, был опубликован увлекательный канадский отчет, подчеркивающий значительные риски для подотчетности, которая может реализоваться в случае ненадлежащего управления содержащимися в электронной почте документами.

В апреле 2013 года Уполномоченный по информации и защите персональных данных штата Онтарио получил жалобу, в которой утверждалось, что руководитель аппарата бывшего министра энергетики регулярно, в конце каждого рабочего дня, удалял все свои электронные письма. Этот руководитель был причастен к отмене проекта создания газовых заводов в Онтарио, и в жалобе говорилось о том, что неуместно для руководителя аппарата регулярно удалять все свои электронные письма подобным образом.

Превосходный детальный отчет Уполномоченного содержит интересный анализ и множество соответствующих рекомендаций, но важнейшие моменты, о которых здесь следует сказать, касаются электронной почты.

На протяжении всего отчета ключевым моментом является общее отсутствие понимания важности электронной почты как документов.

Также очевидно непонимание того, что управление документами является одним из основных деловых процессов. Когда руководителя аппарата Макленнана (MacLennan) спросили, архивировал ли он какие-то из своих электронных писем, он ответил: «Я ничего не знаю об архивации. Я не знаю, что это значит».

Уполномоченный отмечает центральную роль электронной почты при принятии деловых решений:

«Электронная почта сегодня является неотъемлемой частью ведения деловой деятельности, и она в значительно степени заменила телефонные звонки, меморандумы и бумажные письма.

Хотя для большинства это может быть и очевидным, однако большой частью проблемы данного расследования является то, что, по утверждению Макленнана, он не понимал, что электронная почта является одной из форм переписки, которой следует управлять точно так же, как и любыми другими документами. Ответственность высшего руководства за управление документами остается одной и той же, независимо от того, в какой форме они представлены - в бумажной или электронной. Просто трудно поверить, что Макленнан не понимал этого.

Как и в случае бумажных документов, требования к сохранению электронной почты зависят от содержания электронных писем. Поэтому нужно ответственно подходить к принятию решений о сохранении или удалении какого-либо конкретного электронного письма. Управление содержащимися в электронной почте документами должно быть интегрировано с прочей практикой информационного менеджмента в отношении документов, находящихся в распоряжении или под контролем государственных органов».

В конце своего отчета Уполномоченный Энн Кавукян (Ann Cavoukian) приходит к следующему выводу:

«Рассмотрев все доказательства, я пришла к выводу о том, что не соблюдались требования Перечня документов офиса премьер-министра с указанием сроков хранения (Premier’s Office Records Retention Schedule) и положения Закона об архивах и делопроизводстве (Archives and Recordkeeping Act 2006, ARA).

Само существование политики «удалить все сообщения электронной почты» доказывает, что не предпринималось никаких усилий по установлению того, являются ли электронные письма деловыми документами, подпадающими под действие политики в отношении сроков хранения, или же имеют преходящую ценность. Очевидно, что не было создано никаких систем, обеспечивающих  исполнение требований Перечня и Закона об архивах и делопроизводстве».

Ключевые деловые документы, содержащие важнейшую информацию, основополагающие решения и критически-важные для обеспечения подотчетности, не сохранялись потому, что они содержались в электронной почте, и их можно было  регулярно удалять. При этом отсутствовал какой-либо контролируемый подход к управлению электронной почтой.

Отчет Уполномоченного является полезным напоминанием о той важнейшей информации, которая содержится в отдельных учетных записях электронной почты, и о рисках, с которыми наши организации могут столкнуться, если не сумеют управлять электронной почтой хорошо и последовательно.

Без сомнения, в ближайшие недели мы ещё не раз напишем о вопросах управления электронной почтой, но помните: мы очень хотели бы услышать Ваше мнение о тех идеях, о которых мы рассказываем, а также о стратегиях, используемых в Вашей организации.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/email-again-capstone-approaches-and-the-risks-of-email-deletion/