вторник, 17 августа 2010 г.

Чем занимается электронный архивист?

Данная статья, написанная Линдой Шмитц-Фюриг (Lynda Schmitz Fuhrig), была опубликована на блоге «The Bigger Picture»  10 августа 2010 года

Вы все еще работаете с трёхдюймовыми дискетками? А с 5-дюймовыми флоппи-дисками и Zip-дисками?

Я - да.

Как архивист по электронным документам архива Смитсоновского института (Smithsonian Institution), большую часть своего времени я трачу на работу с цифровой информацией, чтобы обеспечить её доступность через 5, 25 и даже через 100 лет. Изначально электронные материалы поступают в архив разными способами (на CD, DVD, дискетах, путем передачи файлов по сети, и т.д.) и бывают различного вида (графические изображения, текст, аудиозаписи, видеозаписи, веб-сайты и т.д.). Я отвечаю за перенос этих электронных документов, - которые могут включать корреспонденцию, электронные таблицы, чертежи и прочее, и часть которых никогда не существовала в бумажном виде, -  на наши защищенные сервера, и за обеспечение их долговременной сохранности для последующего использования исследователями и персоналом.

5,25-дюймовая Wang-дискета из коллекции архива Смитсоновского института. Мы пока что не смогли просмотреть такие дискеты из-за отсутствия необходимого оборудования, но мы активно разыскиваем «железо», способное их читать.

В данный момент я работаю над коллекцией, включающей 49 3-дюймовых дискет и 5 флоппи-дисков Wang. Дискеты содержат файлы, созданные в конце 1990х годов: договора, контрольные листы, и важные документы о проведенных выставках.

Используя кое-какое из имеющегося у нас старого оборудования, я смогла открыть и просмотреть файлы на этих дискетах, провести антивирусное сканирование и скопировать файлы в нашу систему. Дополнительная обработка, которую необходимо будет провести,  включает преобразование, когда это возможно, содержания этих файлов в стандартные форматы, подходящие для долговременного хранения (как правило, это широко используемые некоммерческие или открытые форматы).

Перебирая файлы на этих дискетах, я использую разнообразных инструменты для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, помогающие мне определить, является ли файл фотографией или же текстом в формате какого-то специфического редактора.

Впоследствии, по мере необходимости, эти электронные документы опять пройдут процесс миграции на еще более новые форматы, чтобы важная архивная информация в будущем оставалась доступной. Все действия, которые я выполняю в ходе этого процесса, должны быть документально оформлены, чтобы обеспечить аутентичность и целостность документов.

Кроме того, всегда также сохраняются и исходные файлы с дискет и других носителей информации. Регулярно делаются резервные копии как исходных, так и преобразованных электронных файлов; а также, для безопасности, изготавливаются их дополнительные копии.

Впрочем, иногда, даже если нам и удается успешно скопировать файлы на наш сервер, мы не всегда можем получить к ним доступ, - либо отсутствует необходимое программное обеспечение, либо файлы оказались поврежденными.

Флоппи-диски всех цветов радуги... Сейчас уже сложно найти современные компьютеры, в которых есть привода, способные их читать

Фирма Sony недавно объявила о прекращении в следующем году продаж 3-дюймовых дискет в Японии. И хотя сейчас мало кто по-прежнему сохраняет свои файлы на дискеты, архив Смитсоновского института будет, по крайней мере, ещё 5 лет получать их, по мере того, как различные сотрудники института проводят чистку своих офисов и сдают свои дела в архив. Эти фонды будут включать бумажные документы, а также дискеты, CD, Zip-диски, и т.д., содержащие другие дела.

Нам в архиве Смитсоновского института ежедневно приходится решать проблемы, связанные с управлением электронными документами, в том числе:
  • Моральное устаревание программного обеспечения и форматов: например, чтобы сегодня прочитать файл, созданный текстовым редактором WordStar в 1991 году, нам приходится использовать специальный конвертор. Даже файлы WordPerfect, созданные всего лишь 12 лет назад, будет выглядеть немного иначе, если их открыть в последней версии WordPerfect.

  • Устаревание носителей информации: Например, хотя у нас есть работающий дисковод для 5-дюймовых дискет, некоторые дискеты не читаются вследствие того, как они были записаны и/или хранились. Эта проблема затрагивает все носители информации, от 3-дюймовых дискет до  DVD-дисков и USB-приводов.

  • Моральное устаревание оборудования: Сегодня дисковод для 3-дюймовых дискет приходится специально заказывать, потому что большинство поставляемых ПК уже не оснащаются этим оборудованием. Предполагается, что CD/DVD-диски проживут десятилетия, но как долго будет под рукой оборудование, используемое для их воспроизведения?
Вот почему ключевое значение имеет наша работа, включающая обработку электронных документов прямо сейчас, не дожидаясь, пока через много лет поступит запрос от исследователя, - когда уже извлечение материалов с оригинальных дисков может оказаться сложным, а то и невозможным. 

Линда Шмитц-Фюриг (Lynda Schmitz Fuhrig), электронный архивист

Источник: блог "The Bigger Picture"
http://blog.photography.si.edu/2010/08/10/electronic-records-archivist/

25 комментариев:

  1. Электронный архивист делиться опытом, от которого «волосы приподнимаются». Судя по описанию, в архиве Смитсоновского института напрочь отсутствует какая-либо работа с источниками комплектования.

    Скорее всего, специалисты данного архива не проводят абсолютно никаких мероприятий методического свойства с целью упреждения ужаса времен Луначарского: «Архив Смитсоновского института будет, по крайней мере, ещё 5 лет получать (файлы на дискетах), по мере того, как различные сотрудники института проводят чистку своих офисов и сдают свои дела в архив. Эти фонды будут включать бумажные документы, а также дискеты, CD, Zip-диски, и т.д., содержащие другие дела». Как видим – ситуация революционная :))

    Вопрос российского архивиста: а почему это наш коллега не использует на практике рекомендации Electronic records: A workbook for archivists. ISA Study 16. April, 2005? Почему не пропагандирует их в источниках комплектования? Вот и результат, она вынуждена разбирать хлам или «файлы, созданные в конце 1990х годов: договоры, контрольные листы, и важные документы о проведенных выставках», для последующего долговременного хранения.

    В России перечисленные «важные документы» в архивы не принимаются. Тем более истек 20-летний срок – никакого научно-исторического и практического значения информация о проведенных выставках (за исключением самих экспонатов) не имеет.

    Было бы любопытно запросить электронного архивиста статистику обращений исследователей к подобного рода информации…

    Кроме того, коллега пишет о соблюдении регламента документального оформления своих действий. Значит, существуют учетные формы. Это сколько же трудозатрат уходит на «труд»? Кому из исследователей он нужен?..

    ОтветитьУдалить
  2. Судя по описанию, в архиве Смитсоновского института напрочь отсутствует какая-либо работа с источниками комплектования...

    Вообще-то автор пишет, что электронные древности поступают из подразделений самого института :) так что источники комплектования здесь ни при чём (их-то, скорее всего, давно уже "построили")

    В России перечисленные «важные документы» в архивы не принимаются...

    Вопрос один - мы так поступаем, потому что сильно умные, или наоборот? Уверяю Вас, американцы не склонны хранить (тем более - постоянно), что-либо, что не имет для них вполне ощутимой ценности.

    К примеру, российские архивы принимают на постоянное хранение намного меньше документов государственных органов, чем американские. Для этого есть объективные причины, но не думаю, что это повод для гордости - американцы IMHO лучше сохраняют национальное историко-культурное наследие и лучше обеспечивают прозрачность деятельности своего государства.

    Значит, существуют учетные формы

    Совершенно не обязательно. Бумажные формы в Америке - вымирающий вид, и документирование осуществляется в таких учреждениях преимуществено электронным образом.

    Кому из исследователей он нужен?

    Это США - все эти вопросы наверняка не просто продуманы, но и оценены в долларах и центах. Видимо, спрос на такие материалы есть.

    ОтветитьУдалить
  3. Если речь идет о типа ведомственном архиве, то для него (архива) структурные подразделения - и есть источники комплектования :)

    Реально отсталая и запущенная форма комплектования архива: по сусекам собрали и скинули "архивисту", она же - приемщик старья, т.е. "старьевщица" :) Но ведь ей нравиться разгребать то! Вон и опытом делиться :))

    ОтветитьУдалить
  4. :) Мало того, что "старьевщица", она еще и "растратчица". Наверное ежегодно бюджет составляет для поиска и закупки музейного раритетного "железа" и ПО. :)) Это сколько же денег то уходит на макулатуру? Не похоже на американский просчет затрат и их окупаемость. Не экономно... :))

    ОтветитьУдалить
  5. ...по сусекам собрали и скинули "архивисту", она же - приемщик старья, т.е. "старьевщица"

    В течение года может быть принято решение Правительства о создании федерального электронного архива. И вот когда федеральные ведомства понесут туда всё, что у них завалялось, - Линда будет отмщена! :))

    ОтветитьУдалить
  6. Хи-хи, :)) пусть сначала это самое Правительство "форму" (во как!) электронного документа утвердит. Об этой "форме" (причем, утвержденной) в каждом абзаце нового 227-ФЗ от 27 июля 2010-08
    http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=103104
    А Линда чего? Она ж электронная, как и правительство, и наверное скоро - президент...

    ОтветитьУдалить
  7. Наталья Александровна, пожалуйста, спросите у электронной Линды статистику обращений исследователей (не сотрудников структурных подразделений, впрочем и их то же)! Мол, в России отсталые и жарой с гарью прибитые архивисты любопытствуют оборотом "мусорной свалки" ... :)))

    ОтветитьУдалить
  8. Хи-хи, :)) пусть сначала это самое Правительство "форму" (во как!) электронного документа утвердит

    И по какому поводу "хи-хи"? Действует ФЗ об ЭЦП, который одну такую "форму" устанавливает, а через пару месяцев, скореев всего, будет принят новый Закон об электронной подписи. Суды электронные документы уж несколько лет как принимают, и не обязательно подписанные ЭЦП.

    Архивисты России, если бы были подальновиднее, давно бы сами Правительству предложили правильные методики работы с электронными документами, вместо того, чтобы дожидаться - а потом и расхлёбывать - то, что придумают другие.

    Об этой "форме" (причем, утвержденной) в каждом абзаце нового 227-ФЗ от 27 июля 2010-08

    В данном законе речь идет не обо всех электронных документах, а лишь о некоторых из тех, которые требуются для оказания государственных услуг в электронном виде. Для них предусмотрена разработка государственными органами специальных форм. Ничего нового и революционного в этом нет, кроме масштабов.

    ОтветитьУдалить
  9. Персональные IMHO насчет законодательства -"вещь", конечно, занятная и реально масштабная:)) Пришлось прикинуться (как всегда, Иванушкой-дурачком) и попросить ответить электронную Линду на ряд вопросов :)) Перевод in English изрядно плох :))

    ОтветитьУдалить
  10. Персональные IMHO насчет законодательства -"вещь", конечно, занятная и реально масштабная

    На то они и IMHO :) (Вы, надеюсь, в курсе, что IMHO означает?)

    ОтветитьУдалить
  11. Значение акронима IMHO см. «народную» http://ru.wikipedia.org/wiki/IMHO :)) Возник в среде любителей фантастики :))

    ОтветитьУдалить
  12. Вопросы электронной Линде не прошли модерацию. Не беда, в принципе на них ответил профессор Эрик Кетелаар (http://rusrim.blogspot.com/2010/05/8-eca-2010-vii.html): «Нам не меняться нужно, - подчеркнул он, - а, скорее, вернуться к основам своей профессии». Какая основа профессии электронной Линды? Помните, в старых фильмах ходили по домам люди и кричали: «Лужу, паяю, ЭВМ починяю» :))

    ОтветитьУдалить
  13. ...по сусекам собрали и скинули "архивисту", она же - приемщик старья, т.е. "старьевщица"...

    Эта фраза (и последующие "хи-хи") подтверждают, что ни один из пишуших в этой теме Анонимов не является профессиональным архивистом.

    Архивист никогда бы так не сказал, во-первых, из уважения к коллеге, а во-вторых, потому, что те же обидные слова вполне могут быть адресованы любому "бумажному" архивисту с дипломом РГГУ.

    ОтветитьУдалить
  14. Ни один из пишущих в этой теме Анонимов не является профессиональным архивистом...

    Зато как пишут! Впрочем не пишут, а искренне стараются обсуждать, аргументировать в рамках комментов (иначе слишком длинно). Знаете старинный девиз МХАТ? Ты мне петельку, я тебе крючечек. Многие читатели Вашего блога реально ищут темы с комментариями, настолько они актуальны и "вживую". Такого нет ни на одном форуме. Вон на форуме Росархива - такая тягомотина )): Кстати, а что такое профессиональный архивист в 21 веке? Заторканный, замученый как Полпот в Кампучии? Или активный, деятельный, а главное успешный предприниматель?..

    ОтветитьУдалить
  15. Ой, смотрите-ка, на том же блоге «The Bigger Picture» опыт электронной Линды покрывает прелюбопытная статья Jennifer Wright “How Much is Enough?”http://blog.photography.si.edu/2010/08/17/how-much-is-enough/#comments Как интересно получается! Если Линда «в одиночестве бродит по офисам с мешком, куда служащие сбрасывают что ни попади», а потом все это сортирует, то Дженнифер ссылается на очень инт. труд Mark A. Greene (University of Wyoming) and Dennis Meissner (Minnesota Historical Society) « More Product, Less Process: Pragmatically Revamping Traditional Processing Approaches to Deal with Late 20th-Century Collections» http://ahc.uwyo.edu/documents/faculty/greene/papers/Greene-Meissner.pdf

    ОтветитьУдалить
  16. ...Дженнифер ссылается на очень инт. труд Mark A. Greene...

    Так что же Вас заинтересовало в её статье? :)

    ОтветитьУдалить
  17. Дженнифер кратко проиллюстрировала практику системного подхода к систематизации и т.д. документов коллекций. Причем, сослалась на любопытный труд (выполненный на высоком уровне), анализирующий прагматику традиционных способов НТО коллекций конца 20 века (более 60 лл.) Т.е. «переломный» момент для бумажных документов, с частичным их дублированием на машиночитаемый способ. В России нечто подобное в свое время разрабатывал известный архивист В.В. Цаплин (светлая ему память!) Но об этих отечественных разработках помнят реально профессиональные архивисты :))

    ОтветитьУдалить
  18. Дженнифер кратко проиллюстрировала практику системного подхода к систематизации и т.д. документов коллекций... В России нечто подобное в свое время разрабатывал известный архивист В.В. Цаплин

    Тогда, наверное, Вы дали не ту ссылку :)

    По указанной выше ссылке рассказывается о том, что архивы, не успевающие проводить полноценную архивную обработку принимаемых на хранение коллекций "как в XX-м веке", переходят на работу по принципу "минимальной достаточности" - в отечественной практике примером применения этого принципа может служить формирование дел без составления внутренних описей.

    Делается это для того, чтобы быстро ввести неразобранные коллекции в оборот - провести минимальную подготовительную обработку и сделать минимальные описи, дающие возможность исследователям хоть как-то искать нужные им документы (хотя бы с точностью до архивного короба).

    ОтветитьУдалить
  19. Так что же Вас заинтересовало в её статье? :)

    Помимо сообщения Дженнифер (Вы дали ее аннотацию)работа Mark A. Greene (University of Wyoming) and Dennis Meissner (Minnesota Historical Society) «More Product, Less Process: Pragmatically Revamping Traditional Processing Approaches to Deal with Late 20th-Century Collections» :))

    ОтветитьУдалить
  20. Помимо сообщения Дженнифер (Вы дали ее аннотацию)работа Mark A. Greene...

    Вы же не читали эту работу - ну, если честно? В ней обосновывается правомерность того подхода к обработке коллекций, который на практике использует Дженнифер.

    В конце говорится, что используя такой "ускоренный" метод, один специалист архива может в год обрабатывать 130 погонных метров документов в год, а то и больше - это где-то 1,3 больших архивных короба в день (или 20 стандартных дел).

    ОтветитьУдалить
  21. Читать – не бегло просматривать 60 лл. :)) Читать – в том числе понимать тематическую направленность (регулирующую среду) блога, а данный блог архивным не назовешь (скорее, медийной направленности). То, что электронная Линда поделилась своим опытом именно на этом блоге заставляет вспомнить русскую присказку «не суй в рот что попало» :))

    «Брожение» Линды «с мешком» по источникам комплектования, куда служащие сбрасывают что ни попади (дискеты, бумаги, папки, фантики, оставшиеся после выставок), сохранившееся с конца 20 века, при том, что имеется опыт (прагматика) в систематизации коллекций документов, убеждает в бесперспективности «мусорной свалки». В.В. Цаплин, в свое время, для экстренных случаев (ликвидация организации, ЧП), и предлагал предварительную НТО проводить по месту источников комплектования, дабы не нести «хлам» на государственную архивную полку. Но в случае электронной Линды нет ни ликвидации, ни ЧП, а присутствует то, что называется профнепригодностью :))

    ОтветитьУдалить
  22. Беру «слова» о «профнепригодности» обратно с превеликим удовольствием. Электронная Линда ответила, что ICA workbook является «a very good reference» для практической работы. Возможно, методы, о которых она поделилась в своем сообщении, связаны с текущим состоянием ведомственного архива, который иначе как «завалом» не назовешь.

    ОтветитьУдалить
  23. Возможно, методы, о которых она поделилась в своем сообщении, связаны с текущим состоянием ведомственного архива, который иначе как «завалом» не назовешь.

    Так оно и оказалось. Блог принадлежит к очень интересной группе специалистов (отсутствующей в российской практике, типа «Архивы в чрезвычайных условиях»), именующейся «Международным Ситуационном архивом» (Situationist International archives) http://links.nothingness.org/section/si/

    ОтветитьУдалить
  24. Гляньте-ка какая прелесть по истории железа! http://www.digibarn.com/about.html

    The DigiBarn Computer Museum seeks to capture personal stories and track technological evolution through a large collection of vintage computer systems, manuals, videos, interviews, and other fossil relics of the "Cambrian explosion" of personal computing that ignited in 1975. When we get visitors who "burst into tears" upon seeing certain systems which may have defined their lives and careers, our cameras roll to capture the inevitable stories. Thus the interconnected redwood rooms of the museum constitute a kind of "memory palace" for the nerd-inclined and help us piece together the amazing story of the invention of personal computing and Cyberspace. It is my fantasy to one day "get professional help" (ie: a foundation grant or other philanthropic support) and really have the resources to fully document the people and their inventions, and thereby capture the true essence of this time in history.

    А вот и по софту! http://www.bitsavers.org/

    ОтветитьУдалить
  25. Спасибо за ссылку, получила огромное удовольствие! И мои друзья - тоже.

    ОтветитьУдалить