США: Применение типовых перечней документов с указанием сроков хранения

В последнее время вопрос о практике установления сроков хранения документов у нас стал достаточно активно обсуждаться. Как и у нас, в США для этого активно используются перечни. Предлагаю коллегам познакомиться с единым для всех Типовых перечней (а их в США на сегодня 27 штук см.: http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/ ) введением, которое описывает порядок действий федеральных органов исполнительной власти США при необходимости проведения уничтожения документов.

Национальные Архивы США
Сообщение № 22,  апрель 2010 года

Введение в типовые перечни документов с указанием сроков хранения

Типовые перечни документов с указанием сроков хранения (General Records Schedules, GRS, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/ ) выпускаются Архивистом США с целью авторизовать уничтожение либо передачу на постоянное архивное хранение (disposition) документов, типичных для всех или нескольких  агентств федерального правительства. Они охватывают документы, относящиеся к гражданскому персоналу, финансовому учету, закупкам, переписке, печати и к другим типичным видам деятельности, - а также некоторые нетекстовые документы. Кроме того, в эти перечни включены документы, относящиеся к деятельности временных комиссий, советов  и комитетов. Такого рода документы составляют примерно одну треть от общего объема документов, создаваемых федеральными ведомствами.

В 1978 году использование типовых перечней было сделано обязательным по закону. Федеральные агентства должны в максимальной степени использовать предоставляемую перечнями авторизацию уничтожения и передачи документов. Поскольку перечни разработаны таким образом, чтобы охватывать документы, используемые в нескольких учреждениях, то многие из описаний документов являются достаточно общими. Специалисты по управлению документами федеральных агентств могут либо использовать статьи типовых перечней в качестве приложения к отпечатанному перечню агентства, либо приспосабливать эти статьи под специфические потребности агентства и включать их в ведомственный перечень агентства.

Типовые перечни охватывает только документы, общие для нескольких агентств. Для полномасштабного решения судьбы всех своих документов, каждое агентство должно самостоятельно установить сроки хранения и действия по их истечении для остальных документов.

Агентства должны проявлять особую осторожность при применении статей перечней GRS 1-16 и 18 к тематическим делам и к делам с перепиской, в которых может содержаться смесь административных и программных документов. Как правило, административные тематические  дела имеют короткие сроки хранения - менее 3 лет. Программные тематические дела могут быть необходимы агентству в течение 10 или более лет, и могут, кроме того, иметь архивную ценность.

За исключением случаев, когда объем административных документов незначителен, агентства должны хранить административные документы отдельно от программных документов в своих системах хранения документов. Если в системе хранения документов административные документы смешаны с программными, и проводить отделение одних от других экономически нецелесообразно, то всё дело должно сохраняться в течение срока,  установленного для программных документов. Аналогичным образом, если документы, описанные в типовых перечнях, входят в состав тематических дел (subject file) или досье (case file), документирующих иные виды деятельности, чем те, что покрываются типовыми перечнями, то с ними следует поступать так же, как и с делами, составной частью которых они являются.

Дополнительную информацию об установлении сроков хранения документов, не охваченных типовыми перечнями, в том числе тех, которым потенциально может быть установлен постоянный срок хранения, см. «Справочник по уничтожению и передаче на архивное хранение федеральных документов» (Disposition of Federal Records Handbook). Кроме того, Национальные Архивы (NARA) подготовили ряд методических руководств, содержащих рекомендации по установлению сроков хранения для нетекстовых документов, не подпадающих под типовые перечни. Справочник и отдельные руководства по электронным документам, аудиовизуальным документам, и картографическим и архитектурным документам можно приобрести в Национальных Архивах, по адресу  National Archives and Records Administration (NWCP), Room G-9, Washington, DC 20408.

Статьи типовых перечней относятся только к официальным экземплярам документов (record copies). В некоторых случаях несколько экземпляров документа или дела могут рассматриваться в качестве официальных экземпляров, если различные подразделения используют их для выполнения различных функций. В случае, если затруднительно определить, содержат ли дела документы или же материалы, не имеющие статус документа, специалисты по управлению документами должны относиться к ним как к документам. Чтобы определить документный либо недокументный статус конкретных дел, специалисты по управлению документами могут получить консультации в Национальных Архивах, в отделе по управлению жизненным циклом документов (NARA Life Cycle Management Division, NWML).

Содержащиеся в типовых перечнях указания по дальнейшей судьбе документов по истечении установленных сроков хранения следует исполнять, не запрашивая дополнительного разрешения от Национальных Архивов, - за исключением того, что большинство документов, созданных до 1 января 1921 года, должны быть сначала предложены Национальным Архивам для проведения экспертизы ценности. Если Национальные Архивы не пожелают принять такие документы на архивное хранение,  они могут быть немедленно уничтожены. Типовые перечни GRS 3, 11, 16 и 21 содержат и другие ограничивающие даты.

Агентства, которые переводят охватываемые типовыми перечнями документы на микроформы, должны применять установленные этими перечнями сроки хранения и действия по их истечении к экземплярам на микроформах, и уничтожать бумажные экземпляры после проверки качества микропленки, - за исключением тех случаев, когда, из юридических соображений, требуется более длительное сохранение бумажных документов (см. Свод федеральных нормативных документов, 36 CFR 1238.32(b)). Для реализации указанных положений получать какие-либо дополнительные разрешения от Национальных Архивов не требуется.

Если ведомство желает установить иной срок хранения для какой-либо серии документов, включенной в типовой перечень, то специалист агентства по управлению документами должен подать в Национальные Архивы стандартную форму SF-115 с обоснованием изменений.

В комплект типовых перечней входит индекс часто используемых стандартных и дополнительных форм. В него включены только формы, наиболее часто используемые различными агентствами федерального правительства.

Вопросы применимости какой-либо статьи типовых перечней к документам агентства, а также связанные с различиями в интерпретации статей специалистом по управлению документами и другим персоналом агентства, которые не могут быть разрешены в рамках самого агентства, - могут быть направлены на рассмотрение:

• Из офисов в Вашингтоне, округ Колумбия -  директору отдела управления жизненным циклом документов (NWML),
  
  
• Из офисов вне Вашингтона – в региональные центры Национальных Архивов по оказанию документационных услуг.

Некоторые серии документов, охватываемых типовыми перечнями, могут быть отправлены на внеофисное хранение в Вашингтонский национальный центр хранения документации (Washington National Records Center) либо в центры хранения документации при региональных центрах Национальных Архивов по оказанию документационных услуг. Документы должны передаваться агентством на такое хранение только в том случае, если стоимость передачи не превышает расходы на сохранение документов в агентстве. У документов, передаваемые на внеофисное хранение в центры хранения документации NARA, до истечения сроков хранения должен оставаться, как минимум, 1 год.

Исключения из этой политики возможны в особых обстоятельствах, когда нехватка места или оборудования для хранения документов диктует передачу документов на внеофисное хранение. Такие решения принимаются на индивидуальной основе директором соответствующего филиала Национальных Архивов. Процедуры передачи документов на хранение в центры хранения документации при филиалах Национальных Архивов можно найти в нормативных документах Национальных Архивов (см. Свод федеральных нормативных документов, 36 CFR 1233.10).

Мой комментарий: Хочу обратить внимание коллег на то, что основной упор в применении Перечней в США, в отличие от России, делается именно на их использование при уничтожении документов с истекшими сроками хранения, а не для отбора документов на архивное хранение.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/intro.html