Поднимая стандарты делопроизводства - часть 2

Данная статья Барбары Рид была опубликована на сайте “IDM Image and Data Manager” 10 августа 2010 года, см. http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping  . В переводе опущен справочный материал – таблицы и списки стандартов и другой литературы.

(Продолжение)

Что все это значит?

Стандартов так много! Но если вы посмотрите на них, то увидите, что все они опираются и ссылаются друг на друга. Они вовсе не конфликтуют. Ясно, что это делается сознательно, поскольку создавать противоречивые стандарты не имеет смысла. Кроме того, имеется масса методических материалов и рекомендаций, среди которых немало отличных документов. Стандарты не являются обязательными и применяются на добровольной основе, и они представляют собой международный или национальный консенсус относительно наилучшей профессиональной практики. Многие наши австралийские разработки оказали большое влияние на международном уровне. Официальные стандарты  поддерживаются Техническими отчётами, которые скорее служат общими рекомендациями по хорошей практике. Они охватывают области, которые в большей степени подвержены изменениям по мере изменения со временем технологий и практики их использования.

В частности, обратите внимание на Технический отчет по оцифровке (основанный на публикации Архивов Новой Зеландии), а также на Технический отчет по анализу рабочих процессов (созданный на основе австралийского стандарта). Это по-настоящему полезные документы. Ценными ресурсами являются два справочника (Handbook), изданных Стандартами Австралии – один по соответствию положениям стандарта ISO 15489; и второй, вышедший совсем недавно – справочник по классификации документов (Records Classification Handbook). Мы также видим, что в настоящее время выполняется много проектов, которые вот-вот дадут результаты. Целый ряд документов должен быть опубликованы либо в этом году, либо в начале следующего.

Итак, у нас есть флагманский стандарт отрасли - ISO 15489 [в российском варианте, ГОСТ Р ИСО 15489 – Н.Х.], и высокоуровневые стандарты по делопроизводческим метаданным серии ISO 23081 [на русский язык переведен первый из двух опубликованных стандартов - ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» - Н.Х.]. Эту же тематику затрагивают и другие стандарты, разработанные, однако, не нашим профессиональным сообществом. К ним относятся такие стандарты, как «Дублинское ядро» (Dublin Core) для поиска ресурсов (ISO 15386) и OAIS для проектирования электронных хранилищ (ISO 14721).

Стратегический пересмотр подходов к делопроизводству в настоящее время предлагается в рамках стандартов системой менеджмента документов (Management System for Records – стандарты ISO 30300 и ISO 30301). В настоящее время идёт голосование по этим стандартам,  которые вызвали определенные споры. Движущей идеей этой инициативы является желание поднять делопроизводство «из подвала, переведя его на уровень управленческой деятельности» как критически-важный элемент инфраструктуры в масштабе всей организации.

В качестве «системы менеджмента», эти стандарты делопроизводства начинают приравнивать к системам менеджмента качества, окружающей среды и информационной безопасности. Такая стратегическая переориентация имеет для нас большое значение. В то же время идёт и процесс согласования различных систем менеджмента, и значительная часть текста должна быть стандартизована. В недрах самой Международной организации по стандартизации существует орган по стандартизации систем менеджмента!

Как отмечалось выше, отдельные юрисдикции также выпускают собственные стандарты. Они имеют отношение к деятельности учреждений государственного сектора, подпадающих под соответствующую юрисдикцию, и многие из них являются обязательными для этой юрисдикции, - но их слишком много, чтобы перечислить здесь.

В общем, можно сказать, что все они ссылаются на австралийские или международные стандарты, и отражают учитывающую особенности конкретной юрисдикции точку зрения на определенные виды практики. По большому счету, публикуемые рекомендации совместимы друг с другом, и, конечно, ссылаются на другие разработки. Коммерческие организации, однако, не обязаны исполнять требования этих стандартов. С другой стороны, эти стандарты предлагают богатый выбор источников информации о современной наилучшей практике. Для того, чтобы сориентироваться в этом изобилии стандартов, и во всех их сложностях, могут потребоваться услуги стороннего специалиста, однако найденные и примененные на практике материалы могут оказаться чрезвычайно ценными.

(Окончание следует)

Источник: сайт “IDM Image and Data Manager”
http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping