Франция: Опубликована новая редакция стандарта услуг по надёжной оцифровке бумажных документов NF Z 42-026, часть 1

Как сообщил веб-сайт французского национального органа по стандартизации AFNOR, 29 марта 2023 года была опубликована новая редакция стандарта NF Z 42-026:2023 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations), см. https://www.boutique.afnor.org/fr-fr/norme/nf-z42026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-docu/fa203212/343604 .

Стандарт подготовлен техническим комитетом AFNOR CN 171 «Вопросы архивации и управления жизненным циклом документа» (Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document).

О предыдущей редакции стандарта и о работе над новой редакцией я уже рассказывала в постах на блоге, см. соответственно https://rusrim.blogspot.com/2016/12/nf-z-42-026.html и
https://rusrim.blogspot.com/2021/08/nf-z42-026.html .

Следует также отметить, что во Франции с 2018 года проводится сертификация услуг надёжной оцифровки документов на бумажном носителе на получение знака качества таких услуг - марки NF 544, опирающаяся на данный стандарт (см. также подборку постов на блоге https://rusrim.blogspot.com/search?q=%22NF+544%22 ).

Как отмечается во введении, настоящий документ устанавливает требования, позволяющие создавать надёжные верные копии документов в бумажной форме путем их оцифровки. Кроме того, выполнение требований и рекомендаций этого стандарта может являться предварительным условием получения возможности уничтожить бумажные оригиналы оцифрованных документов, с условием, что обеспечивается долговечность верных электронных копий.

Цели стандарта следующие:

• Установить требования и дать рекомендации по процессам и процедурам, используемым в ходе оцифровки;
  
  
• Определение сведений, которые должны быть связаны с электронной копией (в частности, сведения, предназначенных для её идентификации; дата создания, контекст оцифровки и т.п.);
  
  
• Указать контрольные операции в процессе оцифровки, выполняемые для того, чтобы иметь возможность продемонстрировать, что электронная копия была создана в условиях, необходимых для обеспечения её верности и надёжности , т. е. возможности воспроизведения документа, идентичного оригиналу по форме и содержанию;
  
  
• Определить дифференцированные уровни услуг по оцифровке;
  
  
• Установить требования к качеству процесса оцифровки, включая тестирование документов, аналогичных проходящим оцифровку, и проведение проверок с помощью качественного и количественного контроля;
  
  
• Обосновать возможное уничтожение бумажных оригиналов, при условии соблюдения законодательно-нормативных требований.

Содержание стандарта следующее (согласно тексту проекта, проходившего публичное обсуждение в конце 2022 года):

Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Оценка качества поставщика услуг оцифровки (оператора)
5. Описание системы оцифровки
6. Соглашение об оцифровке
7. Оценка качества и параметры производственного инструмента для поточной оцифровки материалов заказчика
8. Процесс оцифровки
9. Целостность, отслеживаемость и перемещаемость свидетельств/доказательств
Приложение A (информационное)
A.1 Физиологические особенности человеческого глаза
A.2 Настройка сканеров (профили оцифровки)
A.3 Определение понятия надёжности электронной копии
Приложение B (информационное): Связанные с законодательством особенности оцифровки государственных документов

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/04/nf-z-42-026-2.html )

Источник: сайт AFNOR
https://norminfo.afnor.org/norme/nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-sur-support-papier-et-controle-de-ces/196907
https://www.boutique.afnor.org/fr-fr/norme/nf-z42026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-docu/fa203212/343604