У нас в законодательстве сказано, что любая информация, созданная, полученная или использованная государственными служащими, является документами и должна сохраняться.
Сотрудники это положение не соблюдают, и их за это не увольняют. В итоге они не обеспечивают управление эффективностью и производительностью
Думаете, высшее руководство учреждений и организаций об этом не знает? Конечно, знает. Поэтому стоит подумать над вопросом, почему они ничего не делают в связи с этим? Они ведь нарушают закон (или же знают, что закон нарушается) - верно?
Все просто: они занимаются арифметикой. Если нужно будет потратить 20 миллионов долларов на то, чтобы заставить всех сотрудников исполнять требования законодательства, - руководители сопоставляют этот результат с той отдачей, которую, по их мнению, могут и будут давать эти средства, если их направить на иные цели. По большому счёту, в этом и заключается их работа.
Какую часть того, что «работой» считаем мы, выполняют представители высшего руководства? Это, в общем-то, не их работа. Их работа в основном заключается в распределении капитала и управлении рисками
Они выделяют капитал на те вещи, которые способствуют достижению целей учреждения или организации, и управляют наиболее значительными рисками для достижения этих целей.
Когда мы представляем им деятельность по управлению документами как средство обеспечить исполнение законодательно-нормативных требований, как это вписывается в данные два ключевых для высшего руководства направления деятельности?
Наибольшее финансирование получают те вещи, которые способствуют достижению первоочередных целей учреждения или организации. Какие возможности есть у службы управления документами для того, чтобы помочь организации в достижения её целей?
Что изменится от того, будете ли Вы позиционировать управление документами как источник деловой отдачи, или же как инструмент обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований?
Затем идёт менеджмент риска. В очереди на получение финансирования менеджмент риска стоит следующим. Какие риски являются действительно большими для организации?
Относится ли к ним исполнение законодательно-нормативных требований в отношении документов? Каковы шансы того, что с утра пораньше будет неожиданный визит регулятора по вопросам управления документами в государственных органах, который отнимет время у генерального директора или министра, отвлекая их от решения реально приоритетных стратегических задач?
Или же какой-либо контролирующий орган, скорее, поинтересуется тем, как обстоят дела с выполнением новых задач, которые решает организация? Тем, что может не хватить финансирования?
Как Вы считаете, что является более важным?
Если бы Вам самому нужно было средства преимущественно на то, что могло бы дать наибольшую отдачу учреждению, или же нужно было управлять наиболее существенными для учреждения рисками, - оказалось бы в их числе управление документами?
Это та арифметика, которой занимаются высшие руководители – и управление документами в неё не попадает.
Наверное, сами Вы считаете управление документами важным. Так в чём разница в том, как Вы и представители высшего руководства относитесь к управлению документами?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-records-maths-that-chief-executives
Возможно, дело в том, что формулировки типа "любая информация, которая создается, получается и используется, является документами, должна сохраняться" абсурдна в своем абсолютизме. Не нужно создавать правила, которые заведомо невыполнимы. И, действительно, далеко не вся информация становится документом, она может лечь в в основу документа.
ОтветитьУдалитьЧто касается управления документами и приоритетов, то я не могу согласиться до конца с Карлом, поскольку он наделяет рациональным началом руководство, что является очень большой редкостью.
Скорее, дело, прежде всего, в конкретном контексте - личных отношениях руководителя организации с руководителем служб делопроизводства и архива, демонстративности этих служб, готовности себя рекламировать. В крупных организациях во всем мире состав укомплектовывается не по меритократическому принципу, а по принципу непотизма. А честный профессионализм, если и ценится, то в последнюю очередь.
Если смотреть на структуру многих организаций, то мы увидим первых директоров и простых директоров, первых заместителей и десятых, управление управлений управлений, отделы с и ни о чем не говорящими и пустыми названиями, которые ничем полезным не занимаются. Поэтому возможность бы услышанным в таких организациях минимальна, надо уметь и хотеть кричать в борьбе за ресурсы.
В маленьких организациях все то же самое, только другие масштабы. Но опять же, самое главное, - близость и отношения с руководством. Легче быть услышанным, но в ответ на изложение ситуации мы услышим: денег нет, работаем.
К тому же, по факту, что мы вкладываем в понятие "управление документами" в России, если говорить о практической составляющей? Что мы можем предложить?
Есть оторванные от реальности нормы,
и правила, когда все должны управлению делами/общему отделу/канцелярии/архиву и практика, в которой канцелярия и архив должны всем. В итоге работа сводится к архивному коллекторству, тупой регистрации документов ради регистрации, неэффективному и примитивному описанию документов и дел, обязательному переплету (иначе что-то произойдёт), формальной экспертизе ценности, отсутствию системности, нормальной коммуникации не то чтобы с другими подразделениями, но и между оперативниками и архивистами, пафосными речами о величии и непреходящей ценности документов (без документов/архивов нет государства/истории, да-да).
Не стоит забывать и о низком владении важным инструментарием типа word и Excel. Поэтому, конечно, когда в очередной раз в борьбе за долю в финансовом пироге на очередной год будут в очередной раз заливать про переплёт и помещения, а отдел абракадабры предложит УНИКАЛЬНУЮ ДО СЕЛЕ НЕВИДАННУЮ КОНЦЕПЦИЮ И СИСТЕМУ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ПРИГОТОВЛЕНИЯ ДОШИРАКА, КОТОРАЯ В 1000% УВЕЛИЧИТ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ВСЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ, не нужно удивляться предпочтениям руководства, поскольку, сколь бы важным ни были наши инициативы, они скучны, дороги, непонятны и некрасивы. А надо красивенько! Красиво = профессионально.
Поскольку законодательно риски от утраты большей части документов невелики, то остается только биться за пирог. Вопрос в том, кто готов этим заниматься, и остаётся ли место профессионализму.