Вопрос 1: В настоящее время в нашей страховой компании ведется работа по «собиранию долгов» оригиналов договоров страхования (экземпляров нашей компании) - собираем список всех договоров, которые были направлены клиентам для подписания в 2-х экземплярах, но ничего назад не вернулось. В этом списке есть много «старых» договоров, т.е. тех, по которым уже произошла оплата, а также тех, по которым вообще уже истек срок действия (оплата и учет этих договоров в системе 1С могли быть произведены через сканы — договоры могли быть подписаны через факсимильные, «неживые» подписи и печати).
То, что оригиналы эти договоров не вернулись - не проблема с точки зрения текущей деятельности страховой компании: оплата произведена, учёт в системе произведен, сканы (пусть и с «неживыми» подписями) есть. А вот относительно правил архивного хранения - это проблема, т.к. в архиве нет того, что должно бы быть. Но когда начинаешь требовать с брокеров возврат таких оригиналов, на тебя смотрят, мягко сказать, с непониманием :) Зачем нужны оригиналы, если все давно оплачено, сканы есть … Итак, вопрос: насколько обязателен возврат таких оригиналов в страховую компанию?
Ответ: Если в Ваших договорах установлено, что договора оформляются и заключаются только на бумажных носителях, то Вы фактически нарушаете установленный Вами же порядок и, соответственно, несете определённые риски в том случае, если кто-то попытается такой договор оспорить и признать его недействительным и незаключённым.
С моей точки зрения, у Вас в компании сложилась и используется весьма своеобразная система документооборота договорных документов: с одной стороны, Вы изначально начинаете оформлять договора на бумажных носителях, - но как только начинается реальный документооборот, и Вы и Ваши клиенты предпочитают это делать в электронном виде :) Фактически можно сказать, что для Вас такой подход уже является обычаем делового оборота. Возможно стоит подумать о том, чтобы закрепить эту практику работы с документами в тексте договоров и перейти на смешанный документооборот.
Что касается архивного хранения, то первым делом стоит поговорить с Вашими юристами, специалистами, брокерами, и понять, какие документы, в каком виде/формате и в течение каких сроков Вашей компании необходимо хранить:
- Исходя из интересов деловой деятельности,
- Для защиты в случае судебных споров,
- Во исполнение законодательно-нормативных требований.
Далее, нужно разбираться с системой хранения документов по договорам, поскольку именно те документы, на основе которых Ваша бухгалтерия принимала решения, в т.ч. сканы с подписями, и являются, с моей точки зрения, юридически значимыми документами (как минимум для Вашей внутренней работы и внутренних «разборов полётов»). А это значит, что Вам нужно продумать, как организовать их хранение в электронном виде.
Важно узнать мнение Ваших юристов о том, достаточно ли сохранить сканы подписанных договоров, или требуется какие-то дополнительные действия. Их требования желательно оформить организационно-распорядительным документом, чтобы у Вас были правовые основания действовать тем или иным способом.
У меня большие сомнения, что Вам удастся «выбить» из контрагентов Ваши экземпляры договоров на бумажных носителях. В лучшем случае, это будет непросто :)
В настоящее время у Вас на руках находятся договора:
- С истекшим сроком действия, сроки хранения которых, однако, ещё не истекли. По этим договорам можно попытаться сформировать полный комплект документов из тех материалов, что находятся на хранении в Вашей организации;
- С истекшим сроком действия и истекшим сроком хранения. По этим договорам можно произвести экспертизу ценности, и провести уничтожение документов с оформлением соответствующих актов.
Хранение всех остальных действующих и вновь заключаемых договоров следует впредь осуществлять строго в соответствии с установленными Вашей организацией правилами.
Вопрос 2: В некоторых возвращенных от клиента оригиналах договоров (наших экземплярах) встречаются ошибки – например, клиент не ставит подпись и/или печать в некоторых отведенных местах. Среди ошибок, которые не препятствуют ни учету этих договоров в 1С, ни отправке на архивное хранение - ошибки в заявлении на страхование (оно всегда является приложением к договорам), которое подписывается всегда только клиентом. И здесь похожая проблема с той, что была описана выше: нам возвращаются наши экземпляры от клиента, и в них нет подписи и/или печати клиента на заявлении, а мы включаем такие договоры в «долги» (в архив же должны попадать корректно подписанные экземпляры). И здесь на тебя смотрят с ещё большим непониманием, когда требуешь прислать корректно заполненное заявление от клиента, особенно когда договор давно оплачен, да ещё и подписан в тех местах, где подписание двустороннее (сам договор, иные приложения к нему).
Вопрос: насколько принципиально наличие корректно подписанного заявления на страхование, и вообще – может быть, есть смысл вообще исключить его из списка приложений договора (т.е. подписывать договоры без заявления клиента)?
Ответ: Насколько я понимаю, заявление на страхование – «это письменное страховое предложение, содержащее информацию, относящуюся к страховщику и определяющую условия страховой защиты. Оно является неотъемлемой частью договора страхования, подписанного сторонами. Заявление обычно подается страхователем вместе с комплектом документов в страховую компанию» (см.: https://strahovkaved.ru/strahovoe-delo/strahovye-dokumenty ). Так что это не нам решать, нужен этот документ или нет. Если согласно законодательно-нормативным требованиям он должен быть оформлен, то в случае возникновения спора с клиентом его отсутствие может создать дополнительные проблемы при защите позиции организации в суде.
Главный принцип архивной работы в коммерческой организации – сохранение документов, использованных или созданных в ходе реальной деловой деятельности - даже если в этих документах имеются ошибки, и даже если они окажутся сфальсифицированными. Архив обязан принять их на хранение и обеспечить сохранность в течение установленных сроков. В отсутствие этих документов организация, в случае споров или расследований, может оказаться вообще без аргументов. Если у Вас возникают какие-либо сомнения в этом плане, обязательно советуйтесь с юристами и/или с высшим руководством, и никогда не решайте такие вопросы самостоятельно (чтобы не оказаться крайними).
Вопрос 3: Одним из приложений договоров страхования всегда являются Правила страхования, разработанные в нашей компании. В основном, это достаточно объемные документы. Есть ли возможность также исключить их из списка приложений, а в качестве альтернативы предложить, например, ссылку на эти Правила на сайт нашей страховой компании (или могут быть еще какие-либо альтернативы)?
Просто ссылка на размещенный на сайте документ в данном случае не подойдет, поскольку, согласно закону «Об организации страхового дела в Российской Федерации», Вы не просто должны предоставить клиенту доступ к тексту данного документа, а под роспись ознакомить его с ним. И это, прежде всего, защита интересов самих страховщиков (кроме того, если давать ссылку на сайт, то в случае спора может возникнуть и проблема с определением нужной версии Правил).
Это сразу же ставит вопрос о том, каким видом электронной подписи нужно подписывать страхователю этот документ. Законодательство об этом говорит следующее:
Закон РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»
Статья 6.1. Особенности обмена информацией в электронной форме между страхователем (застрахованным лицом, выгодоприобретателем) и страховщиком
До заключения договора страхования в соответствии с настоящим пунктом оператор финансовой платформы обязан обеспечить возможность ознакомления страхователя с правилами страхования, в том числе посредством ссылки на документы, размещенные на официальном сайте страховщика, и получения от страхователя подтверждения об ознакомлении с правилами страхования, подписанного страхователем в соответствии с правилами финансовой платформы собственноручной подписью или электронной подписью, в том числе простой электронной подписью, ключ которой получен страхователем при личной явке в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации. При использовании страхователем электронной подписи в соответствии с настоящим пунктом оператор финансовой платформы обеспечивает выполнение требований к обеспечению защиты информации, устанавливаемых Банком России в соответствии со статьей 76.4-1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".
Комментариев нет:
Отправить комментарий