Ответ на вопрос коллеги: Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел

Вопрос: Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год.

После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (ещё не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны.

Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснение, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 недостаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения?

Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел – в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Ответ: Номенклатура дел – инструмент управления документами, выполняющий функции справочника по документальному фонду организации и внутреннего нормативного документа, устанавливающего сроки хранения. Те же функции могут выполнять другие инструменты, поэтому далеко не все организации имеют номенклатуры дел. Главное то, что не делопроизводство ведётся ради номенклатуры, а номенклатура обслуживает реальное делопроизводство и должна подстраиваться под него (именно поэтому многие организации, особенно те, у которых динамично меняется внутренняя структура или обязанности подразделений, ведут её совсем не так, как это регламентирует Росархив).

В разумной организации документы формируются в дела в первую очередь исходя из соображений удобства ведения деловой деятельности и исполнения законодательно-нормативных требований, и во вторую – исходя из удобства выполнения процессов управления документами и архивного дела (таких, как отслеживание сроков хранения, проведение уничтожения или передачи на архивное хранение) -  а не для того, чтобы сделать приятное службе делопроизводства или продемонстрировать свою лояльность Росархиву или ещё кому-то.

Реальное формирование дела начинается лишь с появления первого документа, который должен быть в него помещён :) Создавать пустые дела никому не нужно. Пустое дело в архиве не только ничем организации не поможет, но и вызовет повышенные подозрения у проверяющих. Если же появляются документы, не вписывающиеся в существующую номенклатуру, они должны формироваться в какие-то иные дела, которые должны быть затем внесены в номенклатуру. Структурные подразделения не всегда это понимают и, соответственно, они могут неверно истолковать требования вроде «обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год до 31.01.2023».

Поскольку номенклатура дел представляет собой при утверждении примерный перечень дел, которые планируется завести в делопроизводстве, бывают случае, когда дело из-за отсутствия документов по тем или иным причина не будет сформировано. Более того, в течении календарного года могут быть возникнуть совершенно новые, ранее не существующие в организации дела. Номенклатура дел – это живой организм, который на протяжении года может эволюционировать; и к концу года часть дел может прекратить формироваться, а ряд новых дел будет включён в номенклатуру.

С моей точки зрения, не будет никакого нарушения, если дела в структурных подразделениях начнут формироваться по мере появления соответствующих документов. Если Вы в этом сомневаетесь, то напрямую спросите своих первых лиц - нужны им дела-пустышки или нет, - и сделайте так, как они скажут (и тогда желательно, чтобы было издано соответствующее письменное распоряжение или разъяснение).

В то же время следует подумать о том, что Вы ответите представителю контролирующего органа, аудитору, следователю и т.п., если тот поинтересуется, почему зарегистрированные в номенклатуре дела реально не существуют. В судебной практике довольно часто стороны пытаются аргументировать, что если применимый перечень или номенклатура дел упоминает дела с документами определённого вида, то «они должны быть». Возможно, стоит в конце года задокументировать факт несоздания определённых дел.