Конечно, могут существовать требования к контенту или к объектам, не охватываемым данным определением, но это не те законы, правила или стандарты, за консультирование по которые TSLAC несёт ответственность.
В ходе наших курсов обучения нам нравится разбирать определение понятия «документ местного органа власти», которое содержится в разделе 201.003(8) Кодекса местного самоуправления (Local Government Code), см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind#Sec201_003 .
Мой комментарий: Ниже приведен полный перевод данного определения:
8. «Документ местного органа власти» означает любой документ, бумагу, письмо, книгу, карту, фотографию, звуковую или видеозапись, микроплёнку, магнитную ленту, электронный носитель или иной носитель для записи информации, вне зависимости от физической формы или характеристик, и вне зависимости от того, открыт или ограничен публичный доступ к нему в соответствии с законодательством штата, - созданные или полученные местным органом власти или любым из его должностных лиц или сотрудников в соответствии с законодательством, включая постановления (ordinance), или в рамках осуществления этим органом муниципальной деятельности (transaction of public business). Термин не охватывает:
- дополнительные идентичные экземпляры документов, созданные должностными лицами или сотрудниками органов местной власти исключительно для удобства пользования или изучения;
- заметки, журналы, дневники и подобные документы, созданные руководителями или сотрудниками органов местной власти в личных целях;
- незаполненные формы; запасы публикаций;
- библиотечные и музейные материалы, приобретённые исключительно в справочных целях и для демонстрации;
- предоставленные представителям общественности экземпляры документов на носителях любого вида, на получение которых они имеют право в соответствии с главой 552 Кодекса государственного управления (Government Code) или иным законом штата; а также любые документы, корреспонденция, заметки, меморандумы или материалы, помимо окончательного письменного соглашения, описанного в разделе 2009.054(c) Кодекса государственного управления, связанные с вопросом, разрешаемым в соответствии с альтернативной процедурой разрешения споров, в рамках которой персонал департамента или учреждения штата, местного органа власти, специального района или иной административно-территориальной единицы штата участвовал в качестве стороны, содействовал в роли беспристрастной третьей стороны или в качестве администратора системы разрешения споров или организации.
Документ местного органа власти, таким образом:
- Создан или получен органом местной власти,
- Документирует ведение муниципальной деятельности (transaction of public business),
- Вне зависимости от того, открыт или ограничен публичный доступ к нему,
- Может существовать на носителе любого вида.
Чтобы помочь лучше понять данный термин, я предпочитаю использовать первые два пункта приведенного выше перечисления в качестве шагов, позволяющих сузить рамка того, что заслуживает статуса «документ местного органа власти», а последние два пункта я использую в качестве напоминания о том, что всё, что подпадает под определение, действительно охватывается этим определением. Визуально это будет выглядеть так:
ШАГИ:
- Шаг 1: Был ли данный материал создан или получен органом местной власти?
- Если «нет», он не подпадает под определение «документа местного органа власти».
- Если «да», перейдите к шагу 2.
- Шаг 2: Документирует ли этот материал ведение муниципальной деятельности?|
- Если «нет», он не подпадает под определение «документа местного органа власти».
- Если «да», то это документ местного органа власти!
НАПОМИНАНИЕ:
- «Документ местного органа власти» может быть открытым/закрытым или конфиденциальным/неконфиденциальным.
- «Документ местного органа власти»» может существовать в любом формате (бумага, микроплёнка, электронный формат - социальные сети, текстовые сообщения, и т. д.).
Чтобы освоить шаг 1, мы рекомендуем познакомиться со следующими нашими статьями:
- Как долго мне хранить электронную почту? ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/faq-redux-how-long-do-i-keep-email/ ) – данная статья содержит блок-схему из трех шагов, которую можно применить к любому формату, и которая позволит Вам определить, является ли Ваше подразделение является ответственным хранителем документа местного органа власти.
- Кто именно является ответственным хранителем этого документа? ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2019/07/faq-who-is-the-custodian-of-this-record/ ) – статья рассказывает о том, что происходит в случае, если Вы определите, что несколько лиц или структурных подразделений являются ответственными хранителями документа местного органа власти.
Глядя на эти шаги, я обращаю особое внимание на втором шаге, поскольку возникает вопрос, что именно означает «документирование ведения муниципальной деятельности» (document the transaction of public business)? В частности, мне интересно, как термин transaction (как глагол, обычно переводится «ведение деятельности»; как существительное, это «транзакция» или «операция» – Н.Х.) используется в контексте управлении документами.
В управлении документами термин «ведение деятельности» (transaction) означает взаимодействие (interaction) или обмен информацией (exchange) в ходе муниципальной деятельности.
Говоря подробнее об этих, более знакомых терминах, отмечу: «взаимодействие» означает, что Вы взаимодействуете с кем-то, например, ведёте беседу, а «обмен» означает, что вы делитесь, предоставляете или получаете информацию о деятельности, функциях, обязанностях и т.д. местного органа власти.
Например, если бы TSLAC считался органом местной власти, то данный пост на блоге считался бы документом местного органа власти, поскольку мы делимся информацией, касающейся наших обязанностей, как государственного учреждения штата Техас, по консультированию местных органов власти и органов исполнительной власти штата. Если бы Вы прокомментировали этот пост, отметив, например, «TSLAC - замечательный, и я хочу запросить проведение курсов обучения», а мы ответили бы: «У нас есть курсы обучение, которые пройдут в следующие дни…» - то мы бы уже взаимодействовали с Вами по вопросам, связанным с выполнением наших обязанностей, как государственного учреждения штата Техас, по проведению обучения для местных органов власти и органов исполнительной власти штата Техас.
Чтобы помочь Вам ещё глубже разобраться с данным понятием, и чтобы как следствие Ваша организация хранила только те документы, за которые Вы несёте ответственность, познакомьтесь с нашим раздаточным материалом, включающие упражнения, объясняющие смысл понятия «transaction», см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/wp-content/uploads/2023/03/Transitory-Exercise.pdf
После того, как Вы разберётесь с тем, как термин «transaction» используется в контексте управлении документами, Вы сможете определить, требуется ли Вам хранить конкретный документ. На вопрос о том, в течение каких сроков следует хранить документы, Вам может ответить руководитель службы управления документами Вашей организации или ваш региональный аналитик в TSLAC!
Ребекка Ханна (Rebecca Hanna)
Мой комментарий: Пусть данный пост написан немножечко коряво, он мне доставил огромное удовольствие. Я дождалась! Наконец-то нашёлся специалист (и, что особенно здорово, носитель языка), который насчёт «транзакций» всё правильно объяснил – в отличие от многих зарубежных и отечественных коллег, интерпретирующих документы как информацию о деловых транзакциях (между двумя и более сторонами!).
Определение в стандарте ISO 15489-1:2016 (корректное)
3.14. Record(s) - information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business
Мой перевод:
3.14. Документы (records) - информация, созданная или полученная организацией или физическим лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и актива, - во исполнение правовых обязательств и/или в ходе ведения деловой деятельности.
Перевод согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (неточный перевод с английского)
3.14. Документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.
при этом понятие «транзакция» определено следующим образом:
3.18. Транзакция (transaction): Наименьшая единица (!) рабочего процесса обмена информацией и/или другими ресурсами между двумя или более (!) участниками или системами.
Иными словами, созданный в одностороннем порядке документ – вроде как и не документ вовсе…
Определение в стандарте ISO 30300:2020, который считается основным терминологическим стандартом ИСО в сфере управления документами (корректное):
3.2.10. Record - information created or received and maintained as evidence and as an asset by an organization, in pursuit of legal obligations or in the course of conducting business
Мой перевод:
3.2.10. Документ (record) – информация, созданная либо полученная, и впоследствии сохраняемая организацией в качестве доказательства и актива, - во исполнение правовых обязательств и/или в ходе ведения деловой деятельности.
Определение в стандарте ISO 30300:2011
3.1.7. Record(s) - information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business
Перевод согласно ГОСТ Р ИСО 30300-2015 / ISO 30300:2011 (неточный перевод с английского):
3.1.7. Документ(ы) (record(s)) - документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения (?!) правовых обязательств или определенной (?!) деятельности.
Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/03/transaction-in-records-management/
Комментариев нет:
Отправить комментарий