Если бы Вам нужно было просто выбрать одно из следующих утверждений – то что бы Вы выбрали?
- «…Чтобы у нас имелись документы»
- «…Чтобы у нас имелись высококачественные документы»
Хочу надеяться, что я нахожусь среди единомышленников, и Вашим выбором стал бы второй вариант.
Вот аналогия из реальной жизни, иллюстрирующая постановку данного вопроса: Если у вас есть ведро с водой, насколько качество ведра влияет на качество налитой в него воды? Иными словами, если бы у Вас был выбор - черпать питьевую воду из канализационной ямы или из девственного чистого ручья посреди нетронутой арктической природы, - была бы для Вас разница от того, сколько стоило бы Ваше ведро, один доллар или 50?
Очевидно, что каким бы замечательным ни было качество Вашего ведра, Вы никогда не станете пить воду из канализационной ямы.
Точно так же, если бы Вы запасали питьевую воду, какое значение имело бы то, что Вы ну хорошо описали эту воду, если её источником была бы вышеупомянутая канализационная яма? Никакое. Благодаря описанию, Вы бы знали, что такая вода непригодна для питья – что, конечно, хорошо, но Вам пришлось бы задать себе несколько серьезных вопросов насчёт того, зачем Вы накапливаете непригодную для питья канализационную воду.
В чем смысл данного примера? Всё просто: мы запасаем дерьмо в высококачественных ведрах, как будто верим в то, что качество вёдер может повлиять на качество того дерьма, что мы храним.
Затем мы обосновываем необходимость использования высококачественных «вёдер» тем, что они обеспечивают нам определенный стандарт метаданных. В этом действительно есть некоторые преимущества - через 20 лет у нас будет очень хорошо описанное дерьмо. Мы сможем подробно рассказать людям, насколько скверными являются документы 20-летней давности.
Это происходит по той причине, что мы в своей деятельности исходим из некоего предположения. Предположение у нас простое: мы специалисты по управлению документами, и молчаливо подразумевается, что наша задача – управлять теми материалами, которые создают другие сотрудники. Также предполагается, что эти материалы заслуживают того, чтобы ими управлять.
Под этим предположением скрывается другое: о том, что ведущие документацию сотрудники знают, как это делать хорошо; что они знают, как вести документацию высокого качества, которая будет удовлетворять их соответствующие потребности.
Простой факт заключается в том, что это предположение является плохим. Сотрудники обычно не знают, что такое хорошее ведение документации – по их мнению, это нечто такое, чем занимаются бухгалтеры. А затем они тратят всё своё время, стремясь выяснить, на каком этапе делового процесса они оказались, и пытаясь вспомнить то, что происходило, с тем, чтобы понять, что им делать дальше.
Конечно, ведение документации – не главное занятие бухгалтеров; но можно утверждать, что они - одна из немногих профессиональных групп, представители которой делают это хорошо. Знание того, что и когда следует документировать – это настоящий профессиональный навык.
Интересно то, если Вы пойдете и прочитаете главу 7 международного стандарта ISO 15489 (российские специалисты могут посмотреть главу 7 в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.), то там нас просят использовать методы управления документами для управления деловыми рисками.
Это означает, что стандарт рекомендует нам обратить особое внимание на ведении документации. Однако кто занимается этим на самом деле? Я бы сказал, что это не специалисты по управлению документами – это люди, у которых в названии должности есть слово «риск», или проектировщики деловых информационных систем - бизнес-аналитики, аналитики данных, архитекторы.
Делая предположение о том, что создаваемые сотрудниками материалы заслуживают сохранения, мы сняли с себя ответственность за обучение людей тому, как выглядит хорошее ведение документации. Вот люди и производят всякий мусор.
А затем мы пытаемся убедить наши организации в том, что им необходимо профинансировать поразительно дорогие системы, и хотим заставить всю организацию изменить свои практики работы так, чтобы у нас были «совместимые» схемы метаданных - для того, чтобы действительно хорошо описать этот мусор, как будто это будет иметь хоть какое-то значение для осуществляемой организацией деятельности...
Тем временем приходят все эти другие профессиональные группы, которые знают, что, как бы это ни называлось, - лучше всего управлять рисками и добиваться деловой отдачи на этапе сохранения, когда документируются информация и знания.
И их мало волнует, в какой конкретно системе находятся эти информация и документы - лишь бы данная система последовательно и согласовано работала для всех, кому она нужна. В результате они забрали себе самую ценную часть документов.
Мы позволяем подобному происходить, - но у нас есть возможность вернуть всё обратно. Нам просто следует заботиться о качестве документов, которые создают сотрудники, и помогать им делать их лучше.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-the-limitations-of-metadata
Комментариев нет:
Отправить комментарий