В динамике систем существует инструмент под названием «моделирование запасов и потоков» (stock and flow modelling). Идея здесь проста: запас – это накопление чего-либо; а поток - это движение чего-либо, в запас или из запаса.
Осмысление связанных с документами проблем в терминах запасов и потоков полезно для понимания того, в чём заключаются наши проблемы, и для продумывания способов их решения.
Наша способность решать свои проблемы напрямую связана с имеющимися для этой цели ресурсами и инструментами.
Работа (и проблемы) создаются с определенными темпами - это «поток» работы. Имеющиеся у нас ресурсы позволяют нам выполнять эту работу - с определенной скоростью. Правильно подобранные технологии позволяют нам увеличить скорость, с которой мы можем выполнять работу.
Если темпы возникновения работы превышает ту скорость, с которой Вы можете её выполнять, - накапливается запас, который обычно уже не сокращается, и этот запас может создавать проблемы, которые со временем накапливаются.
Простой пример: у многих из нас есть файловые серверы, заполненные несекретным контентом. Этот контент накапливался (и, вероятно, продолжает накапливаться), потому что скорость, с которой мы можем его классифицировать и перемещать, ниже той скорости, с которой сотрудники помещают на серверы этот контент.
Накапливающийся на файловых серверах «запас» также говорит нам о том, что где-то еще у нас есть другая проблема - потому что, если у Вас есть специализированная документная система, а сотрудники предпочитают использовать файловый сервер, то у Вас точно есть проблема.
Эта проблема также является запасом - запасом людей, которые или не понимают, какие действия от них ожидаются, или не выполняют эти действия по какой-то иной причине. Решение проблемы всегда состоит в том, чтобы создать поток, идущий к месту, которое Вас удовлетворяет - это может быть поток прошедших надлежащую подготовку сотрудников, увеличивающий запас обученных людей.
Подобным образом полезно концептуализировать наши организации и работу, которую мы выполняем. Когда мы понимаем те проблемы, с которыми сталкиваемся, в терминах их запасов, то легко понять, что вся наша работа связана с потоками и с тем, как мы их создаём – с тем, какие варианты у нас есть с точки зрения технологий и ресурсов, и с возможными последствиями в случае, если мы допустим продолжающееся накопление запасов.
Вопросы, которые нужно задать, следующие:
- Какие запасы у Вас имеются?
- С какой скоростью эти запасы накапливаются?
- Какие ресурсы и технологии способны дать Вам возможность справиться с проблемами быстрее, чем они накапливаются?
- Для кого важны эти проблемы?
- Что убедило бы заинтересованные стороны профинансировать технологии и ресурсы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/rate-problems-tooling-and-resources?sd=pf
Комментариев нет:
Отправить комментарий