В управлении документами мы много говорим о контексте. Мы превозносим его. Мы отказываемся от использования систем, не соответствующих стандартам ИСО, и прилагаем все усилия для того, чтобы не иметь дело со структурированными данными.
В основном это означает, что мы управляем неполными «корзинами» документов, на чтение и понимание которых уходят часы.
Между тем, наши коллеги, работающие в деловых информационных системах, как правило, могут открыть дело (или что-то еще, что имеется в их предметной классификационной схеме), за секунды выяснить, на каком этапе процесса своей обработки находится это дело, и понять, что произошло.
Если бы мы были поумнее, то мы бы признали этот факт - и начали бы пытаться трансформировать наши процессы создания документов, перенося их в деловые системы - потому что именно эти системы делают то, ради чего документы нужны, и делают это лучше, чем специализированные системы управления документами.
Мы бы тогда осознали, что если бы мы стали владельцами этого процесса и этих систем, то у нас были бы документы более высокого качества, и из-за этого наши организации больше ценили бы нас.
Мы бы помнили, что являемся представителями дисциплины, относящейся к профессиональной управленческой деятельности.
Улучшение деловой деятельности за счет улучшения документов - вот для чего мы здесь.
Каким-то образом, несмотря на тысячи лет предшествующей практики, мы вдруг стали неспособны создавать документы и управлять ими в отсутствие систем, соответствующих стандартам, изобретенных лишь в течение последних 20 лет; и мы оставили улучшение качества документам представителям других профессий – которые у нас выигрывают.
Они выигрывают потому, что работают в интересах деловой деятельности (Государственное управление – это тоже деловая деятельность; если же Вы думаете, что это не так, то подумайте, скольким людям помогает Ваша организация; а затем подумайте, скольким она могла бы помочь, если бы услуг предоставлялись в два раза эффективнее или же если их стоимость была вдвое меньше – К.М.), их работа заключается в совершенствовании деловой деятельности, и если бы требующий соответствия стандарт такому совершенствованию не способствовал, то они бы его проигнорировали и занимались бы улучшением деловой деятельности без него.
Обычно это означает создание деловых систем, - потому что они производят более качественные документы и улучшают ведение деловой деятельности.
Как же, черт возьми, мы позволили кому-то другому завладеть этими критически-важными документными системами? Как нам их вернуть?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-records-needs-to-abandon-iso
Комментариев нет:
Отправить комментарий